7 formas de simplificar la gestión de proyectos en proyectos de trabajo en equipo

Para administrar una pila de proyectos sobrecargada con la menor cantidad de problemas, no puede hacer mucho mejor que Teamwork Projects, una de nuestras opciones de editores para soluciones de software de gestión de proyectos. Con una interfaz de usuario (IU) moderna e intuitiva y un conjunto de características que ofrece la funcionalidad más simple y fácil de usar, Teamwork Projects es una opción fácil para mantener los proyectos organizados y los equipos en la tarea.

Debido a que Teamwork Projects tiene una gran funcionalidad lista para usar, las empresas pueden no darse cuenta de que hay una gran cantidad de características e integraciones útiles debajo de la superficie para personalizar y simplificar aún más la experiencia de gestión de proyectos. Los siguientes siete consejos pueden ayudar a su equipo a concentrarse en completar proyectos y maximizar la productividad tanto en computadoras de escritorio como en dispositivos móviles.

1. Abraza las plantillas

Para ayudarlo a ahorrar tiempo en tareas repetidas y proyectos similares, Teamwork Projects le permite guardar cualquier proyecto como plantilla. Para copiar un proyecto y designarlo como plantilla, haga clic en el botón Opciones en la página de resumen de cualquier proyecto y seleccione "copiar / mover este proyecto". A partir de ahí, puede cambiar el nombre del proyecto como un tipo particular de plantilla o cambiar la fecha de inicio y actualizar elementos individuales para convertir ese marco de proyecto directamente en su próximo proyecto.

También puede guardar una lista de tareas como plantilla. Dentro de cualquier lista de tareas en Proyectos de trabajo en equipo, puede hacer clic en las opciones y seleccionar Plantillas para guardar esa lista de tareas como una plantilla (junto con cualquier nota sobre el caso de uso de la lista). Al crear la plantilla de lista de tareas, también puede designar si desea incluir tareas completadas y decidir si debe ser una plantilla pública o una plantilla privada únicamente para su empresa. Para agregar esa lista de tareas a un proyecto nuevo o existente, seleccione Nueva lista de tareas y haga clic en la pestaña Avanzado para ver las plantillas disponibles.

2. Etiquetar todo

Otra forma en que Teamwork Projects mantiene las cosas organizadas es dándole la opción de etiquetar cada aspecto de un proyecto. El trabajo en equipo introdujo recientemente una nueva característica llamada Etiquetas de tareas, a la que se accede mediante un icono de etiqueta en el extremo derecho de cualquier proyecto en una lista. Esto muestra una lista codificada por colores de las etiquetas disponibles, incluidas Aprobado, Denegado, Facturado, Para revisión o Pendiente. También puede agregar etiquetas de tareas personalizadas, etiquetar un proyecto con varias etiquetas o fusionar etiquetas. La función también incluye una configuración administrativa para designar si solo los administradores o todos los miembros del equipo pueden crear etiquetas.

Las tareas no son el único elemento del proyecto que Teamwork Projects le permite etiquetar. La plataforma también incluye opciones para etiquetar archivos, enlaces, mensajes, hitos, cuadernos o proyectos en sí. El etiquetado funciona de la misma manera: simplemente desplace el cursor sobre cualquier archivo, hito o proyecto determinado, seleccione el icono de etiqueta y elija una etiqueta existente o cree una nueva.

3. Silenciar el ruido

Para un proyecto particularmente ocupado, tal vez uno en el que varios equipos están interactuando y siempre hay una oleada de mensajes y nuevas actualizaciones, los usuarios pueden deshabilitar las notificaciones para ordenar sus bandejas de entrada. Para desactivar tipos específicos de notificaciones de proyectos, seleccione Editar mis detalles debajo de su perfil y, en Preferencias, desactive la configuración para recibir correos electrónicos de tareas completas, correos electrónicos de actualización de estado, correos electrónicos "agregados como seguidor", etc. También puede silenciar las notificaciones solo para usted en un proyecto en particular yendo a la pestaña Personas en el proyecto y seleccionando el icono de correo junto a su nombre. Cuando se vuelve rojo, ya no recibirá notificaciones para ese proyecto.

El trabajo en equipo también introdujo una nueva característica el año pasado llamada Filtro, que puede ayudar a ordenar un panel de proyectos, tareas o hitos además de las notificaciones. Al escribir una palabra clave en la barra de filtro en la parte superior derecha del tablero, el diseño se completará con solo resultados que contengan esa palabra clave. Los filtros también pueden buscar por etiquetas específicas, para ver proyectos en una etapa de flujo de trabajo en particular, o por usuario específico para rastrear la carga de trabajo y el progreso actual de un miembro del equipo. La barra de filtro también funciona para archivos, mensajes y cuadernos.

4. Tome los atajos

Teamwork Projects incluye una serie de métodos abreviados de teclado integrados para ahorrar tiempo en acciones comunes. Algunos de los más útiles son:

• Edita la tarea actual sobre la que pasa el mouse.
• Registra una marca de tiempo en la tarea actual que el mouse ha terminado.
• Inicia un temporizador en la tarea actual.
• Adjunta rápidamente archivos a la tarea que el mouse ha terminado.
• Crea rápidamente un recordatorio para la tarea.
• Cierra / cancela cualquier diálogo abierto.
• Abre el diagrama de Gantt en la pestaña de tareas del proyecto.
• Enfoca el cuadro de búsqueda para la entrada de búsqueda inmediata.
• Abre el menú "Agregar rápido" en la parte superior izquierda.
• Abre el menú "Cambiar proyecto".
• Hay muchos otros atajos en la base de conocimiento de Proyectos de trabajo en equipo.

5. Involucre a la mesa de ayuda

Teamwork Projects se integra con la solución de mesa de ayuda Teamwork Desk de la compañía, que le permite agregar tareas de escritorio a los proyectos. Para habilitar la integración desde Teamwork Desk, vaya a Configuración desde el panel principal. Elija Agregar tarea para seleccionar un proyecto y una lista de tareas directamente desde Proyectos de trabajo en equipo; entonces aparecerá marcado con un ícono de Teamwork Desk. Una vez habilitados, los usuarios de Teamwork pueden aprovechar las funciones de Desk, como la Bandeja de entrada inteligente, para convertir los problemas de los clientes en tickets, que luego se pueden transformar en proyectos y completar en Proyectos de trabajo en equipo.

6. Aproveche las aplicaciones móviles

Uno de los principales enfoques de desarrollo de Teamwork Projects en los últimos dos años ha sido sus aplicaciones de Android e iOS. El resultado es una experiencia de aplicación bastante buena que abarca proyectos de trabajo en equipo y algunas características de Teamwork Desk y Teamwork Chat. Las aplicaciones de Android e iOS son útiles para iniciar o registrar el progreso en los componentes principales de Teamwork Projects, y la compañía implementó recientemente un botón de adición rápida para la aplicación de iOS para agregar una tarea, evento, hito, escribir un mensaje, registrar el tiempo o cargar un archivo. También puede administrar los miembros del equipo y los estados de un proyecto, y comenzar un chat directamente en la aplicación con otro usuario. Al crear una tarea, siempre puede asignársela rápidamente deslizando el dedo hacia la derecha. Sin embargo, asegúrese de configurar las notificaciones, tanto dentro de la aplicación misma para proyectos específicos como en la configuración de su teléfono inteligente (para asegurarse de que solo reciba las notificaciones push que desea).

7. Gancho en extensiones e integraciones

El trabajo en equipo ha agregado un montón de integraciones y extensiones útiles para mejorar las capacidades de gestión de proyectos en dispositivos móviles y simplificar las cosas en equipos de escritorio. La aplicación Mobile Share Extension para Teamwork Projects para Android e iOS permite a los usuarios compartir imágenes, archivos PDF o cualquier otro tipo de archivo en una cuenta de Teamwork Projects con un simple deslizamiento y carga rápida. También hay una integración de iPhone llamada Today, que brinda a los usuarios la capacidad de administrar tareas o tiempo desde la pestaña Hoy en la pantalla de bloqueo del iPhone.

Use la extensión del navegador Google Chrome para agregar tareas, crear proyectos, registrar el tiempo y varias otras opciones directamente desde el navegador, sin requerir que el usuario tenga abiertos los Proyectos de trabajo en equipo. Agregue Proyectos de trabajo en equipo para Chrome desde Chrome Web Store para instalar la extensión y, después de iniciar sesión, la extensión abre un cuadro emergente para agregar un nuevo proyecto, tarea, etc. Al crear un nuevo elemento, el navegador le permite establecer qué usuarios, el tipo de notificaciones y la prioridad de establecer una tarea determinada. El trabajo en equipo también ofrece una larga lista de otras integraciones de terceros, incluidos Xero y Zendesk.