Video: ¿Cómo aumentar la productividad en la empresa con Office 365? (Noviembre 2024)
Office 365 es el producto comercial de más rápido crecimiento de Microsoft y ahora es la aplicación implementada número uno en la empresa. A principios de este año, Microsoft anunció que Office 365 ahora tiene casi 50 millones de usuarios comerciales activos por mes. Y, según el último informe de ganancias de Microsoft, Office 365 continúa siendo el producto de negocios y productividad más rentable de la compañía.
A medida que las empresas y las pequeñas y medianas empresas (SMB) migran a Office 365 y Office 2016, enfrentan desafíos con la migración a una nueva tecnología mientras se enfrentan a sistemas heredados y cambios culturales significativos para las empresas que han operado de la misma manera durante años. El hecho de que una empresa compre Office 365 no significa que sus empleados lo aprovechen para mejorar la colaboración y aumentar la productividad. Hacer que los empleados cambien a lo que están acostumbrados es un desafío, y también lo es invertir el tiempo y los recursos necesarios para garantizar que la adopción del usuario ocurra de manera rápida y sin problemas.
MessageOps, un servicio de intercambio de documentos de Office 365 y Microsoft Azure basado en la nube, proporciona servicios de capacitación, adopción y administración de cambios para ayudar a las empresas a realizar la transición a Office 365 en la nube de Azure. Chris Pyle, CEO de MessageOps, dijo a PCMag que Office 365 simplifica la transición pero, sin una estrategia clara para impulsar la adopción, las empresas no pueden liberar el valor comercial completo de la plataforma.
"Con Exchange y SharePoint, no tiene que saber cómo configurarlo, configurarlo, administrarlo, hacerlo redundante y hacerlo accesible", dijo Pyle. "Con Office 365, todo lo que necesita hacer es agregar sus datos y sus usuarios, ofreciéndole un entorno empresarial totalmente funcional y de alta disponibilidad. Se puede acceder a este entorno desde cualquier lugar de forma segura, con poca o ninguna experiencia en aplicaciones. Las pequeñas empresas pueden tener El mismo entorno que las compañías Fortune 500 sin tener que invertir en recursos técnicos altamente capacitados y muy caros. También tienen acceso a las herramientas robustas que Office 365 ofrece a todas las compañías grandes o pequeñas, y pueden estar en funcionamiento en cuestión de días."
Pyle presentó 7 recomendaciones y consejos para facilitar la adopción efectiva de Office 365 y cómo usarla para maximizar la productividad empresarial al completar proyectos.
1. Transformación de arriba hacia abajo
Para garantizar una transición sin problemas de Office 365, Pyle dijo que la aceptación del liderazgo es imprescindible. "Si los empleados no ven a los superiores promocionando y usando la plataforma, tampoco lo verán ellos", dijo Pyle. "Así como los líderes dan un buen ejemplo, también lo hacen los 'campeones' o 'usuarios avanzados' dentro de los equipos. Estos son los empleados que no están satisfechos con el status quo y están realmente entusiasmados con el potencial de Office 365".
2. Educación y formación.
El liderazgo ejecutivo de una empresa no puede esperar que los empleados aprovechen al máximo Office 365 sin brindarles la capacitación y educación adecuadas. Pyle recomendó que las empresas compilen una biblioteca de videos de videos de aprendizaje "merienda" de uno o dos minutos como una forma conveniente y efectiva de brindar capacitación continua. "La comunicación también es clave, además de hacer divertido el viaje de adopción", dijo Pyle.
3. Abrazo Office 2016
El lanzamiento de Office 2016 hace que la nube sea más accesible. Hay más integración en la nube, lo que significa opciones de conectividad ampliadas. "OneDrive y SharePoint en la nube le permiten guardar y compartir archivos en la nube de manera simple y fácil", dijo Pyle. "Vemos Office 2016 como otra vía para que las empresas maximicen el valor de su inversión en Office 365. Pueden usar los recursos que compraron con Office 365, que incluye Office 2016 para usuarios de E3. Al igual que con cualquier característica nueva o nueva versión, por supuesto, siempre habrá una curva de aprendizaje involucrada en encontrar dónde residen todas sus opciones y configuraciones ".
4. Tenga en cuenta la seguridad
Office 365 actualmente abarca más de una docena de aplicaciones, incluidas OneDrive, OneNote, Outlook, Sway y Yammer. Pero Pyle enfatizó la importancia de la seguridad de los datos al trabajar con estas aplicaciones. "Agregar y hacer que estas aplicaciones estén disponibles es sencillo; los usuarios pueden compartir internamente simplemente haciendo clic con el botón derecho en 'compartir con' e incluso llegar a la coautoría de archivos en Word, Excel y PowerPoint", dijo Pyle. "Office 365 se basa en Azure Active Directory para la seguridad, pero las organizaciones deben tener cuidado al planear mover los datos confidenciales fuera de su control directo. Microsoft también ha agregado la Prevención de pérdida de datos para SharePoint y Exchange para agregar un nivel adicional de seguridad. Pero, como Con cualquier cosa nueva, siempre debe tener una comprensión específica de la seguridad ".
5. MDM y productividad móvil
Pyle señaló las capacidades móviles de Office 365, en particular, su capacidad para ayudar a aumentar la productividad general. "Office 365 facilita a los usuarios el acceso a sus recursos en cualquier dispositivo, desde cualquier lugar, sin preocuparse por la conectividad y la seguridad", dijo Pyle. "Por ejemplo, los usuarios pueden acceder a las aplicaciones de Office en sus tabletas y teléfonos, y la administración de dispositivos móviles (MDM) ahora se incluye en Office 365 para todos los dispositivos móviles. Por último, el software como servicio (SaaS) transfiere la responsabilidad del consumidor al proveedor (en este caso, Microsoft) en el sentido de que, si no funciona como se requiere, simplemente apaga el servicio y deja de pagar ".
6. Colaboración interna
Pyle dijo que uno de los beneficios de productividad más avanzados de Office 365 es la capacidad de colaboración interna que OneDrive for Business (OD4B) y SharePoint (SP) ofrecen. "Un usuario puede cargar un archivo en la biblioteca de documentos, hacer clic en el documento, compartirlo con un usuario o grupo, así como trabajar en colaboración en el documento al mismo tiempo", dijo Pyle.
"Los archivos adjuntos son un desafío para todas las organizaciones, ya que los usuarios parecen usar el correo electrónico como su gabinete de archivos. SP y OD4B permiten el uso de 'enlaces' a archivos en lugar de archivos adjuntos, y tanto en OWA como en Exchange usando la herramienta MessageOps, puede hacer clic en "Adjunte", pero tenga la opción de cargar en OD4B y compartir enlaces, lo que agrega versiones y colaboración mediante el proceso con el que los usuarios están familiarizados. El uso de OD4B y SP permite a los usuarios trabajar de forma segura en cualquier dispositivo utilizando versiones basadas en navegador de Microsoft aplicaciones populares y tener la capacidad de revisar, editar y cargar los cambios la próxima vez que el usuario esté en línea ".
7. Skype for Business
Pyle dijo que Skype for Business ofrece una excelente funcionalidad de Office 365 para videoconferencias, reuniones en línea y mensajería instantánea como herramientas de productividad para empresas de cualquier tamaño. "Los usuarios pueden conectarse a través de Skype, hablar de un lado a otro a través de su PC o en un teléfono y realizar ediciones en un archivo de forma simultánea o en serie, con la capacidad de retroceder a las versiones anteriores según sea necesario", dijo.
