Video: Asana, Guia de Gestor de Proyectos - Elblogdelseo.com (Noviembre 2024)
Cuando se trata de herramientas de productividad y flujo de trabajo, Asana elimina otras plataformas de colaboración. Los flujos de trabajo son para lo que Asana fue creada, y su dominio de ellos le dio un guiño de Elección del Editor junto con lograr que PCMag lo use internamente como nuestra herramienta de flujo de trabajo de elección. Cada característica y elemento de diseño alimenta el objetivo final de integrar y organizar todos los aspectos de un proyecto o cada tarea en la placa de un usuario en una experiencia completamente transparente.
Me senté con nuestro maestro interno de Asana, cuya tutela reveló los trucos y técnicas ocultos para manejar la herramienta de gestión del flujo de trabajo con un poder casi ilimitado. Con gran renuencia, accedió a alejarse de su intrincada red de tareas de índice cruzado, subtareas y calendario de proyectos de gran alcance para compartir algunas pepitas de sabiduría de flujo de trabajo. El maestro de Asana decidió mantener su identidad oculta, pidiendo a los fines de este artículo que PCMag se refiriera a él simplemente como Sheev.
1. Abrace el poder de la indexación cruzada
La indexación cruzada es la diferencia entre usar Asana y dominar Asana. Sheev lo describió como la característica más valiosa de la plataforma: la capacidad de indexar tareas individuales en múltiples proyectos mientras usa esa tarea para mostrar información de manera diferente a cada usuario o equipo dependiendo de dónde se indexa. La indexación cruzada tampoco duplica una tarea, por lo que usarla significa una sola tarea indexada 10 veces en diferentes proyectos en lugar de 10 tareas idénticas en diferentes lugares. Para realizar un índice cruzado de una tarea, desplace el mouse sobre el nombre de la tarea y aparecerá un botón más. Haga clic y escriba el nombre del proyecto.
A nivel de administrador, los administradores administrativos pueden ver un proyecto de alto nivel que contiene una lista de tareas entrelazadas y subtareas que se realizan según su diseño de flujo de trabajo. Una vez que una tarea se ha llevado a cabo según lo previsto en un proyecto completado, pueden ver cómo podría estar haciendo esa misma tarea en diferentes equipos para tener una idea de la productividad (y decidir si esa tarea podría completarse o no más rápido si se reasigna a un miembro diferente del equipo o proyecto compartido).
También puede realizar un índice cruzado de subtareas: abra la subtarea, haga clic en el botón de desbordamiento en el lado superior izquierdo y seleccione Agregar al proyecto. La subtarea aparecerá en el proyecto o proyectos especificados, pero aún conservará su lugar dentro de su tarea principal. Asana le permite crear números y niveles infinitos de tareas y subtareas sin dejar de estar conectado al diseño general del flujo de trabajo. Como explicó Sheev, pensar en la indexación cruzada en términos de tareas primarias que se ramifican hacia afuera crea un diseño en el que la indexación cruzada de una tarea a diferentes proyectos y equipos le da a ese flujo de trabajo una vida propia dentro de su negocio.
2. Equipos y notificaciones
El siguiente dato de Sheev sobre la sabiduría de Asana se refiere a la organización del equipo. Explicó cómo los usuarios pueden aprovechar las conversaciones de equipo y configurar notificaciones para crear una cultura organizacional en torno a los flujos de trabajo. En la pestaña Conversaciones de equipo en el panel de Asana, Sheev dice que, mientras que el chat básico basado en @ funciona de manera similar a Slack (también una Elección del editor para la colaboración), Asana le permite enviar anuncios de todo el equipo que actúan como hilo- notificaciones basadas Las conversaciones no están asociadas a tareas, pero puede @mencionar usuarios o hacer referencia a tareas en ellas, que luego se muestran como hipervínculos. Los mensajes de Asana están limitados por el equipo y, por lo tanto, no son tan adecuados para la lluvia de ideas específica del proyecto como la funcionalidad del equipo que encontrará en una plataforma como Basecamp. Pero los permisos basados en equipos aseguran que las notificaciones con información sobre tareas específicas vayan solo a usuarios relevantes.
Las notificaciones del equipo se basan en quién sigue un hilo determinado, regulando la cantidad de información que ingresa. Para los administradores, también controlan cuánta visibilidad le da a otros miembros del equipo en diferentes tareas. Los mensajes de Asana se refieren únicamente a las conversaciones, mientras que las notificaciones se refieren a tareas y proyectos, pero ambos aparecen ahora en la nueva Bandeja de entrada de Asana. Los permisos de tareas y proyectos se pueden establecer como privados para usted, privados para un equipo específico o grupo de usuarios dentro de un equipo, o públicos para un equipo o un área de trabajo organizacional más grande.
3. Trate la búsqueda avanzada como marcadores
Al igual que con Slack, todos los datos de Asana archivados se pueden buscar. La barra de búsqueda de Asana muestra sugerencias útiles por defecto que incluyen búsquedas de tareas que ha asignado y tareas o conversaciones que ha creado o está siguiendo. Pero el verdadero poder se puede encontrar en sus campos de búsqueda avanzada. Un usuario de Asana puede limitar una búsqueda por palabras clave particulares, el miembro del equipo al que se asignó una tarea o conversación, a qué proyectos o secciones de la organización pertenece la tarea, o incluso quién podría estar siguiéndola. También puede buscar por fecha de vencimiento o si la tarea está completa o incompleta, o limitar la búsqueda a los archivos adjuntos si está buscando un archivo en particular. Hay una lista desplegable aún más larga de parámetros de búsqueda que incluye subtareas, etiquetas específicas o una búsqueda en múltiples proyectos.
Sheev explica las capacidades de búsqueda de Asana como una especie de búsqueda enlatada para gerentes. Cualquier búsqueda se puede guardar rápidamente y luego aparecerá en la navegación de la izquierda del administrador en las búsquedas (como un marcador de fácil acceso para acceder a la información de tareas, equipos, proyectos o archivos que saben que necesitarán una y otra vez). Sus resultados de búsqueda aparecerán en la ventana central. Haga clic en la estrella a la izquierda del título de la página y se guardará en su barra de búsqueda izquierda. En lugar de buscar sus sentimientos para recordar esos mismos parámetros exactos la próxima vez que necesiten esos datos exactos del proyecto, la información está en su tablero.
4. Proyectos no asignados = Herramientas de organización mental
Las tareas se pueden asignar en Asana, pero los proyectos no, aunque puede limitar quién ve los proyectos. Antes de compartirlo, nadie puede ver ese proyecto excepto usted. Junto con el uso de la vista de calendario de Asana para incluir fechas de vencimiento de tareas y proyectos, Sheev sugiere dejar las tareas sin asignar en un proyecto privado como una herramienta de organización mental. Puede escribir su lista de deseos de cada tarea futura en la que desee trabajar para el próximo año, por ejemplo, e indexar esas tareas una por una a los proyectos públicos a medida que surjan en tiempo real. Es una manera de mantener todas sus tareas organizadas y compartirlas con otros equipos y departamentos como desee, mientras realiza un seguimiento de todo en lo que está trabajando. De esta manera, puede controlar cuándo un usuario, su gerente, por ejemplo, se entera de una tarea particular que está haciendo en lugar de sobrecargar a esa persona con un diluvio de su próxima actividad.
5. Mantenga a mano un proyecto de "estación de conmutación"
Compartir entre equipos en Asana puede ser un desafío, por lo que Sheev recomienda usar un proyecto públicamente visible como una lista de tareas entre departamentos para mantener actualizado todo el espacio de trabajo en lo que los diferentes equipos están trabajando. Como las designaciones de Asana pueden ser un poco complicadas, esto significa un proyecto público dentro de un equipo del cual todos son miembros. A medida que avanzan los proyectos, los administradores pueden asignar diferentes tareas en la lista a varios departamentos o usuarios. De esta manera, todos saben de qué son responsables y qué equipos comparten la carga de trabajo en cualquier tarea.
6. Plantillas, copia de seguridad e incorporación
Una de las características más nuevas de Asana es la capacidad de clonar tareas entre equipos mediante la asignación de copias. Simplemente haciendo clic a la derecha de una tarea y eligiendo Asignar copia, los usuarios de Asana esencialmente pueden crear una plantilla a partir de esa tarea sin usar el comando duplicado. Después de asignar una copia a otros miembros del equipo, también se agrega automáticamente como seguidor de esa tarea, que es una forma natural de mantener a los gerentes informados. Haga clic en el campo Asignar y luego haga clic en el icono de persona en el cuadro a la derecha. Luego, ingrese varios nombres y la tarea se copiará y se asignará a varias personas.
Sin embargo, usar el comando duplicado en sí mismo es una buena manera de hacer una copia de seguridad de los datos del proyecto. Asana incluye un registro de cambios básico en la parte inferior de una tarea o proyecto, pero, para un flujo de trabajo que varios miembros o equipos están modificando, es una buena idea usar la función de clonación para crear una plantilla en un proyecto oculto en caso de que algo crítico se elimine o sobrescrito Cada página en Asana también tiene una URL personalizada, por lo que es fácil tomar esa plantilla bloqueada y compartirla si es necesario. Para duplicar manualmente una tarea, haga clic en el botón Desbordamiento en el extremo izquierdo de una tarea y luego haga clic en duplicar. Puede seleccionar los campos que desea duplicar en el proceso.
Las plantillas también son una buena herramienta para la incorporación. Crear una serie ordenada de plantillas puede ayudar a que un nuevo empleado se ponga al día sobre cómo usar la plataforma y lo que implica la carga de su proyecto al navegar exactamente a través del proceso de flujo de trabajo de su equipo. En combinación con la gira interactiva que Asana agregó en su último lanzamiento importante, una lista de tareas o proyectos clonados actúa como una serie de puntos clave para poner a los novatos al día.
7. Asignación múltiple
El mejor truco de Sheev para mantener los proyectos en movimiento si las tareas o los equipos se estancan es, una vez más, utilizar la indexación cruzada. Esto permite a los gerentes dividir un proyecto en varias partes, incluidas las subtareas, y mover las cosas para mantener un proyecto en marcha, lo que permite que varios equipos trabajen en paralelo sin estar atados a un progreso lineal.
Asana no es amable con alguien que intenta asignar una tarea a múltiples usuarios, basándose en el pensamiento de que disminuye la responsabilidad al extender la responsabilidad. Sin embargo, Sheev tiene un truco para evitar esto. Al mirar un proyecto que desea asignar a más de un usuario, puede autoasignar tareas y luego duplicarlas con tareas adicionales o subtareas asignadas a diferentes miembros del equipo. Es una técnica que Asana podría considerar poco natural, pero puede ayudar a que un proyecto estancado se mueva nuevamente al asignar mano de obra de manera más eficiente.
