Video: Contactos de Google (antes contactos en Gmail) (Noviembre 2024)
"¿Dónde está la libreta de direcciones?"
Esa es una de las preguntas más comunes que parecen hacer los nuevos usuarios de Gmail. Si mucha gente ni siquiera puede encontrar sus Contactos de Gmail / Google, es mejor que crea que el sistema no es sorprendentemente intuitivo o fácil de administrar. (A lo largo de este artículo, uso contactos de Google y contactos de Gmail indistintamente, ya que de hecho son lo mismo).
Incluso si sabe que existe un área de Contactos de su Gmail, hay una buena posibilidad de que sea una zona de desastre de direcciones de correo electrónico no identificables y posiblemente incluso números de teléfono, todos agrupados vagamente como Otros Contactos.
La cuenta de Gmail de mi empresa tenía más de mil entradas en el grupo Otros contactos. Decidí que eso era inaceptable, así que comencé a limpiar mis contactos de Gmail. Compartiré aquí lo que hice, lo que aprendí y algunas soluciones alternativas que recomiendo usar si no quieres perder el tiempo con los contactos de Gmail.
5 datos sobre los contactos de Gmail / Google
Contactos de Gmail funciona de manera diferente que muchos otros administradores de contactos, por lo que conocer algunos principios básicos puede ser de gran ayuda. Aquí hay cinco hechos que podrían arrojar algo de información:
- ¿Cómo llegas a tu libreta de direcciones de Gmail? Está oculto debajo del gran Correo en la esquina superior izquierda de la interfaz. Haga clic en Correo y verá una opción desplegable para Contactos. Alternativamente, inicie sesión en Google y vaya a google.com/contacts.
- Cuando responde (incluido "responder a todos") o reenvía un correo electrónico, Google agrega automáticamente a todos y cada uno de los miembros de la cadena a su lista de contactos, a menos que haya desactivado esta función. Además, si usa un dispositivo Android, sus Contactos de Google también pueden incluir listados de números de teléfono a los que ha llamado, dependiendo de cómo esté configurada su cuenta en el dispositivo.
- Contactos de Google tiene una herramienta de combinación, pero no siempre funciona o tiene el aspecto esperado (más sobre eso más adelante).
- Los contactos de Google obtienen información de clasificación de Gmail y Google+ (grupos y círculos, respectivamente), pero no se sincronizan, aunque a veces parece que tal vez deberían hacerlo.
Ahora veamos algunos consejos y procedimientos para limpiar los contactos de Google.
Limpieza de contactos de Google
Comprender los grupos de contacto frente a los círculos
Una vez que ingrese a Contactos de Google (nuevamente, haga clic en el logotipo de Correo en la esquina superior izquierda y seleccione Contactos), el primer lugar para llamar su atención es en las listas que aparecen en el riel izquierdo.
Mis contactos son personas de Gmail que he agregado como contactos. Círculos es información sobre personas que conoce y sigue en Google+ y no tiene nada que ver con el correo electrónico. Cuando mira una lista de personas de sus Contactos de Gmail (use la barra de búsqueda, por ejemplo, para encontrar a todos los llamados Smith), también puede ver si esas personas están en alguno de sus Círculos de Google+, ya que esa información aparece en el extremo derecho de sus nombres. Por lo tanto, existe cierta superposición entre los grupos de contactos y los círculos, pero no mucho, a pesar de que las personas en sus círculos aparecen completamente en sus contactos de Google.
Confundido todavía?
Los más contactados son las 20 personas principales con las que ha intercambiado la mayor cantidad de correos electrónicos, incluso si no habló sobre un hilo. En otras palabras, no son las personas a las que envía el correo electrónico más necesariamente, ni es reciente, ya que analiza todo su historial de correo electrónico. Tu ex de hace tres años aún podría llegar a estar entre los 20 mejores.
El último grupo de Otros son todos los demás de Gmail (y posiblemente su dispositivo Android, como mencioné anteriormente) con los que se ha contactado.
Encuentra y fusiona
El mejor curso de acción, en mi opinión, es comenzar por encontrar contactos duplicados en su grupo de Otros contactos (o en todos los Contactos de Google si aún no tiene ningún subgrupo) y fusionarlos.
Haga clic en Otros contactos, luego seleccione Más en la parte superior de la página y, en el menú desplegable, elija Buscar y combinar duplicados. Aparecerá un resumen que le permite revisar los detalles de las posibles fusiones antes de aceptar la acción. Asegúrese de revisar en esta lista los nombres comunes que de hecho podrían ser dos personas diferentes.
Ahora, si esa lista es asombrosamente abrumadoramente larga, debe cancelar y rehacer la función de búsqueda / fusión en un subgrupo más pequeño de sus contactos. Simplemente puede seleccionar un subgrupo diferente de ese riel izquierdo, o puede hacer una búsqueda, como una búsqueda por dominio (por ejemplo, buscar todas las direcciones de correo electrónico con pcmag.com). De cualquier manera, le dará una porción más manejable de posibles duplicados para revisar. Repita según sea necesario.
Eche un vistazo a las instrucciones oficiales de Google para buscar y fusionar contactos para obtener más detalles.
Asignar personas a grupos, agregar detalles
Justo debajo de esa entrada para Otros contactos, puede ver Nuevo grupo. Si desea clasificar sus contactos en diferentes grupos, esta es la siguiente área de Contactos de Google que debería captar su atención.
Para tener a alguien en cualquier grupo, también debe incluirlo en Mis contactos. Esa es la forma como es.
Para agregar personas a grupos, use el botón con el icono de tres cabezas. A partir de ahí, se explica por sí mismo, pero consulte las instrucciones de Edición de Contactos de Google para obtener más detalles.
Todavía no estoy convencido de que los grupos sean realmente valiosos, ya que solo los he usado en un grado limitado, pero podría prever algunos escenarios en los que podrían ser útiles. Un grupo que hice, por ejemplo, son los ejecutivos de Tech Company. Si alguna vez tengo una fecha límite y estoy desesperado por una cotización, seguramente ayudaría saber con quién en la industria de la tecnología me he conectado directamente (en lugar de conectarse a través de una empresa de relaciones públicas) en el pasado.
Si tuviera un tiempo ilimitado (¿quién lo hace?), Reforzaría seriamente la sección de "notas" de las personas. Haga clic en cualquier persona en su lista de contactos, y puede agregar información típica de la libreta de direcciones, además de una foto y notas.
En mi cuenta personal de Gmail, sería útil agregar detalles para los profesionales de relaciones públicas, ya que sus direcciones de correo electrónico e incluso las comunicaciones anteriores no siempre me ayudan a determinar si representan una empresa o producto que necesito investigar.
Desactiva la función de agregar automáticamente
Si, después de examinar su lista de Otros contactos, se da cuenta de que es principalmente basura (direcciones genéricas "" y demás), le recomiendo desactivar la función de agregar automáticamente.
Vaya al ícono de ajustes en la esquina superior derecha y elija Configuración. Permanezca en la pestaña General y desplácese hacia abajo para encontrar "Crear contactos para autocompletar" (están dos debajo de su foto de perfil).
¿Interesado en otras aplicaciones y servicios?
Digamos que después de leer esta información, usted decide simplemente no usar Contactos de Google. No te puedo culpar. Aquí hay algunos otros lugares para guardar su libreta de direcciones que le permiten obtener y agregar automáticamente información de sus Contactos de Google.
Contactos de LinkedIn y LinkedIn. El verdadero problema que veo con la administración de su propia libreta de direcciones es que es difícil mantener la información actualizada. No debería ser responsable de actualizar el título de su trabajo y su dirección de correo electrónico cuando cambie de empleador. Eso depende de ti, amigo. Y es por eso que amo LinkedIn como una libreta de direcciones. Es mucho más fácil tener información actualizada si todos sus contactos son responsables del mantenimiento.
LinkedIn funciona bastante bien para ayudarlo a encontrar contactos y su información básica, pero una aplicación especial llamada Contactos de LinkedIn va un poco más allá en ese sentido.
Si conecta su cuenta de LinkedIn a Gmail, el sitio de redes profesionales en línea recomendará "personas que quizás conozca" en función de la información que encuentre en Google. Algunas personas realmente odian eso, pero podría ser valioso, dependiendo de qué tan robusta sea su cuenta de LinkedIn.
Por otro lado, también tiene la opción de exportar sus contactos de LinkedIn y luego importarlos a Gmail.
Contactos de iOS. Si eres un usuario de iPhone o iPad, es posible que desees sincronizar tus contactos de Google con tu dispositivo iOS para que puedas usar la aplicación Contactos de Apple como tu libreta de direcciones principal. Las instrucciones son ligeramente diferentes para los usuarios de Google Apps.
EasilyDo y iOS. Otra forma de administrar sus contactos de iOS es con la aplicación EasilyDo y su nueva función (de pago) llamada Capturar todos los contactos. Cuando ejecuta Capturar todos los contactos, EasilyDo rastrea los últimos dos años de su correo electrónico en busca de información de contacto del cuerpo de mensajes, y la guarda en su aplicación de Contactos iOS. Si bien la aplicación EasilyDo es gratuita, esta función cuesta $ 39.99 (una vez) por cuenta de correo electrónico. Desafortunadamente, la función no está disponible para usuarios de Android. sobre Easily para iPhone y EasilyDo para Android en sus respectivas reseñas.
Cloze La aplicación web y la aplicación móvil Cloze unifica todas sus bandejas de entrada, así como sus canales de medios sociales, y también obtiene información interesante sobre sus contactos. No es exactamente un administrador de contactos, pero sí es compatible con el antiguo Gmail. Cloze puede identificar a las personas que son importantes para usted (para que pueda aumentar su ego haciendo clic en Me gusta en sus publicaciones de Facebook), así como a las personas con las que está perdiendo contacto. Como dije, no es exactamente una aplicación de administración de contactos, pero es bastante útil para darle una idea de sus contactos en Gmail, Yahoo Mail, Twitter, Facebook y otras cuentas en línea.
Para obtener más consejos sobre la administración de contactos, consulte Organícese: 7 formas de organizar contactos automáticamente. Y cuando esté listo para recibir su bandeja de entrada de Gmail, consulte 30 consejos de Gmail que lo ayudarán a conquistar el correo electrónico.
