Organícese: 5 pasos para jornadas laborales más productivas

Probablemente sepa que podría estar haciendo un mejor uso de su tiempo en el trabajo. Pero como lo haces?

Hay algunos trucos para ser más productivo, y los cinco pasos descritos a continuación explicarán exactamente cómo llegar allí.

No es fácil. Para ser realmente una persona más productiva, necesitará cultivar hábitos, en lugar de confiar en soluciones rápidas. Pero hay algunas cosas que puedes hacer para ayudarte a aprender esos nuevos hábitos. También encontrará que hay muchas aplicaciones móviles, programas de software y servicios tecnológicos que pueden ayudarlo a orientarse hacia una jornada laboral más productiva.

1	Mapa de su ciclo de productividad

Lo más importante que puede hacer para aumentar su productividad en el trabajo es primero conocer su ciclo de productividad. Todos tienen momentos durante el día en los que pueden concentrarse, y otros momentos en que su atención disminuye. Aunque todos tienen sus mejores horas para hacer el trabajo, "para la mayoría de las personas, las horas más productivas son lo primero del día, no cuando te levantas por primera vez, sino relativamente temprano", dice Dan Ariely, economista conductual y profesor de Duke. Universidad. Ariely tiene un gran interés en descubrir cómo usar las aplicaciones móviles para la superación personal. "Por ejemplo", agregó, "enviar correos electrónicos por la mañana suele ser un desperdicio porque los minutos de la mañana son más valiosos". No todos los minutos son iguales.

Determinar sus períodos de alta y baja productividad, o alta y baja capacidad, como Ariely prefiere llamarlos, es el primer paso para aprovechar al máximo esos preciosos y fugaces minutos.

Si bien muchas personas piensan que saben qué momentos del día están en su mejor y peor momento, no está de más comprobarlo. RescueTime es, con mucho, la mejor herramienta que he encontrado para calcular su ciclo de productividad. RescueTime es una pequeña aplicación de escritorio que registra qué programas usa y qué sitios visita durante el día y durante cuánto tiempo. Clasifica las diferentes aplicaciones y sitios (muy productivos, productivos, neutrales, distractores o muy molestos) y genera un informe sobre cómo pasa su tiempo. Por ejemplo, los sitios de redes sociales son "muy molestos" por defecto. (Puede reclasificar cualquier sitio y programa si los valores predeterminados no son precisos para usted). También puede contar mucho sobre su ciclo de productividad observando la frecuencia con la que cambia las tareas.

Recomiendo usar RescueTime durante al menos una semana antes de analizar su informe. Intenta usarlo sin cambiar tu comportamiento normal. El punto no es ser un empleado modelo durante una semana. Es averiguar cuándo son tus momentos naturales para alta y baja capacidad.

Cuando tenga algunos datos, eche un vistazo a las horas del día en que pasó una buena parte del tiempo (40 minutos o más) en una tarea altamente productiva. Ahora busque los momentos del día en que era menos productivo, cambiando rápidamente entre diferentes tareas o pasando largos períodos de tiempo en distracciones.

Por ejemplo, estoy más concentrado entre aproximadamente las 9 a. M. Y las 11 a. M. Luego, mi productividad disminuye. Normalmente estoy muy distraído a la hora del almuerzo. A veces, pero no siempre, tengo otro período fuerte de productividad en la tarde, pero no es confiable.

El siguiente paso es saber qué hacer con esa información.

2	Cambia tu rutina

Una vez que conozca su ciclo de productividad, debe cambiar su rutina para adaptarlo.

Por ejemplo, comience a programar reuniones para los momentos del día cuando tenga un enfoque más bajo. Las reuniones rara vez requieren que estemos en nuestro mejor momento. Entonces, por ejemplo, tenga el hábito de nunca tomar reuniones matutinas si las mañanas son su tiempo productivo.

Por el contrario, aborde sus tareas más importantes y de mayor concentración durante los momentos del día en que su mente está en su mejor momento. A menudo, no programamos nuestro trabajo más importante. Simplemente llegamos a eso cuando podemos. Está bien, siempre y cuando tengas el hábito de hacerlo durante los momentos del día en que realmente puedas concentrarte.

Dado que la mayoría de las personas pueden realizar tareas de alto enfoque antes, habitúese a lanzar solo los programas que utiliza para estas tareas durante sus horas de máxima productividad. Por ejemplo, si el correo electrónico no es muy productivo para usted, no lo abra. Simplemente ni siquiera inicies el programa. Si realmente necesita revisar su correo electrónico, eche un vistazo a su bandeja de entrada en su teléfono móvil o tableta y luego guárdelo para poder volver a las tareas que realmente requieren su atención.

¿Qué sucede si gran parte de su trabajo de alta productividad ocurre en el navegador, pero sus mayores pérdidas de tiempo también están allí? Hay algunos trucos para minimizar las distracciones de este tipo. Para empezar, puede poner la pestaña activa en modo de pantalla completa. Eso lo ayudará a mantenerse con la tarea en cuestión. También puede instalar complementos y extensiones del navegador que lo bloqueen de los sitios web que especifique. Mi favorito se llama StayFocusd para Chrome. Puedes encontrar más recomendaciones en mi artículo sobre cómo mantenerte enfocado.

3	Revisa tu día todos los días

Otro cambio para hacer en su rutina: Acostúmbrese a revisar siempre su día antes de que comience. Primero, revise su calendario y su lista de tareas para que no le pille desprevenido en una reunión a las 3 pm que programó hace dos semanas. Ya sea que haya terminado su primera taza de café o mientras viaja, tener un solo momento (y debería ser el mismo momento todos los días para que sea un hábito) revisar sus planes para todo el día realmente hace la diferencia.

Crear un nuevo hábito de revisar tu día todos los días es más fácil decirlo que hacerlo. Una aplicación móvil que puede ayudarte a recordarte es Any.Do, que tiene una característica llamada AnyDo Moment. AnyDo Moment reproduce un tono agradable y envía una notificación al mismo tiempo todos los días de la semana diciéndole que es hora de revisar su día. Luego, la aplicación enumera todo en su calendario y lista de tareas y le pregunta si desea mantenerlo en el horario o pasarlo a otro día.

4 4	Saltos de horario

Tómate tus descansos. Y no solo un descanso para el almuerzo. Tu mente necesita refrescarse si vas a ser la persona más productiva que puedas ser.

Soy un gran admirador de los rastreadores de actividad física, y una característica de algunos de ellos que me encanta es una alarma silenciosa. Puede configurar una alarma que haga que su banda de ejercicios vibre a cierta hora del día, en silencio. Me gusta configurarlo para las 4 pm en punto, cuando sé que debería tomar un descanso si creo que necesito uno o no. Incluso solo levantarme de mi silla para caminar hacia la cocina y lavar mi taza de café es suficiente para apartar un poco mis ojos de la pantalla de la computadora.

Algunos rastreadores de actividad también tienen alertas inactivas. Estas alarmas hacen que el rastreador vibre si ha estado sentado durante un período de tiempo, generalmente una hora. Están diseñados para recordarle que se levante y se mueva, pero creo que son igualmente valiosos como recordatorios para dejar de trabajar durante dos minutos y tomar un descanso. También es posible que desee instalar una aplicación de descanso, un programa liviano que le recuerda tomar descansos e incluso puede bloquearlo de su computadora por un corto período de tiempo para forzar el problema. Nuestro favorito es una aplicación para Mac llamada TimeOut Free.

Otro buen para Windows, Mac y navegadores se llama Focus Booster.

5 5	Alinee las tareas del final del día

Imagina que tu día transcurre a la perfección. Entonces 4:40 pm hits. Intentas mantenerte ocupado. Se siente como si la eternidad pasara! Luego vuelves a mirar el reloj y… son las 4:42 p.m.

¿Con qué frecuencia malgastas esos últimos 20 minutos al final del día? ¿Cuántas horas equivale en un mes? ¿Cuánto tiempo dedicas a las redes sociales o envías mensajes de texto a tus amigos?

Deja ese hábito alineando algunas tareas del final del día. Trate de hacer algo que le guste hacer, pero que podría considerarse trabajo ocupado. Algunos ejemplos incluyen:

• papeles de archivo
• seguimiento de correos electrónicos antiguos
• volcar el caché de tu computadora
• borrar el historial de su navegador
• devolviendo llamadas telefónicas
• limpiando el polvo y las migas de su escritorio, teclado y monitor.

Si tiene una breve lista de opciones con anticipación para las tareas que puede realizar al final del día, es más probable que haga una de ellas. Haga una nota en su calendario, o incluso deje una nota adhesiva cerca de su escritorio con algunas ideas para que le sirvan de recordatorio. Ven a las 4:45 pm del viernes, tu ojo probablemente vagará hacia ellos. Recursos adicionales