Avance rápido: el director ejecutivo de Meeteor quiere que las reuniones vuelvan a ser geniales

Dan Costa: Bienvenido a Fast Forward, parte de una conversación continua sobre vivir en el futuro. Mi invitada hoy es Mamie Kanfer Stewart, fundadora de Meeteor y experta en reuniones. Meeteor es una empresa que hace que las reuniones sean más efectivas. Vamos a hablar sobre el futuro del trabajo, las reuniones y las nuevas interfaces para el lugar de trabajo. Mamie, muchas gracias por venir.

Mamie Kanfer Stewart: Muchas gracias por invitarme hoy.

Muchas gracias por venir. Hablemos un poco sobre Meeteor y sobre la productividad. Leí que creciste teniendo en mente la productividad, que te enviaban a la escuela todos los días con la frase: "Que tengas un día productivo". ¿Cuál es el origen de eso?

Al crecer, recuerdo que papá salió de la casa justo antes de irme a la escuela y siempre decía: "Que tengas un día productivo" mientras salía corriendo de la casa. De todas las cosas que un padre puede decirle a su hijo, y yo tengo hijos ahora y eso no es lo que les digo, pero eso es lo que me dijo mi padre, y realmente se pegó que todos los días se trataba de hacer algo productivo, conmovedor usted mismo, moviendo su vida, sea lo que sea, hacia adelante. De hecho, comencé mi primer negocio cuando estaba en quinto grado.

¿Fue un negocio de planificación de reuniones? Software de productividad?

No era. No lo era, pero era el mismo concepto de que puedo hacer esto mejor que cómo se está haciendo. Fue un campamento de verano. No me gustaba ir al campamento de verano. Para cualquier otra persona que no le haya gustado el campamento de verano, siento totalmente su dolor, y pensé que podía hacerlo mejor. Planifiqué todo, contraté a todo el personal, coordiné toda la programación y la hice funcionar sin problemas. Sabía que podía hacerlo mejor. La idea de productividad para mí es la misma. No importa lo que esté haciendo, probablemente haya una forma más eficiente y efectiva de hacerlo.

Entonces se te ocurre Meeteor. Creo que todos entienden la necesidad allí. Todos odian las reuniones. Todos se quejan de las reuniones. Las reuniones pierden un montón de tiempo. Te acercas a la situación en la que te encuentras, "¿Sabes qué? Puedo arreglar eso". Hable un poco sobre cómo funciona Meeteor.

Tenemos un par de componentes para Meeteor. El componente principal es nuestro software. El origen de Meeteor en realidad proviene de mi negocio familiar. Debería haber dicho eso porque mi papá es una persona maravillosa, tenemos un negocio familiar, se llama GOJO. Purell es nuestro reclamo a la fama, el desinfectante para manos Purell. Obtuve mi primera experiencia de vida como adulto dentro de nuestro negocio familiar. Las reuniones se llevaron a cabo extremadamente bien y sin problemas, siempre una agenda, siempre temas de seguimiento, muy claros. Cuando salí al mundo real después de eso, pensé, vaya, así no es como funciona el resto del mundo. Meeteor fue construido como una tecnología en las prácticas en GOJO. Era como si pudiéramos hacer esto a través de la tecnología. Ahora que el mundo ha evolucionado y hay tantas cosas en línea, ¿por qué estamos haciendo esto en papel cuando podemos hacerlo en línea?

El componente central es nuestra tecnología, que lo ayuda a planificar una agenda reflexiva, tomar notas claras que se articulan como tareas, decisiones y aprendizajes, y luego administrar todo ese seguimiento. Tienes la gran conversación de la reunión y eso lleva a una gran acción. También ofrecemos servicios de consultoría porque cambiar la forma en que trabajan las personas puede ser un negocio difícil, y es genial para un gerente cambiar su equipo, pero es mejor si una empresa completa puede cambiar, así que lo ayudaremos a hacer eso, y luego hacemos las cosas de talleres de desarrollo de habilidades y seminarios web y todo tipo de cosas para ayudar a las personas a desarrollar sus propias habilidades en torno a las reuniones.

Déjame decirte cómo hago las reuniones. Envío una invitación a la reunión en Outlook I y en el cuerpo de la misma tendré un resumen de los temas que vamos a hablar sobre x, y y z. Luego habrá una discusión como el cuarto punto. ¿Cómo Meeteor hace eso mejor?

Número uno, una agenda de reunión no es lo mismo que una lista de cosas que vas a hacer en la reunión. Esto es como el número uno, si vas a quitar una cosa de esta conversación, esta es. Comience por averiguar, ¿por qué estamos teniendo esta reunión y qué vamos a lograr? A menudo somos buenos para decir cosas como: "Vamos a discutir esto, vamos a revisar eso, vamos a llegar a esto", pero lo que no hacemos es decir: "En el Al final de esta reunión, ¿qué habremos logrado? ¿Qué será diferente en el mundo porque hemos logrado este resultado en particular?"

Si sabe que al final de esta reunión vamos a tener una lista de ideas para su posterior consideración, o vamos a tomar una decisión sobre este tema, entonces puede planificar la agenda en consecuencia y lo sabrá en al final de la reunión si fue un buen uso de su tiempo. Averiguar cuáles son los elementos de la agenda, lo que va a hacer es bueno, pero comience con el resultado completo que desea lograr primero.

Las reuniones también reflejan la cultura cooperativa. Creo que probablemente es por eso que tiene el negocio de consultoría, porque la herramienta por sí sola no necesariamente va a cambiar el comportamiento. ¿Puedes hablar un poco sobre cambiar los corazones y las mentes?

Si. La cultura de la empresa es enorme, desordenada y complicada, pero las reuniones son una de las palancas que puede utilizar si desea cambiar la cultura de la empresa. Casi todos en su empresa asistirán a las reuniones. Están donde la dinámica humana y el poder y la autoridad y todo ese tipo de cosas salen a la luz, y hay rituales y prácticas que realmente puedes controlar en ese entorno. Si asiste a un montón de reuniones y no siente que es un buen uso de su tiempo, eso afecta cómo se siente acerca de su empresa. Afecta cómo se siente acerca de sus colegas que están perdiendo el tiempo, cómo se siente acerca de esta compañía donde está demasiado estresado porque tiene mucho que hacer y no tiene tiempo para hacer su trabajo "real" porque usted " está demasiado ocupado sentado en estas reuniones que no son trabajo "real".

Si planifica una agenda reflexiva e invita a las personas adecuadas a sus reuniones, de repente ahora ha cambiado y ha creado un sentido de respeto mucho mayor que, "Oh, estoy invitado a esta reunión porque tiene un propósito, hay una razón por la que necesito estar aquí, la persona que me invitó está siendo considerada al respecto ". Ese es uno de los lados humanos que puede cambiar. Hay muchos otros. Quiero decir como dentro de la reunión. Cuando piensas en que hay una persona que siempre domina la conversación, piensas: "¿Cómo controlo a esa persona y hago que se callen?" O "¿Cómo hago que las personas más calladas hablen?" Tenemos una práctica llamada Normas.

En nuestra plantilla de reunión en Meeteor, cuando está completando más que solo el cuadro de descripción en Outlook, pero en realidad está completando las preguntas que lo ayudan a llegar a una agenda reflexiva. Uno de ellos es alrededor de las normas. ¿Cuáles son los comportamientos que desea promover en esta reunión? ¿Cómo esperas que la gente se comporte?

Podría tener una norma que diga: "Voces más tranquilas, por favor, hablen, voces más fuertes, por favor, retrocedan". Luego, cuando facilita la reunión, todos ven que esa es una Norma para esta reunión, y luego, como facilitador de la reunión, o realmente cualquier persona en la reunión, puede decir: "Me he dado cuenta de que no hemos tenido a nuestras personas más tranquilas hablando arriba, y dado que esa era una de nuestras Normas, me gustaría hacer un espacio para que las personas más tranquilas puedan hablar ". Está utilizando su práctica de creación de agenda para crear expectativas de comportamiento, y luego puede aplicarlas en la reunión y ayudar a facilitar. No tiene que ser el extraño líder de la reunión que está sentado allí pensando: "¿Cómo hago para que esa persona deje de hablar? No quiero decir 'cállate', y tampoco quiero llamar. alguien de la nada y solo dice 'Mamie, ¿qué te parece?' y poner a alguien en el lugar y hacer que se sientan incómodos ".

Lo hago todo el tiempo. Creo que hacerlo es transparente, hacerlo de antemano y que todos vean que no es personal es una buena idea. No le digo a nadie que se calle, no le digo a nadie que hable, digo que estos son los estándares que todos acordamos de antemano, por lo que todos están en la misma página.

Exactamente. Y ayuda a las personas a ser más conscientes cuando tienes Normas. Otro que nos gusta mucho es usar un quemador trasero o un estacionamiento. Diga: "Si surge un tema fuera de la agenda, pongámoslo en segundo plano y hablemos de ello más tarde". La gente comenzará a darse cuenta de que están planteando problemas que están fuera del tema y dejarán de hacerlo o lo reconocerán cuando lo digan. "Tengo una idea, sé que es un tema secundario, solo quiero dejarlo de lado", y se autorregularán. Mientras que si no tienes esa práctica, ni siquiera eres consciente de que estás haciendo algunos comportamientos, entonces crear esas Normas y hacerlas explícitas entre todo el equipo realmente puede ayudar a cambiar esa dinámica cultural.

Interesante. Tenemos una pregunta de nuestra audiencia.

Ooh, interesante No usamos chatbots dentro de nuestra aplicación, pero tenemos una integración Slack que saldrá antes de fin de mes. Y tenemos lo que llamamos nuestro robot Meeteor, y puedes hablar con él, ella, no hemos decidido, género neuronal, sin género. Puedes hablar con Meeteor bot y puedes planificar la agenda de tu reunión, puedes tomar notas, todo tipo de cosas dentro de Slack usando ese tipo de experiencia bot.

Eso es genial. Hay una gran cantidad de software de productividad por ahí. Hay excelentes aplicaciones de chat, hay excelentes administradores de listas de tareas, todas esas cosas diferentes. Decidiste concentrarte en la reunión misma. ¿Por qué fuiste después del espacio de la reunión e intentaste arreglar eso?

En gran parte porque hay herramientas realmente buenas para muchas otras cosas. Tenemos una integración con Slack que saldrá pronto, tenemos una con HipChat, tenemos con Outlook y pronto saldremos con Google. Así que ya hay muchas herramientas excelentes y no queremos reemplazarlas, pero las otras herramientas de colaboración se están perdiendo de esto en las reuniones. En promedio, las personas pasan, bueno, los gerentes pueden pasar aproximadamente el 40% de su tiempo en reuniones. Es mucho tiempo para gastar en reuniones y no tener una herramienta de software para ayudarlo a hacer eso y usar ese tiempo de manera efectiva. Cuando observamos los otros productos en el mercado, vimos que había excelentes herramientas para la colaboración general, el intercambio de documentos en línea o la gestión de tareas, pero lo que faltaba era este enfoque en las reuniones.

Nuestra plataforma es en realidad mucho más grande que las reuniones, por lo que tenemos un sistema de tareas completo e integrado. Si piensa en su día como en cómo paso mi tiempo, tengo cosas que hago solo y cosas que hago con un grupo. Las cosas que hago por mí mismo son tareas, las cosas que hago con un grupo suelen ser reuniones de algún tipo u otro, pero necesito una forma fluida para que toda esta actividad fluya. Cuando las tareas salen de una reunión, si tengo que escribirlas a mano o si las recibo en un correo electrónico, tengo que copiarlas y pegarlas en mi aplicación de tareas, y ahí es donde las administro, y luego en el la próxima reunión que alguien me pregunta si hice esa tarea de esa otra reunión, es un poco desordenado. Lo que nuestro sistema intenta hacer es agilizar este proceso para que su día entero esté en un solo espacio. Ya sea que se trate de tareas que solo está administrando para un proyecto, ya sean tareas que surgen de una reunión, todo está en un solo lugar. No estamos tratando totalmente de reemplazar todas esas otras herramientas porque son realmente buenas, pero estamos tratando de encontrar formas de ayudar a racionalizar el flujo de trabajo.

Sí. Y hay tantas herramientas en el mercado en este momento.

Tantos.

Justo aquí en PCMag estamos usando Asana, estamos usando Slack, estamos usando nuestras propias listas de tareas personales. Entonces estamos usando Google Calendar, estamos usando Google Tasks. Es sorprendente cuántas herramientas se llevan al lugar de trabajo. ¿Cómo se desliza Meeteor en eso? Pronto tendrá integraciones con Slack, ¿qué pasa con algunas de las otras integraciones?

Este fue un buen aprendizaje como persona de negocios, que Calendar es el rey cuando se trata de reuniones. Que no podemos competir. Si no estamos dentro de los calendarios de las personas, es muy, muy difícil para las personas incluso pensar en planificar una agenda en otro lugar. Entonces las integraciones son enormes. Lo estamos viendo por todas partes. Productos como Zapier donde puedes conectar aplicaciones que en realidad no se conectan, a eso vamos. No queremos ir a mil millones de lugares diferentes, solo queremos que todo fluya sin problemas, y cuanto más nuestro producto pueda comunicarse entre sí, más efectivos seremos como usuarios y la mejor experiencia de valor que obtendremos de ellos. Hasta cierto punto, tener una aplicación humongo tampoco es la respuesta. Podemos ver qué sucede cuando los productos se vuelven demasiado complicados con campanas y silbatos y tratando de hacer todo, por lo que tener aplicaciones más especializadas que se comuniquen entre sí creo que es realmente la solución óptima.

¿Existe un mercado objetivo para su producto? ¿Está mirando a las pequeñas y medianas empresas, se escala hasta convertirse en empresas? ¿Dónde está tu punto dulce?

Si tiene reuniones, estamos aquí para ayudarlo. Si tiene reuniones, estamos aquí para ayudarlo. Realmente no nos diferenciamos. Nuestro producto funciona con organizaciones de todos los tamaños, equipos de todos los tamaños. Puede trabajar solo en nuestra aplicación y no contar con ninguno de sus colegas, o puede incluir a 100, 200 o 500 de sus mejores amigos. Realmente no importa, está hecho a escala.

Hablamos un poco sobre chatbots y sobre IA y el futuro del trabajo y el tipo de entrada de audio. Ese componente de audio, en este momento todo esto se está haciendo en pantallas con teclados, pero cuando agrega audio, el audio parece ser una parte fundamental del proceso de reunión, hay algunas cosas realmente interesantes que puede hacer allí.

Si. Escribir en general es una de las formas más difíciles de ingresar información, y es una de las razones por las cuales las notas de reunión son a menudo tan terribles porque nadie quiere tomar notas. Tomar notas incluso escribiendo es algo incómodo, la mayoría de las personas prefieren tomar notas a mano. Pero parece que hay una mejor manera de hacer esto con el aumento de productos como Google Home y Alexa y Siri, que en algún momento escribir notas de la reunión será cosa del pasado, y lo que realmente haremos será hablar y diciendo: "Alexa, captura esta decisión" o "Alexa, haz esto por mí" o "Siri, haz esto por mí" y generará nuestras notas de reunión y nuestras tareas para nosotros y no tendremos que escribirlos.

Parece muy lógico. Este programa en sí mismo se grabará como un video, vamos a tener una transcripción que se realizará, y luego servirá como transcripción basada en texto para el programa. Todo eso es automático. No voy a volver a escribir todo lo que dijimos en la cámara y, sin embargo, en una reunión eso es básicamente lo que tenemos que hacer.

Bueno, la parte difícil es que la gente no quiere ser grabada. Quieres tener un espacio seguro. Si dices cosas como estas, "Esta podría ser una buena idea, no estoy 100% seguro" o como "Creo que recuerdo que estos son los números, pero no estoy 100% seguro, "si no se siente cómodo expresando lo que piensa en una reunión porque le preocupa que esto se va a recordar para siempre y habrá una transcripción y cualquier persona en la compañía podrá averiguar lo que dije y señalar volver a la historia y decir: "Dijiste esa cosa", eso se siente súper incómodo.

Encontrar el equilibrio entre capturar información de audio, transcribirla, ponerla a disposición y continuar manteniendo un espacio seguro donde las personas puedan intercambiar ideas o compartir perspectivas que podrían ser minoritarias y donde obtengan retroceso, es un buen baile que vamos a tener hacer en el lugar de trabajo.

Incluso si solo se trata de crear un resumen, y decir: "Está bien, no hay micrófono encendido durante 45 minutos, pero en los últimos dos minutos vamos a dejar constancia y esto es a lo que nos queremos comprometer". Eso en sí mismo podría ser bastante sorprendente y mucho mejor que enviar por correo electrónico las notas de todos después de la reunión.

Y esa es una práctica que recomendamos en este momento. Si no desea tomar notas en su reunión, está bien, reserve los últimos cinco minutos para hacer lo que llamamos un resumen donde le pregunta al grupo: "Bien, ¿cuáles son nuestros próximos pasos? ¿Cuáles son los puntos clave? que queremos asegurarnos, como cualquier información que queremos asegurarnos de que otras personas sepan. ¿Cuáles son las decisiones que hemos tomado y cuáles son las acciones y quién las tomará para cuándo? " Solo en esos momentos, los últimos minutos donde capturó esa información, la envió por correo electrónico, la colocó en nuestro sistema en alguna parte, en realidad tuvo que hacer muchas cosas. Uno, ahora ha aclarado lo que logró la reunión y no se retira de la reunión diciendo: "¿Por qué tuvimos esa reunión? ¿Qué decidimos?" Has creado algo de claridad y has hecho que las personas se sientan realmente bien porque fue un buen uso de su tiempo, obtuviste algunos resultados, y ahora los has capturado para que estén en el registro, las personas pueden acceder a ellos que no fueron t en la reunión. Hay tantas cosas buenas Será un impulso total cuando se puede hacer a través de audio en lugar de escribir.

¿Cuáles son sus sentimientos sobre la teleconferencia, las comunicaciones de video? Ahora podemos hacerlo, cada computadora portátil tiene la cámara, tenemos las conexiones, todos pueden encontrarse en Skype o en Hangouts de Google, y casi nunca hago ese tipo de reuniones.

¿Nunca los haces porque no estás con colegas de todo el mundo?

No, están en todas partes y lo he hecho...

¿Prefieres el teléfono?

Creo que prefiero el teléfono.

Interesante. Amamos el audio. Quiero decir que me encantan todo tipo de reuniones, pero en realidad me gusta dónde puedes ver gente. Siento que es realmente difícil estar totalmente inmerso en algo cuando no puedes ver a la otra persona. Es realmente fácil distraerse, y no siempre puedes ver sus expresiones y cosas así. Es difícil cuando es un grupo enorme. Somos aproximadamente 12 personas, estamos en cinco países diferentes en nuestro negocio, mis colegas están en cinco países diferentes. Así que hacemos muchas reuniones por Skype o Hangouts de Google, y no es lo mismo que estar en persona, pero es mucho mejor que el audio donde realmente no te conectas en absoluto. Ahí es donde está el futuro de las reuniones. Tenemos TelePresence en el negocio de mi familia, y eso es otra cosa, pero es como pantallas gigantescas e incluso eso es muy útil. Siento que veo todos sus pelos fuera de lugar

¿Como un sistema patentado que se implementa?

Si.

Entonces uno de alta gama, no solo...

Es súper de alta gama.

… Skype o...

No, no, super gama alta donde es como videoconferencia, pero es como crack. Hace una gran diferencia que ver pequeñas cajas de rostros de personas. Creo que nos estamos moviendo en esa dirección, lo cual es bueno porque ves lenguaje corporal. Especialmente si estás trabajando con personas que tienen antecedentes culturales diferentes a los tuyos, donde el inglés puede no ser su lengua materna o primera y estás tratando de entenderse, ver el lenguaje corporal, ver sus expresiones faciales, todas esas pequeñas piezas ayuda a construir relaciones, ayuda a construir entendimiento, por lo que es algo bueno.

Obviamente te encantan las reuniones.

Me encantan las reuniones.

Tienes un negocio sobre reuniones, creo que eso se nota. ¿Qué reuniones odias?

No me gustan las reuniones en las que no tengo una agenda por adelantado y no sé por qué voy. Eso no sucede tan a menudo porque la mayoría de las personas con las que me encuentro ahora…

Tienen normas y saben mejor.

Oh, ellos saben, ellos saben mejor. En realidad, no hace mucho fui a una reunión donde nos enviaron un paquete de lectura previa. Era como 60 páginas de largo. Fue una reunión de la junta de dos días. Hice toda la lectura porque eso es lo que hacen los buenos miembros de la junta y los buenos participantes de la reunión, y me presenté y la primera parte de la reunión fue genial. Luego pasamos a la siguiente sección y la mujer que la dirigía básicamente repitió todo lo que estaba en la lectura previa. Y yo pensaba: "¿Por qué? ¿Por qué haces esto? Leemos el material. ¿Por qué no podemos estar discutiendo ahora?" Ese tipo de reuniones, no es bueno.

Si piensa en el tiempo de las personas que están en la reunión, si reúne a cinco personas durante media hora, es realmente difícil lograr que esas cinco personas pasen media hora juntas a la vez. Encontrar los calendarios alineados, la programación, es algo complicado. Obtener 30 minutos de cada una de esas cinco personas individualmente, realmente fácil. Si solo va a presentar información en su reunión, no lo haga. Solo no lo hagas. Envíelos como una nota, reúnase con la gente uno a uno. Si vas a unir a las personas, aprovecha el hecho de que tienes esos cinco cerebros en la habitación al mismo tiempo y pueden interactuar entre ellos. Haga todo lo que pueda fuera de la reunión para compartir información para que su tiempo en la reunión pueda ser para participar. Esos son los tipos de reuniones que realmente me gustan, donde puedo hablar, divertirme y estar con la gente. No es tan divertido si solo estoy sentado allí, escuchando y diciendo: "¿Por qué? ¿Por qué estamos haciendo esto?"

Enviaré esta entrevista a todos en la oficina solo porque siento exactamente lo mismo. Otra pregunta de nuestra audiencia.

Buena pregunta. Esa es una pregunta realmente difícil, difícil. Una es comenzar la reunión a tiempo sin ellos y no retroceder. Tenemos un concepto que llamamos emplumamiento. Permítanme hacer la advertencia, si la persona es una persona de la tercera edad que está absolutamente obligada a estar en esta reunión, debe esperar a que comience. En realidad, en lugar de comenzar y luego recapitularlos, si van a llegar solo unos minutos tarde, den a todos los que estén sentados esperando y digan: "Está bien, no vamos a comenzar hasta que llegue Mamie, así que si quieren para estar en tus dispositivos, bien. Si quieres ir al baño, toma una taza de café, bien. Solo vamos a esperar ". Deje que las personas elijan cómo usar ese tiempo. No comience y luego recapitule.

Si se trata de alguien que no es esencial para tomar esa decisión o no es una persona mayor, comience su reunión sin ellos, y cuando entren, no se detenga y luego reinicie. Simplemente diga: "Me alegra que pueda unirse a nosotros, tome asiento, aquí es donde estamos en la agenda" y continúe. Si tienen una pregunta, pueden hacerla, pero realmente quieres seguir adelante. Si creas esta norma para que mis reuniones comiencen a tiempo y si no estás aquí, vas a perder algo, una lástima para ti, la gente comenzará a asegurarse de que lleguen a tiempo.

La otra cosa que puede hacer es si es alguien que llega crónicamente tarde, como una persona específica, tiene una conversación con ellos. Pregúnteles: "¿Qué sucede que constantemente llegas tarde?" Tal vez están programando reuniones consecutivas, lo cual no siempre es su culpa, pero es realmente difícil, Google y Outlook te amo, pero las reuniones no deben durar 30 minutos sin tiempo para caminar por el pasillo o ir al baño. La mayoría de las personas no programan su reunión durante 25 minutos, por lo que puede ser una de las razones por las cuales las personas caminan tarde. Planee comenzar su reunión unos minutos tarde para que tenga tiempo de instalarse. Si tiene una agenda repleta, tómese un par de minutos adicionales en el tiempo que está solicitando para que no tenga que sentirse apurado si comienzas a las 9:05 o 9:07. En mi opinión, si llegas tarde a las reuniones, no es tan diferente a entregar el trabajo tarde. Las reuniones son parte de tu trabajo. Es cómo se hace el trabajo, de la misma manera que hacer tareas es cómo se hace el trabajo, así que si alguien llega tarde a las reuniones crónicamente, hable con ellos e intente averiguar qué está pasando. ¿Hay algo que pueda ayudar, un obstáculo, algo que pueda hacer de manera diferente? Si no, hágales saber que esta no es una forma aceptable de estar en el trabajo.

Buena respuesta. Otra pregunta de nuestra audiencia.

Si. Definitivamente venga a nuestro sitio web, tenemos muchos artículos de blog, blog.meeteor.com. Meeteor tiene dos e, MEET, como si estuvieras en una reunión. Tenemos una serie de artículos sobre cómo introducir prácticas de reunión en su equipo, diferentes maneras, ya sea compartiendo algunos de nuestros artículos de blog para una práctica en particular, tener una reunión sobre sus reuniones, puede sonar un poco extraño, pero eso es una cosa que puede hacer es tener una reunión y enviar la agenda para decir: "Hola chicos, creo que deberíamos hablar sobre nuestras prácticas de reunión y pensar como grupo qué está funcionando y qué no y qué queremos que hagan nuestras reuniones". ser como." Así que mira nuestros artículos de blog, hablamos de todo esto. Probablemente haremos un seminario web o un taller sobre este tema, por lo que si desea estar informado de eso, debe suscribirse a nuestro blog para recibir todas las notificaciones de nuestros próximos eventos.

Usted habló sobre la duración de la reunión, cada reunión no debería durar 30 minutos. Creo que la duración predeterminada de mi reunión suele ser una hora, que generalmente es mucho más larga de lo que realmente necesito para lograr lo que debe suceder. ¿Cuál es el momento ideal para una reunión? ¿Por qué deberían esforzarse las personas?

No hay exactamente un momento ideal para una reunión. Realmente se trata de lo que necesita hacer en la reunión. Cuando digo que no lo hagan solo durante 30 minutos, ¿realmente se trata de pensar cuánto tiempo necesitan las personas para entrar y salir de esta reunión? Cuando esté planeando su agenda… Entonces, comience con, ¿qué voy a lograr en esta reunión? Y luego, ¿cómo vamos a llegar allí? ¿Cuáles son las cosas que vamos a hacer? Piense en cuánto tiempo necesita para cada uno de ellos, y cuanto más pensamiento y detalles le dedique, más precisa será la planificación de su reunión y más sabrá cuánto tiempo necesitará.

Por ejemplo, si desea tener algunas reflexiones sobre la lectura previa. Envió este informe de cuatro páginas y desea tener un par de minutos al comienzo de la reunión para que las personas hagan preguntas. Si piensa, está bien, habrá ocho personas en esta sala, y si cada persona habla durante aproximadamente un minuto, son ocho minutos. Ahora estás empezando a pensar cuánto tiempo vas a necesitar. Ahora, si inicialmente no pensaba realmente de esa manera, podría poner eso y otras 17 cosas en su agenda, y luego darse cuenta de repente: "Tendremos 30 segundos para cada uno de estos elementos, en realidad no vamos tener tiempo ".

En una reunión de 30 minutos con cinco personas, suponiendo que sus primeros cinco minutos se hayan resuelto, sus últimos cinco minutos estén haciendo el resumen del que hablamos, en realidad solo tiene 20 minutos en el medio. Para cinco personas, eso significa que cada persona va a hablar durante cuatro minutos. No es mucho tiempo, así que tenga mucho cuidado con lo que está tratando de lograr en esa reunión y planifíquelo. Está bien tener una reunión de 45 minutos o una reunión de 50 minutos o una reunión de 20 minutos. No tienen que ser 30 minutos o una hora. Desea hacerlo de acuerdo con lo que necesita hacer.

No acepte los valores predeterminados.

Totalmente.

Debido a que los valores predeterminados siempre te tomarán más tiempo del que probablemente necesites. Quiero conocer su opinión sobre la idea de las computadoras portátiles en las reuniones, lo cual es un problema para los PC Mag-ers porque tenemos dificultades para dejar nuestras computadoras portátiles y alejarnos de nuestros teclados. Al mismo tiempo, desea tener acceso a los datos, desea tener acceso a la información, desea poder tomar notas. Entonces, ¿cuál es su opinión sobre las computadoras portátiles en la mesa en las reuniones?

Creo que si su reunión es una buena reunión, las personas que están en sus computadoras portátiles harán cosas relevantes para la reunión y no revisarán el correo electrónico o Facebook o cualquier otra cosa. Si su reunión no vale la pena, es por eso que están jugando con su computadora portátil. No tengo una posición en las computadoras portátiles buenas o malas. Si descubre que las personas están trayendo sus computadoras portátiles y en realidad no están participando en la reunión, entonces es cuando tiene un problema. Pero si haces que tus reuniones sean buenas y sean las personas adecuadas hablando de las cosas correctas, no deberían estar haciendo esas cosas.

Esta es otra razón por la que tener esa Alexa sería realmente útil en la oficina porque ahora no es necesario tener sus computadoras portátiles para buscar información. Puedes decir: "Alexa, ¿cuál fue nuestro compromiso en Twitter el mes pasado?" o "¿Cuáles fueron los gastos en a, byc el mes pasado?" y Alexa extraerá los datos y se lo dirá, y no necesita a alguien en su computadora portátil que lo busque.

Eso es realmente… Creo que es un espacio súper emocionante. Para ser el cerebro a bordo de la empresa y poder responder a esas preguntas simples que puede extraer de una hoja de cálculo, pero tendrá esa interfaz impulsada por voz para que todos puedan escucharla al mismo tiempo. ¿Es ese un espacio al que crees que quieres ir con Meeteor, o vas a asociarte con algunas de esas compañías?

Me encantaría, pero será a través de una asociación. No estamos creando ese tipo de capacidad, pero lo que estamos haciendo es construir el conjunto de datos que no se trata de hojas de cálculo y cosas así, sino de los componentes del conocimiento, las decisiones que se toman, los aprendizajes que se comparten, las tareas que están sucediendo, ese tipo de cosas. Me encantaría asociarme con una empresa que quiera llevar ese tipo de audio y algoritmos al espacio de la reunión.

Todo bien. Quizás algunos de nuestros oyentes. Tenemos otra pregunta de la audiencia.

Oh. Eso sería súper genial. Estoy muy emocionado por dónde va eso. De hecho, creo que sería genial tener un avatar mío que pudiera estar en una sala de reuniones virtual con todos mis colegas y vería mis expresiones faciales y conocería los movimientos de mis manos. No estoy seguro de cómo se desarrollaría eso en nuestra plataforma, si es algo con lo que eventualmente nos integraríamos, pero creo que es un gran movimiento hacia dónde se dirige la videoconferencia. Mucho mejor que solo las pantallas planas, ya que la mayoría de nosotros tenemos pantallas pequeñas con muchas cajas pequeñas. Estoy muy emocionado con la idea de la realidad virtual.

Y la idea de también poder ver, poder enfocar en diferentes lugares de la habitación. No siempre es necesario ver a todos al mismo tiempo, solo seguir quién habla o concentrarse en las personas individuales mientras tienen la palabra.

Absolutamente. Intentamos hacerlo ahora, pero lo que termina sucediendo es que alguien llama a su teléfono celular, pero luego tienen su computadora y las cosas no están vinculadas, por lo que están hablando, pero ves la pantalla en blanco en lugar de su cara. Todo eso eventualmente desaparecerá y será mucho, mucho mejor.

Así que consejos de productividad personal. ¿Tienes algo que hagas personalmente que te ayude a hacer mucho más durante el día? Porque sospecho que probablemente tengas más de uno.

Tengo mucho. Desde el principio, soy un gran fanático de GTD, amo a David Allen, es uno de mis héroes. Lo único que creo que realmente cambió mi vida cuando comencé a implementar fue su regla de dos minutos. Cuando revise su lista de tareas o revise sus correos electrónicos, si algo le tomará dos minutos o menos para hacerlo, simplemente hágalo porque le tomará más tiempo ponerlo en su haga una lista o vuelva a ella más tarde, y la cantidad de tiempo que ahorra y la cantidad de cosas que hace es simplemente increíble. Mi bandeja de entrada se hundió, me siento muy bien al marcar un montón de cosas de mi lista a la vez porque es como, "Oh, puedo hacer eso, oh, puedo hacer eso" y simplemente hacerlo.

Obviamente ha progresado mucho para mejorar las reuniones. Una de las cosas… Cuando intenté ejecutar ese ejercicio de dos minutos, terminé enviando muchos correos electrónicos, y juro que vuelven más rápido de lo que los envío y termino recibiendo más correos electrónicos. se arreglará el correo electrónico? ¿Y cuándo podremos manejar esta bestia en particular?

No estoy seguro de tener una respuesta para esa. Quiero decir que Slack ha dado un gran paso adelante para reducir la cantidad de correo electrónico. Muchos equipos, incluido el mío, usan Slack internamente, por lo que nuestro correo electrónico interno se ha reducido, pero aún con clientes y clientes estamos trabajando en correo electrónico externo. No estoy 100% seguro de lo que sucederá con el correo electrónico. Tal vez algún día simplemente… Desaparecerá y tendremos pequeños chips en nuestros cerebros y nos comunicaremos telepáticamente y el correo electrónico desaparecerá, pero hasta entonces, mantener su bandeja de entrada baja hace una gran diferencia en cómo se siente. sobre tu productividad.

Vayamos a las preguntas finales, le pregunto esto a casi todos. Mirando hacia el futuro, ¿qué tendencias tecnológicas le preocupan más? que te preocupa mas?

Tengo dos hijos pequeños, y no estoy 100% seguro de que esta sea una tendencia, pero es algo en lo que pienso mucho, que se trata de la privacidad y tu yo y tu vida en línea. Especialmente como padre, trato de no poner tantas cosas en línea sobre mis hijos, pero realmente no tengo idea de lo que sucederá en el futuro, y para qué los estoy configurando de una manera buena o mala debido al contenido que Estoy poniendo en línea sobre mí mismo que de alguna manera los afectará. La historia de mis padres es conocida por nuestra familia y amigos, pero por muy pocas personas, pero mis hijos, cuando crezcan, todo sobre mí está en línea, y todo lo que voy a contar sobre ellos como niños pequeños será en línea. Simplemente no sé a dónde se dirige y eso da mucho miedo.

Sí. Creo que la idea de que hay algo que compartes, y luego está la idea secundaria de que nunca va a ninguna parte. Que siempre está ahí y que siempre habrá fotos durante toda su vida. Restaurantes en los que ha comido, fiestas de cumpleaños a las que asistió, todo el mapa de su vida estará allí y podrá buscarlo de una forma u otra.

Sip.

Es realmente difícil de contener.

Si. Sí. ¿Y quién tiene acceso a esa información? Parece que está cambiando y evolucionando constantemente, y lo que las empresas pueden hacer con esa información. ¿Van a apuntar a mis hijos para ciertas cosas de la misma manera que me atacan para ciertas cosas? Simplemente no lo sé y eso es… Eso es algo aterrador. Siento que tenemos un gran desafío que superar como país al pensar en la seguridad y la seguridad en línea.

Y a nivel mundial también.

Totalmente.

Uno pensaría que habría algún tipo de protección legal, pero este es un problema global y trasciende las fronteras.

Absolutamente.

Si esa es la desventaja, ¿cuál es la ventaja? ¿Qué es lo que más te entusiasma y esperanzas en términos de tendencias tecnológicas?

No lo sé. Esa es una buena pregunta también. Estoy realmente entusiasmado, solo en general, sobre el acceso a la información. Es un poco decepcionante en este momento la forma en que nos hemos convertido en burbujas. Todos nos hemos convertido en burbujas debido a la forma en que los algoritmos nos proporcionan información, pero creo que hay empresas que están empezando a pensar en cómo detenemos ese ciclo perpetuo y el hecho de que tenemos acceso a información que nunca tuvimos. antes es muy emocionante para mí. La cantidad de buen contenido que están produciendo personas de todo el mundo que ahora puedo ver, compartir e interactuar es muy, muy emocionante.

Sí. El modelo comercial de los medios está un poco roto y es posible que no sea sostenible. Al mismo tiempo, como consumidor, nunca ha sido un mejor momento para estar vivo. Hay tanta disponibilidad y tanta diversidad, solo tienes que salir y encontrarlo un poco porque si no lo alcanzas, terminarás siendo alimentado con un feed de Facebook que se basa en lo que quieras.

Exactamente. También pienso en eso con mis hijos, que en algún momento podrán conectarse a Internet y encontrar un curso sobre cualquier cosa que quieran tomar, y no estaremos limitados por lo que nuestra escuela les está enseñando, lo que nuestro vecindario ofrece, o a qué hora son los cursos o clases. Simplemente podrán seguir y encontrar personas que tengan intereses similares que quieran aprender lo mismo, y que el mundo se abra a ellos de una manera que no era para mí cuando era un niño.

Casi compensa el hecho de que ya no tenemos privacidad.

Casi.

¿Hay algún servicio, aplicación o dispositivo en particular que uses todos los días que te haga sentir maravillado y te haga sentir que estás viviendo en el futuro?

Algo así como. Llevo este anillo, tengo un par de ellos en realidad. Es de Ringly y se conecta a mi teléfono, y lo tengo configurado para que si la escuela de mis hijos o mi esposo o niñera me llama o me envía un mensaje de texto, parpadeará y zumbará. Es un poco raro, pero no me gusta tener mi teléfono conmigo todo el tiempo. En las reuniones es realmente una distracción si es solo zumbido, zumbido, zumbido. Quiero saber si las personas realmente importantes están tratando de comunicarse conmigo. Esta es mi primera pieza de tecnología portátil.

Esta es la primera vez que veo a alguien usando eso en la naturaleza.

De Verdad?

Sí, los hemos probado en el laboratorio, pero es que no los he visto en la vida real. En realidad lo estás usando ahora solo porque proporciona utilidad para tu vida.

Me encanta. Lo uso todos los días. Tengo un par de colores diferentes para poder mezclarlo, y las personas que me conocen son como "Oh, ella está usando un Ringly nuevamente" porque lo uso todo el tiempo porque no me preocupa perder una llamada telefónica. Siento que tengo algo de libertad de mi teléfono, y son hermosos. Son una hermosa pieza de joyería. En realidad, quería inventarlo de esta manera hace mucho tiempo, pero no tenía idea de cómo hacerlo. Acababa de salir de la universidad y el primer iPhone había salido y dije: "Oh, desearía que hubiera una manera de saber que mi teléfono estaba sonando cuando está en mi bolso", y me alegré mucho cuando apareció Ringly..

Es genial porque es un filtro. Sirve como un filtro para que no tenga que levantar el teléfono cada vez, no tiene que mirarlo cada vez, pero es selectivo… Puede configurar su filtro y solo preocuparse por lo que es importante para ti, y eso es bastante valioso.

Exactamente. Y para mí son solo mis hijos más o menos. Pero su aplicación te permite hacer lo que sea, hay toneladas de integraciones. Para ti, si es tu calendario o si es Twitter u otra cosa, puedes configurarlo para eso, y ahora solo obtienes esa libertad. Puede saber lo que es importante y no tiene que preocuparse por todo lo demás.

Mira, desearía que estuviera integrado en Fitbit. Puede recibir notificaciones, pero sería excelente en un dispositivo portátil para poder usarlo en su reloj y obtener el mismo tipo de filtro, pero no todos los mensajes de texto que recibe, solo los que realmente le interesan.

Es por eso que todavía no tengo un reloj Apple o ninguno de esos tipos de relojes elegantes porque creo que no quiero ese tipo de información tan cerca de mí todo el tiempo. Necesito tener algo de espacio.

Es genial… ¿Cómo pueden las personas saber más sobre ti, más sobre Meeteor y mantenerse al día con el producto?

Sí. Para mí, vaya a mamieks.com, MAMIEKS, como en Sam, punto com. Puedes seguirme en Twitter @mamieks. Para Meeteor, vaya a meeteor.com, MEETEOR, punto com. Síguenos en Twitter @meeteorhq. Tanto Meeteor como yo también estamos en Facebook y LinkedIn y en muchas otras plataformas sociales, así que échanos un vistazo.

Increíble. Mamie, muchas gracias por venir. Realmente lo aprecio.

Gracias. Esto fue muy divertido.

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