6 formas en que la tecnología de impresión moderna puede ayudar a su negocio

Presentado por Epson: si ha relegado su impresora al estado de retroceso, es posible que desee volver para una nueva apariencia. Gracias a la impresión gestionada y la impresión ecológica, su la empresa podrá cambiar por completo la forma en que sus empleados se acercan a la impresión y la forma en que la paga. Aquí hay seis ejemplos específicos para comenzar.

Impresión gestionada

¿Recuerdas la última vez que tuviste que meter ese cartucho de tóner en la impresora láser de tu oficina? ¿Y la última vez que viste otra factura por ese mismo tóner y te preguntaste a dónde iba todo? Ese es solo un ejemplo de lo que un servicio de impresión administrado puede hacer por usted. Si nunca ha escuchado el término, piense en él como una evolución más del software como servicio (SaaS), excepto que se trata de la impresión como servicio (PaaS). Las características variarán, pero regístrese para recibir dicho servicio y podrá elegir la impresora adecuada para su entorno, pagar un cargo de suscripción y comenzar a imprimir. Todo lo que necesita suministrar es el papel. El servicio de suscripción se ocupará de los suministros de tóner, los problemas de la impresora y todos los demás dolores de cabeza. Además, la mayoría de los servicios también proporcionarán estos tres beneficios adicionales:

• Evaluación de impresión: la mayoría de las organizaciones no tienen idea de cuál es realmente su proceso de impresión: quién imprime, qué imprimen y cuánto imprimen. Esto se debe a que la mayoría de las oficinas se componen no solo de dos o tres impresoras de oficina estándar por piso, por ejemplo, sino también de innumerables "impresoras en sombra" en forma de dispositivos de impresión personales que los usuarios han instalado en sus escritorios (ya sea ellos mismos o para soportar algunos proceso empresarial poco conocido). Eso puede aumentar seriamente no solo los costos de tóner, sino también el papel, el hardware y los cargos por hora de personal de TI. Al seleccionar un servicio de impresión administrado, busque uno que envíe un especialista en el sitio para auditar la cantidad de impresoras que ha instalado y estudiar cómo se utilizan. Luego, convierta ese conocimiento en una recomendación del número y tipo de impresoras que su organización realmente necesita.
• Gestión granular: los servicios de impresión gestionados deben ser pesados ​​para la gestión. Busque servicios que no solo administren la conectividad y el estado de la impresora, sino que también realicen un seguimiento del costo y el uso. Algunos pueden proporcionar detalles hasta el nivel de usuario individual. Esto no solo le brinda información detallada sobre quién imprime más, por qué y cuánto cuesta, sino que le permite usar esa información (junto con lo que aprendió durante su evaluación de impresión) para ajustar y optimizar constantemente su proceso de impresión, sin pagar nunca más que tu suscripción.
• Control de costos con impresión simplificada: el beneficio más obvio de emplear un servicio de impresión administrado es disfrutar de una vida simplificada. Todos esos pequeños dolores de cabeza que lo enviaron corriendo al armario de suministros o llamando a TI ahora son manejados por el proveedor de servicios. El proveedor aprovecha el software de administración patentado y avanzado que les brinda ese tipo de control mientras mantiene una presencia fuera del sitio al aprovechar la nube. Pero esa misma tecnología a menudo tiene beneficios adicionales, y lo más notable en este caso es que sus usuarios probablemente tendrán la capacidad de imprimir en cualquier impresora en su suscripción, sin importar dónde se encuentren en Internet. Incluso para un personal de tamaño medio de guerreros de la carretera de ventas, eso no solo ahorra dinero por fax, sino que brinda flexibilidad adicional para llevar los documentos exactamente a la persona que necesitan para llegar, de manera más rápida y confiable.
• Seguridad reforzada: la implementación de la impresión administrada también significa aumentar la seguridad, que es fundamental cuando se habla de impresión conectada. La impresión administrada puede ayudar con la autenticación y la gestión de identidad, así como con más funciones prácticas de seguridad, como códigos PIN o filtrado de IP.

Impresión sostenible

La impresión sostenible suena como una palabra de moda de marketing que generará pocos beneficios tangibles para su negocio. Pero en la práctica, no solo ayuda al medio ambiente, sino que también puede ahorrarle mucho dinero en efectivo. Una solución de impresión "ecológica" que ayudaría a la mayoría de las empresas pero que no viene a la mente de inmediato cuando piensa en instalaciones ecológicas es una impresora multifunción o todo en uno. Al cambiar a un dispositivo de este tipo, no solo ahorra electricidad (un dispositivo versus al menos dos y, a menudo, tres), sino que también ahorra espacio y el uso de consumibles. Además, si se muda a dicho dispositivo a través de un servicio de impresión administrado (como los descritos anteriormente), no solo obtendrá la última tecnología de impresión, sino también la última tecnología ecológica. En cuanto a las impresoras, eso se divide en dos categorías generales de beneficios potenciales:

Reducción de tóner y cartucho: la mayoría de los fabricantes de impresoras de renombre han desarrollado nuevos motores de impresión en los últimos años que tienen como objetivo reducir el uso de tóner y tinta, así como reducir o incluso eliminar la cantidad de cartuchos de impresión usados ​​que terminan en vertederos. Canon y Epson tienen líneas de impresoras ecológicas sin cartucho, mientras que Brother, HP y Xerox tienen programas de reciclaje de cartuchos que pueden ayudarlo a deshacerse fácilmente de los cartuchos usados, para un menor impacto en el medio ambiente.

Aproveche el software más inteligente: este es en realidad un beneficio secundario de una estrategia de impresión optimizada para la nube. La mayoría de los proveedores de impresión administrados proporcionarán este tipo de soluciones, pero también puede configurarlas usted mismo si tiene algunas opciones de TI. Es simplemente una cuestión de mapear los procesos de negocios que involucran a las impresoras en la mayor cantidad de software posible en lugar de en papel. Por ejemplo, ¿realmente necesita imprimir esa orden de compra para contabilidad? ¿O sería igual de efectivo, si no más efectivo, confiable y seguro, que la impresora simplemente genere un archivo que aparece en una carpeta de almacenamiento en la nube a la que tiene acceso la contabilidad? Luego pueden simplemente abrirlo en cualquier software que usen y continuar el proceso comercial desde allí. Este tipo de cambio puede incluir no solo el almacenamiento en la nube, sino también otras aplicaciones, incluida la gestión de documentos, la gestión de relaciones con el cliente (CRM), la planificación de recursos empresariales (ERP) e incluso el software de correo electrónico o colaboración en línea, por nombrar solo algunos. Puede eliminar por completo las tecnologías obsoletas, especialmente el fax y la copia, y le permite agregar una capa de organización inmediata y seguridad de datos que el papel simplemente no puede proporcionar. También puede incluir dispositivos móviles y trabajadores remotos de manera fácil y segura, algo que generalmente es muy difícil de hacer con dispositivos más antiguos.

Es posible que la impresión ya no sea la tecnología de TI que más escuchamos, pero eso no significa que la categoría haya dejado de innovar. Si todavía está utilizando impresoras de oficina gigantes que evaporan el tóner y mastican los bosques de árboles, entonces es hora de ver más de cerca lo que está disponible hoy. Siéntese con las personas de su organización que más usan sus impresoras y analice cuidadosamente por qué y cómo se usan esos dispositivos. Luego, combine eso con lo que los fabricantes de impresoras están ofreciendo hoy junto con los servicios en la nube y las aplicaciones comerciales basadas en SaaS. Es posible que se sorprenda de lo mucho más eficiente que puede ser su negocio, al tiempo que le ahorra dinero considerable.