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El correo electrónico es un problema para casi todos, pero en la oficina en particular, crea distracciones y consume tiempo que podría dedicarse mejor al trabajo real. Algunas personas se refieren a revisar y responder al correo electrónico como "hacer un trabajo sobre el trabajo", en lugar de hacer el trabajo en sí.
Los dueños y gerentes de negocios pueden ayudarse a sí mismos y a sus empleados a combatir la sobrecarga de correo electrónico en el trabajo.
Primero, fomente la comunicación cara a cara. Hacer que los empleados se comuniquen entre sí cuando no es necesario el correo electrónico realmente puede ayudar a reducir los correos electrónicos innecesarios. Las conversaciones cara a cara también son mejores que el correo electrónico para temas delicados, cuando el tono y el sentimiento realmente importan. Muy pocas personas son tan hábiles para transmitir sus emociones en lenguaje escrito como lo son en forma oral.
Segundo, use un programa de mensajería instantánea. Para preguntas y respuestas rápidas, realmente no puede vencer a IM. Algunas empresas prohíben a los empleados instalar dichos programas, pero creo que en realidad son una verdadera bendición en la oficina. Puede recibir mensajes instantáneos en una aplicación independiente o en una plataforma de negocios en línea, como Podio, Yammer, Jive. Si su organización usa Google Apps, siempre puede aprovechar Google Talk. Cualquiera que sea la aplicación de IM que elija, asegúrese de que todos en la organización usen lo mismo. Y si el departamento de TI tiene restricciones sobre lo que los empleados pueden instalar, asegúrese de que el equipo sepa qué aplicación de mensajería instantánea deben usar todos para poder verificar las instalaciones.
Tercero, encuentre un lugar mejor que el correo electrónico para mensajes comunes. Un ejemplo claro es cuando los empleados envían un correo electrónico para que todos sepan que están enfermos, de vacaciones o que se van temprano. Estos son mensajes comunes que se agregan al desorden del correo electrónico pero no tienen que hacerlo. Una solución podría ser tener un calendario compartido. Otro podría ser que un asistente administrativo haga un seguimiento de quién entra y sale, y que envíe un correo electrónico consolidado.
Cuarto, ser un modelo a seguir por correo electrónico. Si usted es el jefe de una empresa o departamento, asegúrese de que sus hábitos de correo electrónico reflejen lo que desea que hagan los empleados. Escribe correos electrónicos más cortos cuando puedas. Hable con las personas cara a cara cuando ese sea el método correcto de comunicación. Use la mensajería instantánea y haga lo que quiera que hagan los empleados. La gente seguirá su ejemplo, y así es como desarrollará una mejor cultura de la empresa en torno al correo electrónico.
Recursos adicionales
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