La mayoría de los empleados piensan que los procesos están rotos: nintex

Cuando se les pidió que definieran los procesos más rotos de su compañía, 620 de cada 1, 000 empleados de tiempo completo con sede en los Estados Unidos dijeron que los procesos de TI rotos eran un problema importante. Además, 580 encuestados citaron los procesos de incorporación como interrumpidos, según la "Guía definitiva para los procesos más interrumpidos de las empresas estadounidenses", un informe publicado este mes, encargado por la empresa de automatización de gestión de proyectos Nintex.

Entre los principales procesos de TI rotos, el 59 por ciento de los encuestados dijo que la solución de problemas tecnológicos era su principal preocupación, mientras que el 42 por ciento afirma que el proceso para solicitar una nueva computadora o dispositivo estaba roto. Más de un tercio de los encuestados (36 por ciento) dijo que la solución de problemas de la aplicación era un problema importante.

Los procesos administrativos rotos también fueron citados como un problema corporativo importante. El 54% de los encuestados dijo que observó procesos interrumpidos dentro de su empresa. Estas incluyeron infracciones menos citadas, como no recibir el pago a tiempo (9 por ciento) y no poder tomarse un día de enfermedad (25 por ciento). Pero también se abordaron otros problemas más condenatorios relacionados con los recursos humanos (RR. HH.).

Por ejemplo, el proceso para llevar a cabo revisiones anuales de desempeño fue citado por el 53 por ciento de los encuestados como un proceso administrativo interrumpido. El proceso por el cual se negociaron aumentos y promociones también fueron citados como interrumpidos por los encuestados (47 y 53 por ciento, respectivamente). Los sistemas para identificar problemas o recomendar soluciones de problemas también se mencionaron como defectuosos (37 y 34 por ciento, respectivamente).

La gestión de documentos (DM) también se consideró un problema importante. Cuarenta y nueve por ciento de los encuestados dijo que el proceso por el cual localizan documentos importantes se rompió, y 43 por ciento dijo que el proceso para compartir y aprobar documentos estaba roto. Incluso después de que acciones importantes, como el cierre de nuevas ventas, hubieran llegado al punto de finalización, el 34 por ciento de los encuestados dijo que el proceso para completar y presentar el papeleo del nuevo cliente se había interrumpido.

1 ¿Quién tiene la culpa?

"Cuando se trata de procesos de TI rotos, como la resolución de problemas de tecnología, una gran mayoría de los encuestados se apresura a culpar al personal de TI en lugar de a los superiores corporativos", señala el informe. De hecho, el 73 por ciento de los encuestados culpó directamente a quienes administran los procesos en lugar de a los ejecutivos de nivel C que podrían no estar directamente involucrados en las actividades cotidianas. "Solo el 13 por ciento del total de encuestados culpa a los CEO de su compañía por las deficiencias de TI".

Las fallas de incorporación recaen en gran medida sobre los hombros de los gerentes de recursos humanos. El 53% de los encuestados responsabiliza a RR. HH. Por los problemas para comenzar en una nueva empresa. "En términos de procesos administrativos, tales como promociones, negociaciones y el sistema de revisión de desempeño anual, la culpa se reparte de manera uniforme entre los CEO (34 por ciento), los directores de recursos humanos (29 por ciento) y los supervisores directos (26 por ciento)".

Para superar las deficiencias de TI, el 76 por ciento de los encuestados dijeron que realizan investigaciones personales en línea. El sesenta y cuatro por ciento dijo que le pidió ayuda a sus colegas que no trabajan en TI, y el 19 por ciento le pidió ayuda a alguien fuera de la empresa.



2 Un tema común

Los datos de la empresa de gestión de proyectos Wrike descubrieron que las empresas estaban teniendo dificultades para retener empleados debido a una gestión deficiente de los procesos. De hecho, el 42 por ciento de los encuestados en la propia encuesta de Wrike dijo que había buscado un nuevo trabajo por frustración con las operaciones en el trabajo, y aproximadamente el 15 por ciento dijo que realmente había renunciado. El treinta y cinco por ciento de los encuestados le dijo a Wrike que se habían desconectado porque estaban frustrados con las operaciones y otro 15 por ciento había rechazado las tareas.

Del mismo modo, una encuesta realizada por el grupo de investigación de mercado Opinion Matters en nombre de NewVoiceMedia reveló que el vendedor promedio gasta 28 minutos por día ingresando números de teléfono manualmente. Al final del año, son 15 días de trabajo desperdiciados escribiendo información en los sistemas.



3 Sugerencias del informe

Para controlar los procesos rotos de su empresa, el informe sugiere vincular más estrechamente la TI con los trabajadores de línea de negocio (LOB). "Para mejorar problemas como la falta de un servicio de TI rápido y las dificultades para solicitar nuevos dispositivos, las empresas primero deben cerrar la brecha entre TI y el resto del negocio", señala el informe. "Esto comienza garantizando que los responsables de la toma de decisiones de TI tengan un lugar en la mesa en las discusiones comerciales de alto nivel y estén más conectados con los empleados de LOB".

El informe también sugiere eliminar el papel del proceso de incorporación. "Desde el papeleo de incorporación hasta los documentos de desempeño laboral y los formularios de inscripción de atención médica, todos estos son procesos en los que el papel es parcialmente responsable de la pérdida de tiempo y dinero", señala el informe. "Ya sea que se trate de un departamento gubernamental o una empresa de tecnología de la salud, la búsqueda de procesos sin papel tiene resultados comprobados en la reducción de costos y en la eficiencia".

La automatización no solo puede mejorar los procesos, sino que también puede mejorar la moral de los empleados, según el informe. "Con muchos de los procesos rotos que destacamos, hay oportunidades para la racionalización y la automatización para jugar roles transformadores", señala el informe. "Desde la automatización de procesos simples como enviar solicitudes de toma de fuerza a otras más sofisticadas, como delinear un flujo de trabajo para revisiones anuales de desempeño, las herramientas de automatización centradas en el contenido y los procesos pueden ayudar a impulsar a las empresas hacia flujos de trabajo más eficientes, colaborativos y optimizados".