Video: What Is NetSuite OneWorld? (Noviembre 2024)
Oracle NetSuite OneWorld es uno de los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) basados en la nube más populares del mercado actual. Los sistemas ERP son generalmente complejos simplemente porque cubren una gran cantidad de terreno, desde contabilidad y finanzas hasta ventas, marketing, gestión de inventario y mucho más. NetSuite ha trabajado arduamente para mantener su software lo más simple posible de usar, pero gran parte de su popularidad se debe al hecho de que es lo suficientemente sofisticado y flexible como para acomodar todo tipo de empresas, desde pequeñas y medianas empresas (PYME) hasta multinacionales en toda regla. empresas. Y ahora que Oracle adquirió NetSuite y probablemente se está integrando con la cartera de software empresarial Fortune 100 de esa compañía, esas capacidades solo crecerán.
Sin embargo, esa misma flexibilidad es a veces la desventaja de la aplicación. NetSuite es tan completo que es casi imposible conocer todas sus características y capacidades, lo que se evidencia por el hecho de que los expertos en ERP y NetSuite aconsejan a los clientes que contraten a una empresa de consultoría calificada de NetSuite para configurar y personalizar el software adecuadamente antes de implementarlo. a los usuarios.
Eso puede dificultar que los usuarios aprovechen al máximo esta valiosa plataforma. Es muy posible que el software tenga características útiles que quizás ni siquiera sepan que existen. Para ayudar, hemos seleccionado una breve lista de usuarios expertos y consultores, y hemos compilado una colección de consejos y trucos de Oracle NetSuite OneWorld para mostrarle cómo usar algunas de las funciones que quizás ni siquiera sabía que NetSuite ofrecía. También le mostraremos cómo usar mejor algunas funciones que necesita todos los días. Ampliaremos este compendio a medida que pase el tiempo, y lo invitamos a compartir sus propios consejos y técnicas con nosotros.
Los siguientes consejos fueron proporcionados por Craig Sullivan, Chris Manchester, Will Goodbourn y NoBlue. Sullivan es vicepresidente sénior de productos internacionales en Oracle NetSuite, Manchester es consultor sénior de NetSuite en el socio y consultoría de NetSuite Sikich LLP, Goodbourn es consultor de soluciones en Klugo Group en Australia y NoBlue es socio y consultoría de NetSuite en el Reino Unido. Agradecemos toda su participación y disposición para compartir su experiencia.
Categorías
- CONTABILIDAD Y FINANCIEROS
- FABRICACIÓN Y CADENA DE SUMINISTRO
- MÓVIL Y SISTEMA
- VENTAS Y MARKETING
Consejo 1: Aproveche al máximo su plan de cuentas
Su plan de cuentas es fundamental para el proceso contable de su organización. El cuadro separa y organiza activos, gastos, pasivos e ingresos de manera que sea fácil evaluar rápidamente la salud financiera general de su empresa. NetSuite OneWorld incluye un completo plan de cuentas, pero muchos usuarios pierden capacidades importantes cuando se trata de unir múltiples entidades, como las subsidiarias. Para hacerlo más fácil, intente esto:
Al crear una nueva cuenta, agregue un ID externo (mediante importación) que sea el Número de cuenta del libro mayor (GL) para facilitar la importación de entradas de diario. El plan de cuentas para la consolidación de Oracle NetSuite OneWorld (multiempresa) debe compartirse en todas sus filiales. Por ejemplo, usaría las mismas Cuentas por pagar y las mismas Cuentas por cobrar para todas las subsidiarias, independientemente de la moneda. Puede hacerlo fácilmente porque Oracle NetSuite OneWorld se ajusta automáticamente para las revaluaciones de divisas.
Sin embargo, recuerde que es mejor usar las cuentas predeterminadas estándar de Oracle NetSuite OneWorld siempre que sea posible en lugar de importarlas. Además, use segmentos para la información financiera en lugar de crear cuentas GL separadas para cada departamento, canal o subsidiaria.
Consejo 2: Obtenga más de la gestión financiera
Los paneles son una excelente manera de facilitar el acceso a las operaciones que se utilizan con frecuencia. Una vez que haya identificado los accesos directos, informes, indicadores clave de rendimiento (KPI), búsquedas guardadas u otras funciones de uso común, Oracle NetSuite OneWorld le permite incorporarlos en un tablero específico para ese trabajo. Luego puede configurar y publicar estos paneles para usuarios específicos. Esto profundiza hasta los usuarios individuales que pueden tener paneles completamente diferentes. Puede editar y modificar los paneles de un usuario para que los use otro usuario o copiar un panel uniforme a varios usuarios o a un equipo con las mismas necesidades.
Consejo 3: utilice ensamblajes fantasma en la producción, la cadena de suministro y la planificación de requisitos de materiales (MRP)
Los conjuntos fantasmas son, por lo general, artículos no almacenables producidos para su uso como componentes en conjuntos de fabricación. También se pueden usar para simplificar la administración de la Lista de materiales (BOM) o para representar una opción de configuración para un producto manufacturado en particular.
La función Phantom BOM también permite a los usuarios controlar qué ensamblajes se extraerán del inventario y cuáles se completarán como parte de la orden de trabajo para el ensamblaje almacenable. Por ejemplo, los usuarios pueden crear un elemento de ensamblaje (como una rueda de bicicleta, por ejemplo) que represente una opción de configuración del producto y luego configurarlo como "Phantom".
Para hacer eso, las siguientes funciones deben habilitarse desde el menú Configuración: Configuración> Compañía> Tareas de configuración> Habilitar características:
Artículos de montaje
Órdenes de trabajo
Una vez habilitado, las opciones de ensamblaje fantasma aparecen en los registros de ensamblaje y orden de trabajo.
Consejo 4: Uso de roles en la implementación y configuración del sistema:
Cómo se crean y asignan los roles en Oracle NetSuite OneWorld es muy importante. Debería ser el tema de varias reuniones de seguridad y procesos de negocios antes de implementar el software. Los roles son importantes porque representan su primer nivel de control para la seguridad de los datos; quién es usted y qué hace define su acceso a los datos y características, por lo que esto debe ser cuidadosamente mapeado.
Para probar que sus roles tienen los permisos correctos, copie la URL de un rol y úselo en otro para actuar como prueba. Si el segundo rol no tiene el permiso correcto, Oracle NetSuite OneWorld le explicará exactamente qué permiso se necesita. Además, intente definir grupos de roles o roles que pertenezcan a grupos de usuarios (como departamentos o equipos) en lugar de crear un rol separado para cada usuario. Si una persona necesita un poco más o menos de permisos que el resto, puede modificarla usando los Permisos globales además de la función personalizada definida, de forma similar a como lo haría en un directorio de red como Microsoft Azure Active Directory (Microsoft Azure AD). Además, siempre trate de usar un rol personalizado en lugar de un rol estándar. Las funciones personalizadas pueden modificarse con el tiempo, mientras que las funciones estándar no pueden hacerlo, lo que las hace inherentemente más seguras y fáciles de administrar a largo plazo.
Consejo 5: Habilite NetSuite Mobile
NetSuite Mobile es una característica que muchas organizaciones subutilizan. Dos áreas en las que NetSuite Mobile ahorra tiempo y fomenta informes más precisos son la entrada de informes de gastos y la actualización de datos de clientes y ventas. Al ingresar los gastos y los recibos asociados a medida que ocurren, eliminará esos errores de entrada perdidos cuando los ingrese en lotes.
Los detalles de gastos son los componentes básicos desde los cuales puede administrar gastos y crear informes de gastos. Comprenden una imagen del recibo físico y la descripción adjunta del gasto. Puede adjuntar hasta cuatro imágenes a un Detalle de gastos individual, lo que facilita la organización de varios elementos en una sola categoría (por ejemplo, por ejemplo, multas de estacionamiento, tarifas de taxi o cenas).
Para crear un detalle de gastos:
Primero, toque "Nuevo gasto" en el Panel de inicio.
Segundo, toque el ícono de Imagen de la cámara.
Tercero, elija una imagen existente en su computadora o capture una nueva imagen y luego apunte a eso.
Luego, toque el ícono de Imagen de la cámara nuevamente para agregar varias imágenes según sea necesario (recuerde, el máximo es cuatro).
Luego, complete los campos de descripción para que la contabilidad sepa lo que está sucediendo.
Finalmente, toque Listo para guardar el Detalle de gastos y listo.
Consejo 6: Cree campos personalizados para adaptar OneWorld a su negocio
Los campos personalizados son campos de entrada de datos y bases de datos que no forman parte de la configuración predeterminada de Oracle NetSuite OneWorld. Al mapear cuidadosamente sus procesos comerciales, puede descubrir los datos que su organización necesita capturar para optimizar el valor de Oracle NetSuite OneWorld para su empresa. Puede agregar dichos campos a cualquier módulo en Oracle NetSuite OneWorld. Este podría ser un campo en el módulo de gestión de relaciones con el cliente (CRM) que captura algo sobre sus clientes que solo su empresa podría necesitar, o campos personalizados en su inventario o módulos de contabilidad. Agregar uno o más de estos campos personalizados a sus registros no es difícil.
Para comenzar, vaya a Personalización> Listas, Registros y luego Campos. Desde allí, seleccione> Nuevo, y luego indique dónde debe ir y cuál es el tipo de campo deseado.
Luego, en el campo Etiqueta, ingrese un nombre o una descripción para el campo. Esta etiqueta se muestra en el campo de las transacciones que selecciona. Si lo desea, ingrese una ID única para este campo. Esto se puede establecer en una cadena alfanumérica de hasta 30 caracteres de longitud. Esta cadena no debe incluir espacios, pero puede incluir guiones bajos ("_"). NetSuite modifica automáticamente la ID ingresada en este campo con un prefijo que corresponde al tipo de campo que se está creando, como se detalla a continuación:
CRM: cliente
Entidades: custentity
Artículos: custitem
Columna de transacción: custcol
Cuerpo de la transacción: cuerpo del cliente
Seleccione el propietario de este campo personalizado. Solo el propietario puede modificar este registro. Su nombre está seleccionado por defecto. Ingrese una descripción del campo. En el campo Tipo, seleccione el tipo de campo personalizado que desea crear. El tipo de campo que seleccione determina las otras opciones que puede establecer en esta página. Si ha elegido Lista / Registro o Selección múltiple en el campo Tipo, seleccione la lista o registro que contiene los elementos para el campo de lista.
De forma predeterminada, la opción Almacenar valor está habilitada para que los valores de campo personalizados se almacenen en su cuenta de Oracle NetSuite OneWorld. Desactive esta casilla para indicar que los valores de este campo personalizado son "solo visualización" y no deben almacenarse. Además, algunos tipos de datos de campo personalizados proporcionan una opción de "Usar formato cifrado" que puede habilitar para cifrar los valores de campo almacenados en la base de datos.
Consejo 7: Configure Oracle NetSuite OneWorld para iPhone
De uso gratuito para todos los clientes de Oracle NetSuite OneWorld, la aplicación para iPhone de Oracle NetSuite OneWorld brinda acceso a información comercial clave para que pueda monitorear fácilmente las actividades comerciales, en cualquier momento y desde cualquier lugar. La aplicación está diseñada principalmente para su uso en el iPhone, pero funcionará en cualquier dispositivo iOS con Apple iOS 7.xo superior con una conexión a Internet. Aquí le mostramos cómo puede configurar algunas de las configuraciones más importantes:
Guardar o eliminar sus datos de inicio de sesión: la aplicación puede almacenar sus datos de inicio de sesión mediante la función "Recordarme". Para habilitar esto, vaya a Configuración:
Luego, toque "Recordarme", ingrese sus credenciales de inicio de sesión, toque "Activar", y luego lea y acepte la declaración legal de Oracle NetSuite OneWorld. Para eliminar sus detalles de inicio de sesión, simplemente regrese a la misma Configuración y toque "Desactivar".
Configuración de la barra de pestañas de navegación: puede configurar la barra de pestañas de navegación para mostrar cuatro opciones de las siguientes: Inicio, Calendario, Búsquedas guardadas y la lista de tipos de registros compatibles. En la barra de la pestaña de navegación, toque "Más", y luego en la barra de menú, toque "Reordenar". Ahora puede mover los tipos de registros hacia arriba o hacia abajo de la lista arrastrando el ícono Grab. Cuando haya terminado, toque "Listo". Los primeros cuatro elementos se mostrarán en la barra de la pestaña de navegación (situada en la parte inferior de la mayoría de las pantallas).
Configuración del registro de llamadas telefónicas: el registro de llamadas telefónicas le permite rastrear todas las llamadas telefónicas iniciadas desde su aplicación Oracle NetSuite OneWorld para iPhone (esta función está desactivada de manera predeterminada). También puede recordarle que registre su última llamada; Tan pronto como finaliza una llamada, una alerta emergente le recuerda que debe registrar la llamada. Para ajustar esta configuración, vaya a su configuración y toque "Registro de llamadas telefónicas". Una vez que haya terminado, toque "Listo".
Consejo 8: Aproveche al máximo los canales RSS
Muchos usuarios no hacen uso de la función de fuentes RSS en el panel de control de Oracle NetSuite OneWorld, lo que puede ser un error, especialmente para equipos o divisiones que desean actualizarse entre sí de manera fácil y regular. RSS significa "Resumen del sitio enriquecido" y es una forma de que las actualizaciones de información se publiquen en un feed de colaboración al estilo de las redes sociales para que las personas, los equipos u otros grupos puedan suscribirse. Estas fuentes pueden originarse dentro de su organización o en otro lugar en la web abierta. Oracle NetSuite OneWorld tiene algunas fuentes RSS integradas a las que puede suscribirse de inmediato, como Yahoo Business News, pero hay muchas herramientas disponibles que lo ayudarán a crear una fuente RSS personalizada para todo tipo de usos diferentes.
Como ejemplo, Queryfeed le permite usar una herramienta de búsqueda simple para raspar Facebook, Google o Twitter para menciones de una palabra clave o palabras clave en particular. Por lo tanto, puede monitorear cada vez que alguien menciona su empresa en Twitter o vigilar los rumores sobre un evento de la industria que lo afecta. La creación de este feed lleva solo unos minutos y luego puede usar las funciones RSS de Oracle NetSuite OneWorld para mostrar estos datos directamente dentro de los paneles de Oracle NetSuite OneWorld.
Un servicio RSS le dará una dirección URL del sitio web que tiene el código para su fuente RSS personalizada. Entonces, todo lo que tienes que hacer es:
Haga clic en el enlace "Personalizar" en la esquina superior derecha de su panel de Oracle NetSuite OneWorld. Esto le brinda un menú de todos los "portlets" del tablero que están disponibles. Desde allí, puede seleccionar "RSS Feed" y arrastrarlo a donde desee.
Haga clic en el enlace "Configuración" en la parte superior de su nuevo portlet de fuente RSS para cambiar la fuente.
En el campo "URL de fuente", ingrese la URL de su nueva fuente RSS.
Se habrá agregado la nueva fuente RSS.
Ver todas las categorías VENTAS Y MARKETINGConsejo 9: Haga que CRM sea aún más manejable
Las características de CRM de Oracle NetSuite OneWorld ya son competitivas y completas, pero aquí hay varias formas de hacer que CRM sea aún más fácil de usar:
Utilice la asignación automática de leads. Configure sus reglas de ventas y territorios de ventas para asignar instantáneamente nuevos clientes potenciales a los representantes de ventas o equipos asociados tan pronto como esos clientes potenciales estén disponibles.
Realice un seguimiento y controle la última actividad de ventas en los registros de contactos, clientes potenciales y oportunidades. Esto asegura que las perspectivas se contacten de manera oportuna.
Utilice los recordatorios del tablero con titulares para guiar rápida y fácilmente sus tareas diarias.
Recuerde configurar las Campañas de marketing en "EJECUTAR" para que se procesen en el momento designado.
Cree encuestas de satisfacción fácilmente personalizables mediante el uso de registros personalizados para enviar correos electrónicos a sus clientes; los resultados se completarán automáticamente en Oracle NetSuite OneWorld y se pueden rastrear fácilmente.
Consejo 10: Cómo responder a un correo electrónico desde un registro
No siempre es fácil descubrir cómo responder a un correo electrónico generado a partir de un registro. Así es cómo:
En el registro desde el que desea enviar el mensaje de correo electrónico, haga clic en la subpestaña Comunicación. Luego, en la subpestaña Mensajes posteriores, haga lo siguiente:
Haga clic en Ver junto al mensaje de correo electrónico:
Y luego haga clic en Responder, Responder a todos o Reenviar:
Si está respondiendo, los archivos adjuntos no se incluyen de manera predeterminada, pero se pueden agregar en la subpestaña Archivos adjuntos. Los mensajes reenviados incluyen archivos adjuntos de forma predeterminada.
Consejo 11: Cómo enviar un nuevo mensaje de correo electrónico desde un registro
No es difícil enviar un correo electrónico que incluya un registro. Esta es una forma útil de reenviar el registro. Si está enviando un nuevo mensaje de correo electrónico, haga clic en Correo electrónico. Alternativamente, puede usar el botón "Crear nuevo" en la parte superior del registro y seleccionar el correo electrónico de la lista desplegable. Aparecerá un cuadro de mensaje de correo electrónico.
Luego, seleccione el contacto que desea enviar por correo electrónico en el campo Destinatario o ingrese una dirección de correo electrónico. Si desea incluir otros destinatarios, en la columna Copiar otros, seleccione los otros que desea incluir en este mensaje. En el campo Correo electrónico, ingrese una dirección de correo electrónico si no existe. Marque la casilla Cc para copiar este contacto o la casilla Bcc para hacer una copia oculta del contacto.
Consejo 12: Administrar correos electrónicos devueltos
En Oracle NetSuite OneWorld, cuando un mensaje de correo electrónico devuelve una dirección no válida o un rebote, cualquier registro asociado con esa dirección de correo electrónico ofrece una advertencia de que la dirección de correo electrónico no es válida. Esta advertencia incluye campañas de marketing por correo electrónico, así como registros de clientes, contactos, proveedores, empleados y otros registros de nombres y mensajes de correo electrónico. Hay muchas razones posibles para los rebotes duros. Estos incluyen un usuario desconocido, un dominio incorrecto, un error de dirección y el error de Cuenta cerrada, por nombrar solo algunos.
Estas direcciones de correo electrónico también se agregan a la "Lista de direcciones de correo electrónico devuelto". Oracle NetSuite OneWorld no enviará mensajes de correo electrónico a direcciones que hayan provocado un rebote fuerte hasta que se eliminen de esta lista, ya sea manualmente o después de que haya transcurrido un tiempo específico. El administrador de la cuenta establece este tiempo especificado en la pestaña Correo electrónico en Configuración> Compañía> Preferencias> Configurar impresión, fax y correo electrónico.
Puede ver una lista de direcciones de correo electrónico devueltas en Listas> Relaciones> Direcciones de correo electrónico devueltas.
Aquí, puede eliminar manualmente las direcciones de correo electrónico de la lista para incluirlas nuevamente en las campañas de correo electrónico. Mientras las direcciones de correo electrónico estén presentes en esta lista, Oracle NetSuite OneWorld no enviará correos electrónicos a estos destinatarios. Sin embargo, solo permanecen en esta lista durante el período de tiempo definido mencionado anteriormente. Los períodos de tiempo definidos para "eliminar direcciones de correo electrónico de la lista de direcciones de correo electrónico devuelto después de" son 30 días, 90 días, 180 días o nunca. Si su cuenta está configurada en "nunca", los correos electrónicos rechazados permanecerán en esta lista y, por lo tanto, nunca se enviarán correos electrónicos, a menos que los elimine manualmente.
Consejo 13: Uso de la función Comisiones de empleados
El módulo de la Comisión (también conocido como "gestión de compensación de incentivos") está disponible como un módulo adicional para los clientes de Oracle NetSuite OneWorld. Permite a los empleadores pagar fácilmente a sus representantes de ventas y a la comisión de representantes de sus socios, ya sea como parte de sus salarios o mediante cheque (tratada como una transacción de cuentas por pagar). La función de compensación de ventas Oracle NetSuite OneWorld está integrada con sus funciones de contabilidad, por lo que es fácil. Cuando se ingresan las ofertas, el sistema calcula automáticamente la comisión de ventas.
Para comenzar a usar la función Comisiones de empleados, asegúrese de haber documentado exactamente cómo su organización calcula las comisiones. Entregue eso a un administrador, y luego él o ella puede comenzar activando la función en Configuración> Compañía> Tareas de configuración> Habilitar funciones (Administrador), que se encuentra en la subpestaña Empleados.
Si su empresa ofrece incentivos a los socios para las ventas, también puede usar la función Comisiones y regalías de socios.
Para comenzar a utilizar la función Comisiones de empleados, debe hacer tres cosas clave:
Establezca sus preferencias de comisiones en Configuración> Ventas> Gestión de ventas> Comisiones (Administrador). Estas preferencias determinan cómo y cuándo paga las comisiones de los empleados y afectan todas las comisiones configuradas en su cuenta de Oracle NetSuite OneWorld.
Cree horarios de comisiones de empleados en Pronóstico> Comisiones> Horarios de empleados> Nuevo (Administrador de ventas). Los horarios de las comisiones definen las reglas que determinan cómo se calculan las comisiones. Los cronogramas pueden basarse en las ventas totales, el porcentaje de cuota cumplida, la cantidad vendida, el beneficio total o la rentabilidad.
Cree y asigne planes de comisiones para empleados en Pronóstico> Comisiones> Planes para empleados> Nuevo (Administrador de ventas). Los cronogramas de comisiones de los empleados se colocan en los planes de comisiones que se asignan a sus representantes de ventas. Puede incluir múltiples horarios de comisiones en un solo plan y puede asignar más de un representante de ventas a un plan. Sin embargo, no puede asignar un representante de ventas a más de un plan de comisiones para el mismo intervalo de fechas.
Consejo 14: Cómo administrar entidades de baja en masa con direcciones de correo electrónico devueltas
Tener muchos clientes o proveedores con direcciones de correo electrónico que rebotan no solo es inconveniente, sino que también puede disminuir la efectividad de una campaña de marketing por correo electrónico. Además, lleva mucho tiempo corregir cuando tiene varias campañas masivas de correo electrónico programadas.
Para acelerar las cosas, puede cancelar la suscripción de clientes y otras personas con direcciones de correo electrónico no válidas de campañas de correo electrónico con una actualización masiva. Esta actualización masiva puede basarse en el campo "Hard Bounced" que se establece en un registro cada vez que el correo electrónico enviado desde Oracle NetSuite OneWorld desencadena un rebote duro.
Para comenzar, vaya a Campañas> Otros> Actualizaciones masivas. Luego expanda "Actualizaciones generales".
Haga clic en el tipo de registro que desea cancelar. Cuando esté en la página Actualización masiva, busque la subpestaña Criterios y seleccione "Rebote duro" en la columna Filtro. Elija "Sí" para seleccionar todos los destinatarios cuyas direcciones de correo electrónico hayan rebotado. Luego, haga clic en "Establecer".
Ingrese cualquier otro criterio para los registros que desea cancelar y haga clic en la subpestaña "Campos de actualización masiva". Marque la casilla en la columna "Aplicar" junto al cuadro Estado de suscripción global. Luego, en la columna "Valor", seleccione "Exclusión voluntaria". Haga clic en Vista previa para revisar los registros que se verán afectados por esta actualización. Finalmente, en la página Vista previa, haga clic en "Realizar actualización".
Consejo 15: Póngase al día con las interacciones con los clientes mediante el uso de "Mostrar actividad"
A veces las técnicas más útiles no son las más complejas. Si desea ponerse al día rápidamente con las interacciones con un cliente, hay un botón "Mostrar actividad" que está oculto en el menú Acciones en cada registro de cliente. Este botón le permitirá hacer el trabajo con solo unos pocos clics del mouse. Se encuentra debajo de la pestaña "Acciones" en el registro del Cliente.
Al hacer clic en esta opción del menú, obtendrá una impresión emergente de cada actividad y correo electrónico enviado a ese cliente y desde ese cliente, en una lista fácil de desplazar. Puede ponerse al día sobre lo que está sucediendo y es mucho más rápido que analizar todas las interacciones antiguas.
