Video: Se puede ELIMINAR un correo ya enviado? Emails que se AUTODESTRUYEN (Noviembre 2024)
El correo electrónico es fácil de odiar. Y oh, cómo nos encanta odiarlo. Como un enlace al mundo exterior, es genial. Como una forma de hablar con los compañeros de trabajo, no tanto. No es en tiempo real, la gente lo usa mal (hola, "Responder a todos"), y los mensajes importantes están enterrados en el lodo diario de boletines, anuncios y correos electrónicos de suscripción a productos y servicios a los que podría jurar que nunca se suscribió.
No siempre fue así. Pasaron más de dos décadas después de que el programador informático estadounidense Ray Tomlinson implementara el primer sistema de correo electrónico en 1971 para que el correo electrónico se pusiera al día. Pero cuando lo hizo, creó una revolución en la forma en que las personas se comunicaban, dentro y fuera del trabajo. Tomlinson murió el 6 de marzo a la edad de 74 años.
Hoy en día, las empresas están abandonando el correo electrónico en masa por herramientas de colaboración en línea como Atlassian HipChat, Google Hangouts y, sobre todo, Slack. Se espera que la actividad empuje el mercado global de lo que los analistas llaman redes sociales empresariales a $ 3.5 mil millones para 2019, más del doble de lo que era en 2014, según un informe de IDC de julio de 2015.
Cambiar a Slack o una herramienta de comunicaciones similar dentro de la oficina es tan fácil como abrir una cuenta de prueba gratuita. Slack puede ser excelente para intercambios rápidos entre los miembros del equipo o para compartir documentos e informes en toda la empresa. Pero hay una curva de aprendizaje, puede ser costosa y puede convertirse en una pérdida de tiempo tan grande como el correo electrónico, si no peor.
"Requiere la aceptación de los empleados", dijo Danny Groner, Gerente de Alianzas y Alcance de Blogger en el sitio web de fotografías Shutterstock, que utiliza Slack para las comunicaciones internas. "Si las personas lo compran y están dispuestas a reconocer que hay valor, en tres a seis meses estarás fuera de la vieja forma".
Aquí hay factores que lo ayudarán a decidir si su negocio está listo para despedirse del correo electrónico. Se basan en el aporte de más de media docena de pequeñas y medianas empresas (PYMES) que entrevisté que trasladaron los mensajes de la oficina a Slack o una herramienta similar.
1. Averigua por qué estás cambiando
No es suficiente guardar el correo electrónico porque es "malo". Los objetivos concretos pueden ayudarlo a determinar cómo configurar e implementar un nuevo servicio. Greg Edwards, CEO de la firma de seguridad cibernética WatchPoint Data, quería una forma más rápida de obtener información hacia y desde los empleados, pero con la capacidad de adjuntar archivos, colaborar y archivar material. Necesitaba una funcionalidad más rica que la que podía ofrecer la mensajería instantánea (IM), por lo que probó Slack y descubrió que "hacía todo lo que estaba buscando".
2. Las grandes armas tienen que liderar la batalla
Sí, será una batalla. Incluso si el correo electrónico no funciona, es a lo que la mayoría de la gente está acostumbrada. El cambio no funcionará a menos que los altos directivos sean los mayores animadores y los primeros usuarios. En una empresa más pequeña, ese podría ser el propietario o el CEO. En una empresa más grande, podría ser el jefe del departamento. Después de inscribirse en Slack, Edwards tuvo que recordarlo continuamente a sus ocho empleados. "Todavía tenía gente que me enviaba correos electrónicos y respondía y decía: 'Envíame esto en Slack'".
Otras compañías adoptan un enfoque más suave. El fabricante de la aplicación de número de teléfono virtual Burner estaba usando una aplicación de chat diferente cuando uno de los cofundadores de la compañía invitó a algunos amigos a probar Slack. "Todos comenzaron a usar Slack más y más, y matamos al otro", dijo Greg Cohn, CEO de Burner. Él estima que su volumen de correo electrónico disminuyó entre un 30 y un 50 por ciento como resultado, y habría disminuido más si su trabajo no implicara enviar correos electrónicos a personas fuera de la empresa.
3. Considere sus opciones
Slack es un gran jugador, pero hay alternativas. Las herramientas de Sameroom ayudan a compartir mensajes entre plataformas de comunicación incompatibles, y la compañía utiliza múltiples soluciones para la mensajería entre oficinas, incluidas Atlassian HipChat, Intercom y Slack, aunque utiliza principalmente Fleep. Entre otras cosas, los usuarios de Fleep pueden escribir mensajes dentro de la plataforma para enviarlos desde y hacia el correo electrónico, una característica que no está disponible en la versión gratuita de Slack (según Andrei Soroker, CEO de Sameroom).
4. Considere los costos
Slack es gratuito hasta que llegue a 10, 000 mensajes y cinco herramientas compatibles. Después de eso, cuesta $ 8 por mes por usuario (o $ 6.67 cuando se paga anualmente). Jeff Gladnick, fundador y CEO de la firma de desarrollo web Great Dental Websites (GDW), paga $ 200 al mes por Slack por sus 30 empleados. Le encanta el servicio, pero le encantaría encontrar algo más barato. "Llegaste a la pared mucho más rápido de lo que crees", dijo, "y tu personal se queja cuando no puede encontrar cosas y dice que volvamos al correo electrónico. Así que compras. Es como heroína, te quedas atascado y no se puede bajar ".
5. Oferta de entrenamiento
Por difícil que sea imaginar, en un momento la gente tuvo que aprender a usar el correo electrónico. Es lo mismo para Slack. Asegúrese de que los empleados conozcan los conceptos básicos de Slack, como cómo funcionan los canales y cómo optar por entrar o salir de ellos. Si está integrando Slack con las aplicaciones de productividad de oficina existentes, asegúrese de que entiendan cuáles son y cómo se conectan. Obtenga más consejos sobre cómo hacerlo en 7 consejos esenciales para usuarios flojos. Cuantos más empleados incorporen, menos probabilidades tendrán de caer en el tipo de malos hábitos que crearon el correo electrónico de hoy.
6. Decide cuánto socializar tu cultura no laboral permitirá
Los empleados de GDW comenzaron canales de Slack para personas a las que les gustan los gatos, el esquí y el snowboard. "Gran parte de nuestra cultura ha llegado a Slack", dijo Gladnick de GDW.
Pero demasiada diversión puede ser algo malo. En lugar de dar a las personas la oportunidad de desahogarse entre las tareas, los canales de tonterías pueden convertirse en enormes pérdidas de tiempo.
Slack anunció recientemente su propio chat de voz interno en la misma línea que Skype.
Soroker dice que una vez trabajó para una compañía que usaba Skype, y "había personas que pasaban todo su día de trabajo bromeando en estas salas de chat (Skype), intercambiando imágenes de gatos y GIF animados", dijo. "Si eso se convierte en realidad, es peligroso". En Sameroom, Soroker dijo que no hay canales Slack divertidos. "No decimos nada a menos que esté relacionado con el trabajo. Intentamos ser aburridos a propósito".
7. No ignore las aplicaciones de comunicación para contactar a los clientes
Es posible que las herramientas de colaboración y las aplicaciones de mensajería interna no hayan sido diseñadas para comunicarse con los clientes, pero las empresas ahora las están utilizando de esa manera. Cohesion Singapore, un organizador de eventos grupales de formación de equipos como laser tag y bubble soccer, utiliza WhatsApp Messenger y Telegram Messaging para responder a las consultas de posibles clientes. La compañía de 18 meses de edad abandonó el correo electrónico a favor de las aplicaciones de mensajería hace aproximadamente un año porque permitió a los empleados responder más rápido, dijo el cofundador de Cohesion Singapur, Xavier Chng. Y, señaló, los clientes están dispuestos a pagar una prima por los "valores intrínsecos", como las respuestas rápidas.
