Tabla de contenido:
- Paso uno: Descripción general del tablero
- Paso dos: notificaciones personalizadas
- Paso tres: clientes potenciales vs. contactos
- Paso cuatro: creación y gestión de ofertas
- Paso cinco: personalizando sus canales de ventas
- Paso seis: Agregar campos personalizados
- Paso siete: programación de citas
- Paso ocho: creación y asignación de tareas
- Paso nueve: integrar su correo electrónico
- Paso 10: Configuración de acciones automatizadas
Video: Microsoft Dynamics CRM: Introducción y demo (Noviembre 2024)
Base CRM es la elección de los editores de PCMag para el software CRM. La serie de videos presentada está diseñada para ponerlo en funcionamiento con Base CRM de manera rápida y fácil. Le guía a través de todos los pasos iniciales para configurar, organizar y usar su cuenta. En el artículo, desglosaremos tareas como personalizar canales de ventas, configurar la gestión de leads y configurar acciones automatizadas.
- Paso uno: Descripción general del tablero
- Paso dos: personalizar tus notificaciones
- Paso tres: clientes potenciales vs. contactos
- Paso cuatro: creación y gestión de ofertas
- Paso cinco: personalizando sus canales de ventas
- Paso seis: Agregar campos personalizados
- Paso siete: programación de citas
- Paso ocho Creando y asignando tareas
- Paso nueve integrando su correo electrónico
- Paso 10 Configurar acciones automatizadas
Paso uno: Descripción general del tablero
Aprenda a usar su panel de Base CRM en este breve video que incluye una descripción general de la actividad de la cuenta, resumen de canalización y opciones de filtrado. Existen tres tipos de perfiles de Base CRM, cada uno de los cuales tiene diferentes permisos: Usuario, Administrador y Empresa. El perfil de usuario solo puede ver su propia actividad, el administrador puede ver su actividad y la de sus informes directos, y los usuarios empresariales pueden ver la actividad de equipos completos.
De lo contrario, los paneles tienen el mismo aspecto en todos los perfiles, con la canalización y el resumen del acuerdo en el lado izquierdo, la actividad de la cuenta en el centro y las tareas y citas en el lado derecho. Una nueva adición a la interfaz de usuario (UI) es el botón Agregar universal, que se puede usar para agregar nuevos contactos, clientes potenciales y otros registros desde cualquier pantalla, incluido el tablero.
Puede ver información de alto nivel sobre sus ofertas, filtrada por canalización, así como la actividad de los últimos 30 días, incluido un recuento de las ofertas que se han ganado y perdido o marcado como no calificado. La actividad de la cuenta está organizada por notas, tareas completadas y ofertas. En esta columna, verá cada vez que alguien agrega un nuevo acuerdo, contacto, nota, tarea o cambia el estado o la etapa de un cliente potencial o acuerdo. Finalmente, las tareas y las próximas citas están en el lado derecho; las tareas vencidas se muestran en rojo. Mire el video para obtener consejos sobre cómo filtrar contenido y personalizar su tablero de instrumentos para sus necesidades específicas.
Paso dos: notificaciones personalizadas
Este video lo guía a través de cómo administrar las notificaciones. Hay tres tipos diferentes de notificaciones en Base CRM: notificaciones preestablecidas, notificaciones personalizadas y notificaciones web.
Las notificaciones predeterminadas incluyen actividades de software, como cuando se le asigna un cliente potencial, un acuerdo o una tarea, así como recordatorios de citas y tareas. También hay notificaciones del sistema, como cuando se completa una importación o exportación o cuando se crea un nuevo cliente potencial a partir de un formulario de captura. Para cada uno de estos, puede optar por una alerta web, una alerta por correo electrónico o desactivar las notificaciones.
Los usuarios pueden crear notificaciones personalizadas relacionadas con clientes potenciales, contactos y ofertas. Para cada uno, primero elige un filtro, como clientes potenciales que pertenecen a equipos o usuarios particulares o un acuerdo que se encuentra en una determinada etapa. Luego eliges un disparador. Por ejemplo, es posible que desee recibir una alerta cuando se agrega una tarea a un nuevo acuerdo o cuando se cambia la etapa de un acuerdo en la tubería. Las notificaciones pueden tener más de un activador. Puede recibir alertas web, de correo electrónico y móviles.
Finalmente, los usuarios que se han suscrito a Base Voice, o se han integrado con algún otro proveedor de servicios de voz de negocios, pueden suscribirse para recibir notificaciones web sobre llamadas entrantes y mensajes de texto. Base Voice incluye un número de teléfono único y registra automáticamente llamadas y mensajes a clientes potenciales y contactos.
Paso tres: clientes potenciales vs. contactos
Si eres nuevo en CRM, es posible que tengas algo de confusión cuando se trata de clientes potenciales y contactos. En Base CRM, un cliente potencial es una persona, empresa u oportunidad comercial líder que aún no forma parte de la cartera de ventas. Estos incluyen personas y empresas que ha descubierto a través de redes pero con las que aún no ha hecho un trato comercial. Los leads tienen que ver con el potencial. Una vez que un cliente potencial muestra interés en un producto o servicio, puede convertirse en un contacto. Un contacto también puede ser alguien con quien ha hecho negocios en el pasado y es probable que ofrezca negocios repetidos.
Las pestañas Lead y Contact en Base CRM se ven y funcionan de manera similar, con una variedad de filtros de búsqueda. Los clientes potenciales se clasifican de tres maneras: nuevos, de trabajo y no calificados. Los contactos se dividen entre clientes potenciales y clientes. Los contactos se pueden asociar con una o más ofertas. Tanto para clientes potenciales como para contactos, puede ver las tareas y citas relacionadas en su entrada, así como los documentos asociados. Los leads se pueden convertir en contactos, pero esa acción no se puede revertir.
Paso cuatro: creación y gestión de ofertas
Las ofertas son oportunidades de ventas relacionadas con un cliente potencial o contacto. Se mueven a través de su canal de ventas, que representa su proceso de ventas. Cada canalización finaliza en una de las tres etapas cerradas: ganada, perdida o no calificada. Ganados y perdidos se explican por sí mismos; marcar un acuerdo como no calificado significa que no fue un rechazo total. Las razones no calificadas podrían ser el tiempo, el presupuesto, la reorganización de la empresa o cualquier elemento que esté fuera de su control. Estos tres grupos de ofertas facilitan el seguimiento de su éxito y se dirigen mejor a su equipo de ventas.
En la página Ofertas, puede ver cuántas ofertas hay en cada etapa de la tubería. Al igual que los clientes potenciales y los contactos, también puede filtrar ofertas por cualquiera de los campos que está utilizando. En una entrada de acuerdo, puede ver qué contacto, cliente potencial o compañía está conectada a él, actividad reciente y su valor y porcentaje de probabilidad. También se muestran las tareas o citas relacionadas. También puede cambiar la etapa del acuerdo aquí.
Paso cinco: personalizando sus canales de ventas
Las canalizaciones de ventas están formadas por etapas. Base CRM tiene seis etapas listas para usar, pero puede agregar más o eliminar cualquiera que no planee usar. También puede cambiar el nombre y reordenar las etapas según los procesos de su empresa. Hay dos tipos de etapas: activa y cerrada. Si bien puede cambiar el nombre de cualquiera de las tres etapas cerradas, que por defecto son ganadas, perdidas y no calificadas, puede eliminarlas o agregar más.
Si tiene múltiples canales de ventas, puede personalizar cada uno con diferentes etapas. Entonces, si vende productos y servicios, entonces puede tener tuberías que se ajusten a cada proceso.
Paso seis: Agregar campos personalizados
Los clientes potenciales, los contactos y las ofertas tienen una multitud de campos predeterminados, pero eso no siempre es suficiente. Los campos personalizados le permiten recopilar y almacenar información adicional sobre sus prospectos que son exclusivos de sus negocios. Base CRM tiene una variedad de opciones de campo personalizadas. Puede crear campos para una sola línea de texto, un párrafo de texto, casilla de verificación, menú desplegable, menú de selección múltiple, fecha, correo electrónico, teléfono, dirección y URL. Puede agregar tantos campos personalizados como desee, y para el menú desplegable y de selección múltiple, hasta 500 opciones.
Paso siete: programación de citas
Base CRM viene con una función de calendario, y también puede integrar uno o más calendarios de Google con su cuenta. Debe elegir un calendario como predeterminado, que es el único que puede editar. Las citas de calendarios no predeterminados se muestran en gris. Cuando crea una cita, puede asociarla con un cliente potencial, acuerdo o contacto. Simplemente comience a escribir el nombre y Base CRM le sugerirá cualquier registro que coincida.
Esas citas aparecerán en la entrada para el cliente potencial, contacto o trato. Guardar una cita la agrega a su calendario y envía invitaciones a otros asistentes. Puede cargar el logotipo de su empresa para que se muestre en todas las invitaciones. También puede agregar citas de las páginas de clientes potenciales, contactos o negocios. Cuando ve una cita, puede ver qué asistentes han aceptado y rechazado su invitación.
Paso ocho: creación y asignación de tareas
En Base CRM, todas las tareas están asociadas con ofertas. Puede agregar tareas desde la pestaña Calendario o Tarea o directamente desde un candidato, contacto o entrada de acuerdo. Las tareas tienen plazos y recordatorios opcionales, que pueden enviarse una semana, un día, una hora, 30 minutos, 15 minutos o cinco minutos antes de la fecha de vencimiento o en el momento exacto de la fecha de vencimiento. Las tareas vencidas aparecen en rojo. Dependiendo de sus permisos, puede asignarse tareas a usted mismo u otros usuarios.
Paso nueve: integrar su correo electrónico
Base CRM tiene una herramienta de correo electrónico, pero también se integra con Gmail y otros proveedores de correo electrónico. La integración de su cuenta de correo electrónico significa que las comunicaciones con clientes potenciales y contactos se registran automáticamente, dejándole tiempo para un trabajo más importante. Su cuenta de correo electrónico se sincronizará de dos maneras: los correos electrónicos que envíe en Base CRM aparecerán en su cliente de correo electrónico y viceversa. Base CRM le enviará un correo electrónico una vez que finalice la sincronización inicial del correo electrónico.
Su correo electrónico se divide en cuatro carpetas: Bandeja de entrada, correos electrónicos no rastreados, enviados y archivados. Su Bandeja de entrada contiene correos electrónicos que están conectados a clientes potenciales, contactos y ofertas en su cuenta. Los correos electrónicos sin seguimiento son aquellos que no están asociados con su cuenta. Desde esa carpeta, puede agregar un correo electrónico como cliente potencial o contacto. En la carpeta Enviados, puede ver si se ha visto un correo electrónico y cuántas veces se ha visto, de esa manera puede identificar los mensajes que pueden haberse caído por las grietas o se han dirigido a una dirección de correo electrónico incorrecta. Puede eliminar mensajes o archivarlos una vez que ya no sean importantes.
Paso 10: Configuración de acciones automatizadas
Si te encuentras haciendo la misma tarea una y otra vez, ¿por qué no automatizarla? Base CRM tiene varias opciones para crear automáticamente tareas basadas en ciertos eventos. Debe ser un usuario de nivel administrador que sea administrador de la cuenta para crear acciones automatizadas. Los ejemplos incluyen la creación de tareas cuando un acuerdo pasa a una nueva etapa o la actualización de un campo personalizado cuando se crea un nuevo acuerdo. Primero, selecciona el evento que activará la acción. Las opciones incluyen: cuando se crea un nuevo cliente potencial; cuando se crea un nuevo contacto, cuando se crea un acuerdo o cuando un acuerdo se mueve a una etapa diferente. Algunos de estos eventos tienen opciones más detalladas, como el filtrado por empresa, canalización o etapa de negociación.
A continuación, decide cuál debe ser la tarea, se la asigna a un usuario y, opcionalmente, agrega una fecha de vencimiento. Puede crear múltiples tareas por acción automatizada.
