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El sesenta y cuatro por ciento de las compañías dicen que los procesos de aprobación de contratos están causando que los acuerdos se estanquen, según un nuevo informe de SpringCM. El mayor desafío que enfrentan las organizaciones es administrar los flujos de trabajo de los contratos y obtener las aprobaciones de los principales interesados. La mayor barrera que enfrentan las empresas, según la encuesta, es la falta de procesos para administrar y avanzar en los contratos. El sesenta por ciento de las empresas está utilizando el correo electrónico para gestionar contratos, mientras que solo el 32 por ciento de las empresas está utilizando una herramienta de gestión de contratos. El seis por ciento de las empresas dicen que no tienen ningún proceso de gestión de contratos.
"Intentar obtener contratos a través de procesos de aprobación internos y externos es solo una experiencia miserable", dijo Erik Severinghaus, Director de Estrategia y Alianzas de SpringCM. "Un contrato es fundamentalmente información no estructurada que está trabajando en dos organizaciones diferentes con dos conjuntos diferentes de herramientas y procesos. Al final del día, si está ejecutando a través de correo electrónico y archivos adjuntos, lo que sucede es que nadie tiene visibilidad en el proceso, y nadie puede optimizar el proceso ".
"Si miras la encuesta y los desafíos más grandes de los encuestados", dijo Will Wiegler, Director de Marketing de SpringCM, "los cuatro principales son el flujo de trabajo, la generación de nuevos contratos, el seguimiento y la aprobación. Esos son los procesos comerciales que están estancados. Por lo general, la gente ni siquiera sabe dónde están los contratos en el proceso. ¿De quién es la bandeja de entrada? ¿Quién lo recibe después?"
(Imagen vía: SpringCM)
Lo que puede hacer la gestión de contratos
Las herramientas de gestión de contratos ofrecen a las empresas la capacidad de almacenar, rastrear, resurgir y ejecutar informes sobre datos basados en contratos. Por lo general, esto implica un software basado en la nube que puede leer y agregar datos automáticamente, así como enviar alertas a las partes interesadas cuando sea el momento de tomar medidas sobre un contrato específico. Severinghaus dijo que las compañías que intentan administrar estos procesos sin software están luchando por recopilar datos de más de siete u ocho tipos diferentes de documentos o archivos, y luego traducen esa información en un contrato o factura estandarizados. En estos escenarios, explicó, "seguramente habrá un error humano".
De hecho, incluso las empresas que están aprovechando el software de gestión de contratos todavía luchan por evitar errores comunes. Según los encuestados, el noventa y dos por ciento de los errores de gestión de contratos se atribuyen a humanos. El siete por ciento de las empresas dicen que los errores humanos ocurren con mucha frecuencia. "A un vendedor le encanta hablar con los clientes, le encanta construir relaciones, pero generalmente odian las matemáticas, la aritmética, las finanzas y el trabajo manual de traducir números a través de diferentes sistemas", dijo Severinghaus. "Si les asigna la tarea de mover estas cosas manualmente, no debería sorprenderse si ve errores en el proceso".
(Imagen vía: SpringCM)
Una cuarta parte de todas las empresas encuestadas dicen que TI está involucrado en el proceso de flujo de trabajo del contrato, una medida que podría ayudar a compensar algunos de los errores humanos involucrados en el registro y el procesamiento de contratos. Antes de que los proveedores de software de gestión de contratos hablen con clientes potenciales, el departamento de TI generalmente ha trabajado con analistas de negocios para ayudar a definir un flujo de trabajo estandarizado que tenga en cuenta los procesos comerciales, la tecnología y cualquier problema anterior que combine ambos (por ejemplo, por qué las hojas de cálculo no se traducirán en facturas).
Por ejemplo: las mejores herramientas de administración de contratos que revisamos ofrecen cosas como automatizadores de flujo de trabajo, funcionalidad de chat en la aplicación y alertas por correo electrónico que advierten a las personas cuando es hora de actuar en un contrato. Algunas de estas características se pueden encontrar en las herramientas de Elección de los editores, como Agiloft y Mitratech Getting Contracts Done, así como SpringCM.
Estas características también pueden ayudar a acelerar el ciclo de contratos y ahorrar dinero a las empresas. La duración del ciclo de contrato típico para los encuestados fue de uno a dos meses (33 por ciento). El 22% de los encuestados dice que su ciclo de contrato dura más de cuatro meses. El veinte por ciento de los encuestados dice que el uso de software de gestión de contratos les ha ahorrado dinero a su empresa.
Gestión de contratos futuros
Cuando agrega tecnologías emergentes como inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático (ML) a la combinación, la administración de contratos tiene el potencial de ser aún más beneficiosa para los usuarios. "La IA va a ser increíblemente importante", dijo Severinghaus. "Hay casos de uso incipientes en los que AI permite acuerdos mutuos de no divulgación. AI puede hacer una revisión básica de los contratos y clasificarlos".
Desafortunadamente, AI no resolverá el difícil desafío de desarrollar un proceso de gestión de contratos, que es el primer paso hacia la automatización. "Estamos muy lejos de que la IA resuelva los desafíos de los procesos comerciales", dijo Severinghaus. "Surgen nuevas tecnologías y todos piensan que serán la bala mágica. Debido a que esta tecnología ahora existe, piensan que no tendremos que hacer el trabajo duro y analizar nuestros procesos comerciales. La IA en particular es en este punto donde la gente dice que ganó no tiene que hacer el trabajo duro porque la IA hará el trabajo mágico por nosotros. De hecho, la IA es el epítome de un sistema que depende de datos estructurados y un proceso estructurado para entrenar esos algoritmos ".
Esta falta de estandarización es la razón por la cual compañías como SpringCM imploran a las empresas que desarrollen un proceso para administrar contratos incluso antes de hablar con un proveedor. "No tener un proceso es una receta para los problemas en todas las etapas", dijo Wiegler. "No se puede escalar un negocio sin un proceso de cómo se gestionan los contratos". Para comenzar a codificar el proceso de gestión de contratos, Wiegler dijo que las empresas deben hacerse las siguientes preguntas: "¿Qué están haciendo ahora? ¿Qué se puede estructurar en términos de un proceso que se pueda identificar?" Una vez que haya identificado cuál ha sido y debería ser su proceso, podrá trabajar con proveedores de TI y software para crear un sistema que funcione. O, como dijo Wiegler, "No puedes automatizar algo si no entiendes qué es primero".
SpringCM encuestó a 1, 409 encuestados, 32 por ciento de los cuales son de compañías de menos de 100 empleados, y 16 por ciento de los cuales son de compañías de más de 8, 000 empleados.
