Office 2016: más colaborativo, pero no del todo

Casi no hace falta decir que Microsoft Office no es solo el conjunto de productividad de oficina más popular, sino también el más poderoso. Productos como LibreOffice y Corel WordPerfect son competidores directos, pero simplemente no están en la misma clase. En cambio, la competencia proviene de aplicaciones móviles y alternativas en línea, especialmente Google Drive / Apps, que ofrece más y mejor colaboración, junto con las ventajas del almacenamiento de datos en línea.

En los últimos meses, Microsoft ha reenfocado Office para luchar en esos frentes, con una nueva versión de la suite para iOS y Android, aplicaciones web mejoradas y, más recientemente, en Office 2016, una nueva versión de la suite de escritorio que parece específicamente diseñada para Contrarrestar las ventajas de colaboración de sus rivales. En este frente, Office 2016 solo tiene un éxito parcial; algunas características funcionan bien, pero muchas de las características que desearía aún no están disponibles. Después de haberlo usado durante los últimos meses, se parece mucho a las versiones anteriores de Office: funciona bien y todavía está muy por encima de la competencia, pero aún no es tan colaborativo como le gustaría.

A primera vista, Microsoft Office 2016 no parece ser tan diferente de las últimas versiones de Office. Sí, la barra de título ha cambiado de color, y las barras de cinta y los menús parecen haber sido ajustados para que funcionen mejor cuando trabajas en una tableta (o cualquier máquina con pantalla táctil). Pero las funciones básicas no han cambiado mucho: los comandos están donde espera que estén, los formatos de archivo no cambian y cosas como macros y complementos también son los mismos. Como lo he estado usando durante los últimos meses, en general, he encontrado que funciona bien, pero no es un gran cambio, hasta que comience a colaborar con otras personas.

De hecho, las principales ventajas de Office 2016 son características mejoradas de colaboración y un poco más de control para TI sobre la administración del sistema. De estas, las características de colaboración, que permiten a dos o más personas trabajar juntas en un documento, realmente se destacan.

Las versiones anteriores de Office tenían algunas características de colaboración, pero Office 2016 lleva esto mucho más lejos, permitiéndole ver los cambios en un documento de Word inmediatamente (mientras alguien más está escribiendo). Si bien este es un gran paso, todavía faltan las características de colaboración para las versiones de escritorio de Excel y PowerPoint, aunque Microsoft ha prometido actualizaciones en los próximos meses.

La edición colaborativa está lejos de ser una idea nueva. Es la característica que hizo que Google Docs se destacara hace años, y desde entonces Microsoft ha agregado una serie de características de colaboración a Office, particularmente en las versiones basadas en la web de Office Online. En esas versiones, varias personas pueden editar el mismo documento, hoja de cálculo o presentación al mismo tiempo. Esa es una gran característica, útil para hojas de cálculo donde varias personas pueden ingresar información en diferentes filas, o trabajar juntas en un documento editando diferentes secciones.

Lamentablemente, las aplicaciones web no son tan potentes como las aplicaciones de escritorio. Las versiones en línea carecen de potentes funciones para formatear; de hecho, encuentro que el formateo de documentos complejos puede resultar complicado si intenta hacer cambios bastante pequeños en el aspecto del documento (cambiar el texto no es un problema) y las versiones en línea carecen de las macros que muchos usuarios avanzados confiar en la versión de escritorio. Eso no significa que las versiones web sean malas, pero ciertamente no son un reemplazo para las versiones de escritorio. Lo mismo es cierto para las aplicaciones iOS y Android: hacen un buen trabajo al preservar el formato dentro de sus archivos, y son útiles para tener en el camino, pero para la edición seria y la creación de documentos, usted es mucho mejor en el escritorio.

A partir de Word 2013, Microsoft puso a disposición algunas funciones de colaboración en aplicaciones de escritorio. En Word 2013, vio una indicación de que otras personas estaban editando el documento, pero en realidad no pudo ver sus cambios hasta que guardó (cuando se resaltaron).

En la versión de escritorio de Word 2016, no solo ve una indicación de quién está haciendo los cambios, sino que puede ver estos cambios a medida que escriben. En las pruebas, descubrí que esto funciona bastante bien, aunque dependiendo de su conexión, los cambios no siempre son instantáneos.

Todo esto requiere que su documento se almacene en un almacén de documentos de Microsoft como OneDrive o SharePoint. Esto será una limitación seria para algunas personas. En muchas corporaciones, los archivos compartidos se alojan en un servidor de archivos tradicional, y muchas personas usan servicios distintos de OneDrive para el almacenamiento y el uso compartido. Microsoft ofrece almacenamiento gratuito de OneDrive a cualquier persona, y las personas que compran el producto a través del plan de suscripción de Office 365 tienen acceso completo a OneDrive. Me gusta el concepto de OneDrive, pero ciertamente he notado problemas con la sincronización de archivos entre una PC y OneDrive; Una herramienta de sincronización de próxima generación está ahora en pruebas de vista previa, y espero que esto resuelva el problema pronto.

A menudo trabajo dentro de un documento compartido de Word (almacenado en un servidor en línea de SharePoint) con información que mi equipo actualiza. Usamos la versión de escritorio completa de Word, en lugar de la aplicación web, porque el formateo funciona de la manera que esperamos. Puedo ver dónde funcionará esto mucho mejor cuando podamos ver los cambios de escritura en Word 2016.

El gran inconveniente, al menos por ahora, es que en lo que respecta a las aplicaciones de escritorio, esto se limita a Word solamente. PowerPoint conserva las funciones de coedición que estaban en la versión 2013 (y son similares a Word 2013), mientras que la versión de escritorio de Excel no tiene mucho en absoluto. Microsoft ha dicho que las futuras versiones de Excel y PowerPoint que forman parte de Office 2016 obtendrán la capacidad de coedición en tiempo real en un futuro próximo, y que estas actualizaciones estarán disponibles para quienes compren Office en el plan de suscripción anual de Office 365, pero no para quienes compran la versión de escritorio independiente. Mientras tanto, las versiones web de las aplicaciones continúan ofreciendo colaboración, lo que no soluciona el problema. Tengo aplicaciones donde varias personas ingresan datos en una versión en línea de una hoja de cálculo de Excel, pero luego deben abrir la versión completa de Excel para el formato avanzado y las macros.

Word, Excel y PowerPoint

Una nueva característica interesante de las aplicaciones principales se llama "Dime qué quieres hacer", que aparece en la barra de menú de Word, Excel y PowerPoint. Por ejemplo, puede escribir "agregar tabla" y lo hará, o dirigirlo al sistema de ayuda tradicional. Me pareció una buena adición, pero claramente todavía hay margen de mejora. Por ejemplo, todavía no tiene búsqueda por voz (ni está integrado con Cortana en Windows 10), y generalmente muestra varias opciones de menú en lugar de simplemente hacer cosas por usted.

Dentro de Word, otra característica interesante es la "búsqueda inteligente", que muestra un panel de investigación con información de Wikipedia y otras fuentes web. Simplemente haga clic en una palabra o seleccione la fase, y luego seleccione la búsqueda inteligente en el menú emergente (que contiene elementos como cortar, copiar y pegar). Las versiones anteriores de Word le permitían buscar palabras yendo a una ventana separada del navegador y tenían un "panel de investigación", pero con 2016, esto es más conveniente y más autónomo.

Si está utilizando una máquina con una pantalla táctil y un lápiz, ahora puede agregar una ecuación dibujando; eso no es algo que haga mucho, pero puedo ver dónde podría ser útil.

Con Excel, los cambios más notables se relacionan con los gráficos, con nuevos tipos de gráficos como Pareto y gráficos en cascada. También agrega algunas animaciones y una nueva característica llamada Forecasting. Las características de PowerPivot ahora están integradas, en lugar de un complemento, y puede publicar datos más fácilmente en Power BI. Esto es bueno para los usuarios avanzados y en situaciones específicas, pero supongo que la mayoría de los usuarios recibirían un mejor servicio de algunas de las características subestimadas del producto que se introdujeron en versiones anteriores, como seleccionar un rango y presionar Control-Q para que aparezca un análisis rápido, o elegir el menú de inserción para gráficos y tablas dinámicas recomendados.

Programas como Google Apps, Corel WordPerfect y LibreOffice ofrecen procesadores de texto muy potentes en estos días; no coinciden con Word, pero son suficientes para la mayoría de las personas. Sin embargo, para los usuarios más serios, Excel está en una clase por sí mismo. Microsoft hizo un gran negocio cuando prometió que Office 2016 no vería cambios en las macros o formatos de archivo de las versiones anteriores, algo que es muy importante dado el papel crítico de Excel en muchas configuraciones corporativas.

PowerPoint no parece haber cambiado mucho, aunque se prometen las características de colaboración. Microsoft incluye una nueva y diferente herramienta de presentación llamada Sway, diseñada para crear páginas web a través de las cuales puede desplazarse para actuar como presentaciones; es interesante, pero aún no he encontrado la necesidad. Del mismo modo, no hay muchos cambios en OneNote.

Outlook y otras herramientas

Outlook tiene más cambios, de nuevo con un enfoque en la colaboración, aunque no he podido probarlos mucho, ya que la mayoría de mis colaboradores todavía están ejecutando la versión anterior. Para los usuarios de negocios, agrega una función de Grupos que le permite enviar mensajes rápidamente a un equipo en particular en un concepto que parece muy similar a Slack, y puede ver estas conversaciones por separado en una aplicación móvil. También le permite compartir archivos y calendarios para el equipo más fácilmente. Este es un concepto importante, y espero ver si realmente ayudará a mejorar las comunicaciones.

Otras características nuevas incluyen facilitar el envío de un enlace a un archivo OneDrive en lugar de enviarlo como un archivo adjunto (algo que ha estado en la aplicación web durante algún tiempo), así como una función "Desorden" para usuarios empresariales que recolecta mensajes de correo que no cree que sean spam, pero cree que puede ser de menor prioridad. Es una idea interesante.

Si bien la coautoría es la gran característica nueva, hay algunas otras nuevas incorporaciones a la suite, especialmente para clientes comerciales. Estos incluyen una mejor publicación en PowerBI, la herramienta de inteligencia empresarial que se vincula con Excel, y la última versión de Skype for Business. Hay una nueva herramienta llamada Delve, diseñada para ayudarlo a encontrar documentos importantes y compartirlos, y la hoja de ruta incluye Office 365 Planner, una herramienta para ayudar a los equipos a organizar su trabajo, y parece mucho más simple y fácil de usar que tratar de usar SharePoint o Proyecto completo, pero aún no está disponible. Hasta ahora, estas son ideas interesantes, aunque no parecen ser lo suficientemente maduras para la mayoría de las empresas.

En el lado empresarial, Office 2016 incluye una mejor prevención de pérdida de datos y soporte de autenticación multifactor, así como una nueva opción de implementación llamada Current Branch for business, que permite a los departamentos de TI implementar actualizaciones significativas solo tres veces al año, dándoles más tiempo para realizar pruebas. Según este plan, la primera versión de Office 2016 se lanzará a los usuarios empresariales el próximo febrero, con las características de la versión general inicial más las nuevas actualizaciones de seguridad.

¿Deberías actualizar?

Cuando tiene un producto tan ubicuo como Office, la verdadera pregunta para la mayoría de los usuarios es si la actualización vale la pena o no. Si solo necesita una edición básica, las versiones móviles gratuitas o una alternativa como LibreOffice o Google Apps satisfarán sus necesidades; no son tan poderosos, pero ciertamente son menos costosos. Si solo es un usuario individual de Office que rara vez comparte archivos, simplemente no hay mucho en esta versión; probablemente no notará mucha diferencia sobre mantener su Office existente. El modelo de suscripción de Office 365 le ofrece la versión actualizada más el almacenamiento de OneDrive, pero el antiguo modelo de compra única puede ser más barato si no necesita las nuevas funciones.

Para las pequeñas empresas, las características de colaboración adicionales serán agradables, pero nuevamente, muchas de ellas aún no están completamente integradas. Para las empresas con un acuerdo empresarial o plan de suscripción, la nueva versión es una actualización más obvia, pero ciertamente puedo ver el argumento para esperar hasta que se resuelvan algunos de los problemas en la coedición de Word, o hasta que Excel obtenga esas características.

Mi conclusión es que Office sigue siendo el programa más poderoso en su categoría, y parece apuntado en la dirección correcta, pero desearía que algunas de las nuevas características de colaboración fueran un poco más maduras de lo que son en esta versión.

Para obtener más información, consulte la revisión de PCMag de Office 2016.