Microsoft, google, zoho: la mejor suite ofimática para profesionales

Mover su negocio a una suite de productividad de oficina con servicio en la nube no es algo que cualquier empresa se comprometa a la ligera. Hay muchos factores que podrían motivar tal movimiento, e incluso elementos de su negocio que se verán afectados por la decisión. Por lo tanto, debe considerarlos todos antes de saltar. Los motivadores pueden ser cualquier cosa, desde usuarios clave que se enamoran de una nueva característica hasta la necesidad de nuevas herramientas para ayudar a una fuerza laboral más móvil.

Las licencias también suelen ser motivadoras, ya que las suites de productividad de oficina atendidas en la nube se consideran un paso efectivo para la reducción de costos. Pero un factor que a menudo se pasa por alto es el efecto que tal movimiento tiene en los profesionales de TI. Ignorar esto puede ser un error, ya que TI tiene el trabajo de integrar la nueva suite con todos los servidores de fondo y almacenes de datos de su organización, así como mantener a los usuarios en la nueva suite trabajando de manera segura y confiable sin importar dónde se encuentren.

Administrar una gran cantidad de usuarios y su software de productividad de oficina puede ser una tarea ardua, y hacer que esa suite se ejecute desde una organización separada a través de la nube en lugar de instalarse y administrarse localmente presenta nuevas ventajas y nuevas dificultades. Por ejemplo, se vuelve muy doloroso si necesita realizar una gran cantidad de cambios (como eliminar el acceso a un documento o archivo compartido específico) que afecta a una larga lista de usuarios. La automatización de esas tareas se vuelve esencial, al igual que asegurarse de que la nueva suite funcione bien con las herramientas de automatización que usaría su personal de TI. Eso podría ser simplemente un motor de secuencias de comandos, como Microsoft Windows PowerShell, o podría ser un directorio corporativo gobernado por una plataforma de administración de identidad (IDM), como Okta Identity Management.

El respaldo es otra área que debería preocupar a todos los profesionales de TI. Con el reciente ataque de ransomware, la copia de seguridad debe ser un problema central. ¿Dónde se almacenan los documentos de su nueva suite de productividad de oficina? ¿Está segura esa ubicación no solo del ransomware sino también de los ataques de otras formas de malware? Si su respuesta breve a la primera pregunta es "en la nube", entonces la respuesta a si sus datos están seguros o no es "tal vez". Si sus documentos locales se sincronizan con el almacenamiento en la nube y su sistema local se ve comprometido, entonces es muy posible que los dos se sincronicen y pierda ambas copias, no solo la local.

Mantener los datos seguros se ha convertido en un enfoque clave para los gerentes de TI. Hay muchas excelentes soluciones de respaldo en la nube de nivel empresarial disponibles para ayudarlos, especialmente Zetta Data Protection, nuestro ganador de Elección del Editor en esa categoría. Los productos como Zetta Data Protection tienen agentes ubicados en sus servidores y en los diversos dispositivos informáticos de sus usuarios que les permiten administrar operaciones sofisticadas de respaldo para todo ese equipo local y móvil en la nube. Esto incluye no solo los repositorios de almacenamiento en la nube administrados por el proveedor de respaldo, sino también cualquier otro objetivo de almacenamiento que designe su personal de TI, como un servidor local u otro proveedor de la nube como Amazon Web Services (AWS). Además de una copia de seguridad básica, estas herramientas también implementan copias de seguridad incrementales y generalmente una capacidad de restauración de punto en el tiempo (PIT). La última es cuando el software toma una copia de seguridad de un sistema de dispositivo completo para una marca de tiempo específica. Si se organiza adecuadamente, esto significa que puede tener efectivamente una o más instantáneas de todo su entorno antes de que ocurra un ataque. Entonces, todo lo que tiene que hacer es encontrar una copia de los documentos críticos que se archivaron antes de un ataque de ransomware o simplemente hacer retroceder todo el entorno a un momento anterior a la infección.

Eso es solo un pequeño vistazo de los problemas que el software ampliamente implementado, como las suites de productividad, puede tener en las operaciones de TI. Entonces, si bien nuestras revisiones principales de las principales suites de productividad servidas en la nube, que incluyen Google G Suite, Microsoft Office 365 y Zoho Office (que viene con Zoho Docs) se centran en las características que los usuarios necesitan, decidimos ver esos mismos productos de El punto de vista de un profesional de TI. Nos preguntamos: ¿Cuál de estas suites hace más para un profesional de TI encargado de implementar, administrar y asegurar una suite de productividad de oficina para pequeñas y medianas empresas (PYMES) y empresas?

Google G Suite

Google ha aumentado lentamente su suite de productividad de oficina en los últimos años, con su oferta inicial destinada a individuos o, en el mejor de los casos, a pequeños equipos. En los últimos años, sin embargo, ha avanzado mucho con la oferta, que probablemente recuerde como "Google Apps", pero que la compañía renombró recientemente "G Suite" y actualizó con un mayor enfoque en los usuarios comerciales. Desde la perspectiva de un administrador de TI, la interfaz de usuario (UI) es limpia y simple. El manejo de tareas como el restablecimiento de contraseñas y la administración de grupos requiere un número mínimo de clics. La fácil integración con otros servicios de Google, como Google Drive, facilita la manipulación y el intercambio de información. Los usuarios también pueden guardar archivos adjuntos en Google Team Drives, que son similares a la función Sitios de equipo que se encuentra en Microsoft SharePoint. Google Team Drives permite un acceso fácil y controlado a los documentos por parte de un grupo en lugar de solo por un individuo.

La oferta básica de Google G Suite cuesta $ 5 por mes por usuario. Viene con Gmail para negocios, conferencias de voz y video, y calendarios inteligentes compartidos, documentos, hojas de cálculo y presentaciones. También viene con 30 GB de almacenamiento en la nube. La oferta comercial cuesta $ 10 por mes y agrega una serie de otras capacidades, que incluyen políticas de archivo y retención para correo electrónico y chat, eDiscovery para correos electrónicos, chats y archivos; hasta 1 TB de almacenamiento e informes de auditoría. La oferta Enterprise agrega prevención de pérdida de datos para Gmail y Google Drive, integración de archivo de terceros y seguridad mejorada, además de análisis de registros con BigQuery.

Puede implementar algo de automatización a través de la interfaz de programación de aplicaciones (API) de Google utilizando cualquier cantidad de lenguajes de programación diferentes, aunque esto significa que necesitará algo de programación o talento DevOps en su personal de TI. Debe usar el kit de desarrollo de software de administración (SDK) para todo el trabajo de automatización, que está disponible en el sitio web de Google. Pero, de nuevo, esto requiere habilidades de programación reales para poder usar. Google proporciona documentación y tutoriales con código de muestra para ayudarlo a comenzar y también encontrará bastantes videos de YouTube sobre el tema, pero esta no es una tarea que los neófitos de programación encontrarán simple. Como alternativa, la oferta empresarial también proporciona acceso a Google App Maker, la plataforma de desarrollo de bajo código de Google para crear aplicaciones comerciales a través de una interfaz visual basada en arrastrar y soltar y basada en formularios que no requiere codificación para la creación básica de aplicaciones.

Las notificaciones proporcionan una forma de alertar a un administrador de TI cuando se produce un evento que requiere atención. Google utiliza un interruptor de encendido / apagado para habilitar o deshabilitar alertas de una lista de posibles eventos. Si bien la lista es algo limitada, cubre la mayoría de los eventos que serían de interés para un administrador de TI, incluidos problemas de seguridad y alertas de servicio para interrupciones de aplicaciones.

En el frente de la seguridad, debido a que una cuenta corporativa de Google G Suite viene con correo electrónico, la administración efectiva de los usuarios se convierte en un directorio básico, especialmente para las pequeñas y medianas empresas (PYMES) que pueden no necesitar la funcionalidad más profunda que ofrece una plataforma IDM a gran escala. Aun así, Google admite algunas características bastante sofisticadas, incluida la autenticación de dos factores (2FA) a nivel de cuenta. Los administradores de TI pueden requerir 2FA que consiste en una contraseña más un código de verificación. En el nivel de suscripción Enterprise, un administrador de TI puede elegir permitir solo las claves de seguridad que requieren un dispositivo físico, como un dongle USB o un teléfono inteligente. Esto elimina la necesidad de un código especial y agrega la capa adicional de requerir un dispositivo físico. Los administradores de TI pueden permitir la integración con servicios de autenticación externos, como Microsoft Active Directory (AD) o Microsoft Azure Active Directory (Microsoft Azure AD) y otras fuentes compatibles con el Lenguaje de marcado de aserción de seguridad (SAML). Google también emplea encriptación AES de 128 bits o más para todos los datos en reposo. Los datos en tránsito utilizan el protocolo seguro de transferencia de hipertexto (HTTPS) y el secreto directo (FS). Esta última es una técnica destinada a proteger los canales de comunicación mediante el bloqueo de los intentos de descifrar retroactivamente las sesiones HTTPS más antiguas.

Google ofrece informes enlatados que puede ejecutar en cualquier momento desde el panel de administración, así como una API de informes que le permitirá crear sus propios informes personalizados. Los informes enlatados incluyen actividad, uso de aplicaciones, seguridad y una serie de informes de auditoría. Los informes de auditoría proporcionan información detallada sobre cosas como la creación de cuentas y grupos, la actividad de inicio de sesión del usuario, la creación y eliminación de archivos, y una búsqueda por correo electrónico. Cada uno de estos informes de auditoría tiene una capacidad de filtrado para reducir la cantidad de información devuelta. Los nombres de eventos son específicos para cada tipo de auditoría, pero proporcionan una forma de ver rápidamente cosas como inicios de sesión fallidos.

Como se mencionó anteriormente, Google ofrece Team Drive, que actúa como un repositorio de archivos para un grupo establecido de usuarios destinados a compartir y colaborar rápidamente. Las funciones administrativas incluyen administrar la membresía, controlar los permisos para cosas como la migración de archivos y el intercambio de enlaces, y transferir la propiedad de un usuario a otro. El administrador de TI también tiene controles muy detallados sobre cómo los miembros del equipo comparten los archivos. Los valores predeterminados globales se establecen en la página "Configuración de Drive y Docs".

Microsoft Office 365

Microsoft siempre ha diseñado pensando en las empresas, y esa experiencia se muestra en Office 365. El Centro de administración de la plataforma es el punto de entrada principal para todas las tareas de administración en Office 365. La página de inicio del tablero presenta actividades comunes como Agregar, Eliminar, Editar un usuario, Administrar facturación y más en paneles individuales llamados Tarjetas. Estas tarjetas se pueden eliminar o reorganizar para satisfacer sus necesidades, lo que facilita la creación de una página personalizada que muestra solo la información que un profesional de TI necesita para monitorear el estado actual, administrar usuarios o administrar la configuración de la cuenta corporativa.

Microsoft ofrece una aplicación móvil Office 365 Admin para Android, iOS y Windows Phone. Esta práctica utilidad le permite realizar la mayoría de las funciones típicas de administración de TI directamente desde su teléfono. Para mayor seguridad, la aplicación móvil proporciona un PIN de inicio de sesión para evitar acciones no autorizadas en caso de que pierda su teléfono. Si bien puede acceder a las páginas de administración de TI para Google G Suite y Zoho Office desde su navegador móvil, Office 365 es actualmente el único de los tres con una aplicación móvil dedicada. Y, por supuesto, también tiene versiones para el usuario de sus aplicaciones principales disponibles para Android, iOS y Windows Phone.

Microsoft introdujo Windows PowerShell en 2003 bajo el nombre en clave "Monad". Desde entonces, la compañía ha invertido mucho en extender este nuevo motor de scripting y automatización, que ha resultado en PowerShell Core y Office 365 PowerShell. Esta extensión de PowerShell proporciona una serie de herramientas para administrar cuentas de usuario y licencias. Microsoft ofrece un centro de administración de Office 365 para administrar las características principales y los puntos de configuración que necesita un administrador de TI; Sin embargo, una cosa importante a tener en cuenta es que algunas características solo se pueden administrar a través de PowerShell. Esto significa que se necesitará cierta familiaridad con las secuencias de comandos para mantener Office 365 funcionando de manera óptima.

Sin embargo, las tiendas de TI que usan productos de Microsoft tanto en el front-end como en el back-end pueden encontrar importantes beneficios al invertir en algunos conocimientos de PowerShell. Por ejemplo, realizar operaciones masivas en una gran cantidad de usuarios es mucho más fácil con PowerShell. PowerShell también brilla cuando necesita filtrar datos o realizar operaciones como calcular la cantidad de elementos en todas las listas de Microsoft SharePoint Online que están bajo su control. Y, si está administrando Office 365 en la nube con otros productos de Microsoft en las instalaciones o en otro lugar de la nube, vincularlos también puede ser mucho más fácil con PowerShell.

Para los profesionales de TI que desean desarrollar sus habilidades de Office 365, Microsoft ofrece una certificación especial de Microsoft Certified Solutions Associate (MCSA) para Office 365. Esta certificación requiere que pase dos exámenes, incluido el Examen 70-346: Administración de identidades y requisitos de Office 365 y examen 70-347: Habilitación de los servicios de Office 365. Microsoft ofrece dos sesiones de preparación de exámenes de video en su sitio web de la red de desarrolladores de Channel 9 que puede ver para prepararse para este examen. Estos recursos de aprendizaje no solo lo preparan para el examen, sino que también imparten conocimientos útiles para las personas que tienen la carga de administrar Office 365 a un gran número de usuarios, incluidas tareas como proteger los datos, administrar usuarios y Office 365 PowerShell.

La creación de nuevas cuentas de Office 365 también se puede lograr con PowerShell. Al usar el cmdlet PowerShell New-MsolUser (que significa "comando-dejar"), es posible leer una lista de nombres de un archivo de valores separados por comas (CSV) y luego crear automáticamente ese usuario, incluido no solo el permiso para Office 365 pero también a una cuenta de correo electrónico de Outlook y una entrada de AD sujeta a la configuración de directiva de grupo predeterminada o personalizada. Para ayudar con eso, Office 365 está profundamente vinculado a Microsoft Azure AD, que puede vincularse a un dominio AD local. Esta integración proporciona autenticación de usuario perfecta entre computadoras locales, recursos y Office 365. Dado que AD es el estándar de facto de la industria para la autenticación de computadora, hace que adoptar Office 365 sea mucho más fácil, especialmente para las organizaciones que ya lo usan en las instalaciones.

Office 365 admite múltiples métodos para 2FA, incluyendo llamadas o mensajes de texto a un teléfono móvil, llamadas a un teléfono de oficina o mediante el uso de una aplicación de notificación especial disponible para dispositivos Android, iOS y Windows Phone. La configuración para la autenticación multifactor (MFA) se puede asignar a un usuario individual. La supervisión del estado de activación de esta configuración se realiza en la pantalla Usuarios del Centro de administración de Office 365. La vista Usuarios activos mostrará Desactivado, Activado o Forzado para cada usuario. Habilitado significa que el usuario se ha inscrito en MFA pero aún no ha completado el proceso de registro. Para mayor seguridad, Microsoft usa varias capas de cifrado diferentes para proteger sus datos. Cada administrador de cuenta obtiene acceso al portal de Service Trust Preview, que proporciona detalles sobre la estrategia de seguridad completa de Microsoft.

Microsoft ofrece una variedad de planes de precios para Office 365, desde $ 8.25 por usuario para pequeñas empresas y $ 20 por usuario por mes para la suscripción Enterprise E3. Desde la perspectiva de un profesional de TI, no hay un nivel de precios preferido para administrar Office 365; Las herramientas de administración son las mismas en todos los niveles de precios. Las características de gama alta, como la prevención de pérdida de datos, la ayuda de cumplimiento y la protección avanzada contra amenazas, requieren una licencia E3, que cuesta $ 35 por usuario por mes. Al igual que con la herramienta de código bajo de Google, Office 365 también viene con acceso a Microsoft PowerApps para crear aplicaciones sin la necesidad de tener experiencia en codificación.

Finalmente, Office 365 también facilita que los profesionales de TI combinen el conjunto básico de productividad de oficina con herramientas más avanzadas para brindar a sus usuarios más capacidades porque se integra fácilmente con muchas de las otras plataformas comerciales de Microsoft. Estas plataformas incluyen la nueva plataforma de gestión de relaciones con los clientes (CRM) de Dynamics 365, la aplicación de inteligencia empresarial (BI) de Microsoft Power BI y la plataforma Microsoft SharePoint Online antes mencionada, por nombrar algunos. Zoho también ofrece este tipo de integración con su larga lista de aplicaciones, pero la suite de Microsoft ofrece una profundidad de características y un diseño empresarial que aún no tiene rival.

Oficina Zoho

Zoho Office viene como parte de una suscripción a Zoho Docs, siendo esta última la plataforma de almacenamiento en la nube, colaboración y uso compartido de archivos de Zoho. Proporciona un conjunto de aplicaciones y almacenamiento de archivos similar al de Google G Suite y Office 365. Una oferta básica es gratuita para hasta 25 usuarios y proporciona 1 GB de almacenamiento en línea más controles de administración en línea. Los niveles pagados aumentan el almacenamiento por usuario a 100 GB por $ 5 por mes y 1 TB por $ 8 por mes. Debe estar en el nivel Premium para aprovechar todas las funciones, incluida la integración de AD y SAML. El nivel Premium también se requiere para las características de gobierno de datos de alta gama, incluido el seguimiento de todos los documentos creados con el producto.

Agregar usuarios a Zoho Office requiere un proceso de registro, que se inicia desde un correo electrónico. Se puede ingresar una lista de usuarios para invitar desde un archivo CSV que enumera todas las direcciones de correo electrónico de los usuarios. La misma función se puede lograr mediante programación utilizando la API de Zoho Mail. En G Suite de Google, por ejemplo, si necesita cambiar el nombre del departamento para un grupo completo de usuarios, lo haría a través de la API de Google escribiendo un breve programa que lea la lista de usuarios de un archivo (generalmente un archivo CSV) y luego llama a la función API requerida para agregar esos usuarios al nuevo grupo de departamentos. En Zoho, esa es simplemente la API de Zoho Mail. Esto suena complejo, pero con un poco de experiencia en programación, no es tan difícil de hacer. Aún así, es más complicado que realizar la misma tarea con Microsoft AD, para lo cual esto sería principalmente una operación basada en un asistente. Zoho Office utiliza una API basada en transferencia de estado representacional (REST) ​​para toda interacción externa, por lo que puede usar cualquier lenguaje de secuencias de comandos que desee para automatizar tareas y también integrarse (al menos a un alto nivel) con una gran cantidad de otro software como -a-Service (SaaS) aplicaciones que también se han estandarizado en REST.

Desde una perspectiva de automatización, la funcionalidad API para Zoho Office es un poco diferente de los otros dos productos. Todas las aplicaciones de Zoho están integradas por defecto. Para manipular a los usuarios mediante programación, debe acceder a la API de Zoho Mail. La lista de funciones disponibles es bastante extensa, incluida la capacidad de cambiar el estado 2FA de un usuario. La API de Cuentas agrega funciones adicionales, incluida la capacidad de cambiar las reglas de reenvío de correo electrónico y los mensajes de respuesta automática de vacaciones.

Zoho Office admite el cifrado en tránsito al sincronizar archivos entre el dispositivo de un usuario y la nube. La tecnología subyacente incluye una clave única de 2048 bits basada en RSA generada a través de Perfect Forward Secrecy (PFS) junto con el protocolo de Seguridad de la capa de transporte (TLS). Los datos están protegidos en múltiples ubicaciones para evitar la pérdida de datos. Además, 2FA se puede habilitar para los usuarios como un paso de verificación inicial.

Zoho Office viene como una aplicación móvil tanto para Android como para iOS. La compañía no ofrece una aplicación de administración de TI móvil, pero puede acceder al sitio web completo desde cualquier navegador. Si bien la mayoría de las tareas de administración se pueden realizar desde un navegador móvil, una pantalla más grande facilita el proceso.

En general, la fortaleza de Zoho parece ser menor en las funciones avanzadas que se ofrecen en Zoho Office que en la gran cantidad de otros productos que Zoho tiene en su cartera, que se integran con bastante facilidad con la suite de productividad. Estos productos son variados, incluidos los de contabilidad, BI, CRM, punto de venta (POS) y muchos otros, incluida la plataforma Zoho Creator de bajo código de la compañía para competir con las capacidades de creación de aplicaciones visuales de G Suite y Office 365. Esto significa que los profesionales de TI pueden crear un conjunto de herramientas bastante específico para muchos tipos diferentes de empresas simplemente seleccionando la combinación correcta de software. La desventaja es que estas herramientas no son tan personalizables desde el punto de vista de la automatización, la interfaz de usuario y el flujo de trabajo como los de la cartera de Microsoft. Por otro lado, tienen un buen precio y ponen a Zoho un paso por delante de Google, ya que este último simplemente no ofrece la mayoría de estas otras herramientas (con la excepción de BI y análisis de datos).

Línea de fondo

Office 365 es nuestra mejor opción desde la perspectiva de un profesional de TI. Debido a que se basa en un software orientado a TI y una plataforma de administración de usuarios en forma de AD, Office 365 simplemente tiene más herramientas de TI para que los profesionales de TI aprovechen que los otros jugadores. Microsoft se suma a eso con una gran cantidad de herramientas y recursos adicionales, como los del Centro de confianza y Office TechCenter, además de ofrecer una rica fuente de infraestructura en la nube y herramientas de administración en Microsoft Azure que esencialmente permiten la integración "complementaria" con Oficina 365.

Si bien Google y Zoho ofrecen parte de esta funcionalidad, no coinciden punto por punto, aunque Google se acerca a las herramientas de administración e infraestructura que ofrece a través de Google Cloud. Sin embargo, si considera que Office 365 puede ampliarse fácilmente con versiones en la nube de los productos de servidor de servicios de fondo más populares de Microsoft, como Dynamics 365, Exchange Online y Microsoft SharePoint Online, Google se convierte en el jugador más débil, y solo Zoho tiene una competencia cartera de software (aunque sus productos están más enfocados en las pequeñas y medianas empresas, mientras que Microsoft apunta directamente a la empresa).

En general, Google G Suite está avanzando y atraerá a aquellos que buscan una alternativa de Microsoft. Si bien no coincide con sus funciones de autenticación o automatización, sí aporta la simplicidad de Gmail para realizar tareas de administración de TI. Zoho Office es el menos costoso de los tres, y ofrece algunas características interesantes, como 1 TB de almacenamiento por mes por $ 8. En el lado negativo, las herramientas de administración y presentación de informes eran algo deficientes. La automatización se puede lograr pero no con el mismo nivel de funcionalidad que se encuentra en los otros dos productos.