Las herramientas de administración de documentos (DM) brindan a los usuarios empresariales el poder no solo de editar archivos, sino también de transformar la creación de contenido, optimizar los flujos de trabajo y administrar un negocio más organizado en general. Estas herramientas, que a menudo aprovechan los archivos PDF, han sido tan omnipresentes que probablemente use la administración de DM en su vida laboral cotidiana sin pensarlo demasiado. Aún así, el campo continúa evolucionando y modernizándose todo el tiempo.
Recientemente hablamos con Eugene Xiong, fundador y Presidente de Foxit Software Inc., acerca de cómo está cambiando el panorama competitivo en lo que respecta a la tecnología PDF y algunos de los desafíos que las empresas aún enfrentan cuando se trata de esta tecnología omnipresente. En nuestra discusión, cubrimos la dirección actual de DM y algunas predicciones sobre características inteligentes en el espacio.
PCMag (PCM): ¿Dónde ve el espacio de DM en su conjunto en los próximos 18 meses?
Eugene Xiong (EX): Una cosa que estamos viendo
en particular es que DM está aumentando su enfoque en dar al documento individual un nuevo sentido de identidad. Es muy difícil tener un flujo de trabajo digital total y completo con los sistemas DM estándar actuales. A veces tiene que descargar el archivo del sistema y luego usar una herramienta diferente para procesarlo. En ese caso, este documento está totalmente fuera de control del sistema de documentos.
Hace varios años, desarrollamos una tecnología que llamamos ConnectedPDF . La idea básica era que, si aprovechamos las conexiones integradas en el documento, le daría más significado al archivo. El PDF conectado funciona así: una vez que se comparte un documento, el creador puede realizar un seguimiento de quién lo recibió, qué hicieron con él y ver cuándo se completaron las tareas. También ofrece fuertes controles de acceso a usuarios individuales. Todo esto está sucediendo en tiempo real. Puede configurar los permisos de PDF incluso después de que se haya enviado el archivo.
Es aquí donde nos damos cuenta de que el panorama cambiante del espacio DM se trata de dar a las empresas más control sobre su PDF y hacer que se sienta mucho más "vivo" que un documento estándar. Creo que, en el futuro, dentro del plazo que usted mencionó, dentro de un año o dos, creo que los sistemas DM cambiarán el enfoque sobre El documento en sí. Esta será la tendencia en lugar de simplemente tener sistemas dispares que no funcionan juntos. Con suerte, eso es lo que intentamos hacer: promover el documento en un espacio más libre basado en estándares abiertos y también en servicios en la nube. Creamos una nube que conecta todos los diferentes documentos.
PCM: ¿Qué tipo de tecnologías afectarán a DM en el futuro? ¿Ves el espacio PDF implementando características de inteligencia artificial (IA)?
EX: De hecho, no creo que sea la opción correcta. Esa es una gran cantidad de datos no estructurados en PDF. Si solo toma todo tipo de archivos PDF diferentes y los coloca en un motor de IA, no genera resultados significativos. Lo que estamos tratando de hacer es entender el documento un poco más, así que, a partir de la creación del archivo, asignamos una ID al documento. Eso permite que el documento viaje a diferentes lugares y entienda lo que la gente está haciendo con respecto al archivo. Una vez que tenemos suficientes datos sobre el documento, podemos acercarnos a la aplicación de la IA al observar algunos de los datos más estructurados. Eso va a generar mucho Resultado más significativo.
Los documentos por sí mismos contienen los llamados datos no estructurados. Es muy difícil extraer datos de manera confiable y consistente de algo así como un documento técnico en PDF. Creo que en estos días es muy fácil promover la IA en tu producto porque es una tecnología muy emocionante. La verdad del asunto es que los documentos fueron diseñados solo para consumo humano. Tienen una gran cantidad de datos no estructurados que la tecnología actual de IA simplemente no puede descifrar de manera efectiva. Dicho esto, veremos más iniciativas para extraer datos estructurados, como información sobre precios, títulos y nombres, y eso generará una inteligencia documental más significativa para los usuarios y gerentes. Proporcionará una ayuda mucho mayor en términos de mayor productividad para los trabajadores del conocimiento.
PCM: ¿En qué deberían pensar las pequeñas y medianas empresas (PYMES) cuando se trata de DM?
EX: Esa es una buena pregunta, y las pequeñas empresas deben pensar mucho en DM. Foxit en sí no es una gran empresa; Todavía somos una PYME. E incluso entonces, todavía vemos grandes cantidades de información intercambiada dentro de nuestra organización y entre nosotros y otras compañías. La respuesta a eso es crear una solución de documentos completa que esté basada en la nube y en la web.
Muchas pequeñas empresas pueden asustarse cuando hablan de DM. Tienen que pagar mucho dinero y también hacer un gran esfuerzo para implementar, configurar y mantener ese tipo de sistemas DM. Vemos que, en un futuro cercano, muchos proveedores, incluido nosotros aquí en Foxit, van a proporcionar una solución completa, no solo un sistema DM sino también herramientas de productividad documentadas. Tenemos una versión PDF fácil de usar, basada en navegador que ofrece todas las características de personalización como cualquier otro producto, pero no requiere instalación adicional. Las empresas más pequeñas deberían centrarse en adoptar soluciones más ligeras y más sensatas para sus operaciones de PDF.
