Implementando bamboohr, paso a paso

BambooHR es nuestra elección de editores para los sistemas de gestión de recursos humanos (RR. HH.). Cuenta con una interfaz de usuario (UI) hermosa y fácil de usar, una interfaz de programación de aplicaciones (API) abierta que le permite extender la herramienta a software de terceros y una variedad de módulos táctiles, como la gestión de proyectos, seguimiento de candidatos (AT) y nómina, que le permiten ampliar los datos de recursos humanos más allá de los campos tradicionales.

Si ha leído nuestra revisión de BambooHR y está interesado en saber cómo su empresa utilizará el sistema en sus primeras cuatro a seis semanas, puede estar seguro: lo tenemos cubierto. Hablamos con la empresa para darle una plantilla básica para el proceso de implementación.

Tenga en cuenta que BambooHR tiene dos tipos de servicios de implementación. Para los clientes con más de 16 empleados, se les dará la opción de comprar un paquete de implementación. Este paquete presenta un precio personalizado que comienza en $ 700 pero aumenta a varios miles de dólares dependiendo de cuántos empleados su empresa planea ingresar al sistema. Este es un proceso guiado de cuatro a seis semanas y es lo que detallaremos.

Para las empresas con 15 empleados o menos, BambooHR no proporciona un servicio de implementación completo. En cambio, la compañía ofrece un programa de inicio rápido, que es esencialmente una implementación guiada de autoservicio. Esto incluye cuatro seminarios web que explican cada una de las características de la herramienta y los temas relevantes, así como correos electrónicos de seguimiento con guías interactivas. El programa de inicio rápido cuesta $ 199 pero, si completa el programa en tres semanas, obtendrá un crédito de $ 49.

Comenzando (una semana)

Si ha optado por una implementación en coordinación con BambooHR, lo primero que hará es convertir su cuenta de prueba en una cuenta nueva y limpia. Esto borra todos sus datos de prueba y demostración y lo dirige a una encuesta de implementación. Hará clic en la pestaña Comenzando. Aquí, se le pedirá que ingrese la información de la compañía, incluido su nombre, correo electrónico, nombre de la compañía y datos de contacto principales. También se le harán preguntas específicas de implementación, incluso cuándo planea habilitar el acceso de los empleados, si usa o no los números de identificación de los empleados, los servicios de terceros que desea conectar al sistema y qué módulos desea activar. Otros campos interesantes incluyen si su sistema necesitará o no tener en cuenta las regulaciones de datos extranjeros para empleados internacionales y cualquier conflicto que pueda impedirle completar la integración en las próximas cuatro semanas. También podrá agregar campos personalizados a su sistema en esta encuesta, así que tenga una lista lista si decide comenzar a implementar el sistema y cuándo lo hará.

Una vez que complete la encuesta, verá una foto del gerente de proyecto que lo guiará a través de este proceso, así como un cronograma aproximado de cómo se verá el proceso de implementación una vez que BambooHR haya recibido e ingresado sus datos. Cuando esté listo, envíe los datos de sus empleados y la compañía a su gerente de proyecto. Los datos se pueden enviar como un archivo CSV o mediante cualquier formato de hoja de cálculo importante (sin embargo, no puede ser un archivo de texto o PDF). Si ya está utilizando un sistema de recursos humanos, puede exportar sus datos y enviarlos directamente al especialista en implementación de BambooHR.

Una vez que sus datos hayan sido recibidos e ingresados ​​en BambooHR, saltará a su primera llamada con un gerente de proyecto. Durante esta llamada, verificará los datos en su sistema y discutirá todo el proceso de implementación de principio a fin. Su gerente de proyecto le solicitará que se registre para el seminario web de introducción.

El seminario web Getting Started es una descripción administrativa general de alto nivel de la funcionalidad básica de BambooHR. Los usuarios administradores aprenderán la navegación de su cuenta BambooHR, lo que está disponible en la página de inicio y cómo administrar los datos a lo largo del ciclo de vida de los empleados, desde la contratación hasta la finalización. También se ofrece una introducción simple a los niveles de acceso de los empleados y los informes. No aprenderás nada súper complicado en este seminario web. En cambio, está destinado a prepararlo para su próxima llamada telefónica con su gerente de proyecto, durante el cual comenzará a aprender cómo usar el sistema para sus necesidades específicas.

Los fundamentos (3 días)

La primera lección importante que su gerente de proyecto le enseñará es cómo usar los informes dentro de su sistema. Él o ella ejecutará una lista de informes estándar, que incluye informes de Adiciones y Terminaciones, Perfiles de género, Personal y Facturación de empleados. Simplemente haga clic en el nombre de un informe y vea los datos en formato gráfico. También puede agregar informes personalizados basados ​​en cualquier campo de datos activo en BambooHR.

Lo siguiente que hará es configurar niveles de acceso para todos los empleados. ¿Qué información verán los empleados sobre ellos mismos? ¿Qué verán sobre otros empleados? ¿Qué cambios podrán realizar en el sistema o sus perfiles dentro del sistema? ¿Podrán agregar información a módulos adicionales o solo a la herramienta estándar de recursos humanos?

A continuación, aprenderá a crear anuncios de la empresa. Este es un editor muy simple basado en texto que le permite publicar noticias y actualizaciones en la página principal del tablero de BambooHR para todos los empleados. Además del texto, podrá agregar imágenes y enlaces.

Después de los anuncios de la compañía, su gerente de proyecto lo guiará a través de cómo administrar los datos en los perfiles de los empleados. Aquí, descubrirá qué información desea que los empleados ingresen para tener perfiles completos con datos fácilmente accesibles. Encontrará cosas como campos de información de contacto de emergencia. El gerente del proyecto lo guiará a través del Centro de ayuda también. Allí, encontrará guías interactivas a las que puede dirigir a sus empleados en caso de que necesiten ayuda para usar el sistema pero no quieran molestar a nadie.

Funciones avanzadas (2 semanas)

Luego, su gerente de proyecto lo enviará a casa con una tarea. ¿Cómo integra su empresa a los nuevos empleados? ¿Qué tareas deben completarse cuando alguien nuevo llega a su empresa? Los enviarás a tu gerente de proyecto. Él o ella los ingresará en el sistema. Luego, él o ella lo guiarán a través de las secciones de AT, contratación, incorporación y desconexión del sistema. Dentro del sistema AT, aprenderá cómo crear nuevas ofertas de trabajo, escribir cartas de oferta y a bordo de alguien una vez que haya firmado una carta de oferta. En esta página, verá las tareas de incorporación que envió; es probable que incluyan tareas como manuales de orientación, documentos que deben completarse y configuración de TI.

El siguiente paso será hacer más tarea. Tendrá que compilar un documento que detalle las políticas de tiempo libre de su empresa. Por ejemplo, ¿cuántos días de vacaciones acumula una persona por semana en la empresa? ¿Cuál es la estructura de graduación para el tiempo libre de las personas que han estado en la empresa más de un año? ¿Cuántos días de enfermedad tiene cada persona? El equipo de implementación tomará las políticas y los tipos de su empresa y los integrará en el sistema para que se actualicen automáticamente según las acumulaciones. En su próxima llamada, su gerente de proyecto lo guiará a través de estas páginas y le pedirá que verifique que todas las políticas estén configuradas correctamente.

A continuación, él o ella lo ayudará a configurar el proceso de flujo de trabajo para las solicitudes de tiempo libre (es decir, quién puede aprobar las solicitudes para quién). A continuación, él o ella le mostrarán cómo configurar los días festivos de la empresa, lo que permite a sus empleados no estar a la espera pero no estar atracados en el pago por los días que su negocio está cerrado. Usted lo ingresará usted mismo después de que termine la llamada. A continuación, deberá enviar los datos físicos. Por ejemplo, "John ha acumulado 20 vacaciones por año y le informa a Jim". BambooHR asignará a cada empleado la política de tiempo libre correcta en el sistema.

A continuación, enviará la información de sus beneficios a BambooHR. Enviarás los planes que usa tu empresa y qué grupos de empleados tienen acceso a estos planes. Esto incluye planes de seguro médico, de jubilación y de vida. BambooHR ingresará esos planes en el software. Recibirá una llamada para asegurarse de que todos los planes sean correctos en el sistema y que estén vinculados a los grupos de empleados correctos. Una vez hecho esto, enviará los datos concretos sobre qué empleados están en qué planes, qué empleados han agregado dependientes y qué empleados han renunciado a la cobertura.

A continuación, su gerente de proyecto le mostrará cómo agregar capacitaciones de empleados al sistema. Estos incluyen sus cuestionarios de orientación estándar y cuestionarios de acoso de la empresa. Si hace clic en "Agregar capacitación", podrá agregar un enlace o un archivo a sus materiales de capacitación para que los empleados puedan acceder a los documentos dentro de BambooHR. Aquí podrá programar para quién se requiere cada capacitación (es decir, todos los empleados o solo el personal de ventas). Él o ella también le mostrará dónde establecer capacitaciones recurrentes y fechas de vencimiento de capacitación. Luego, enviará datos concretos al gerente del proyecto indicando qué empleados ya han completado las capacitaciones, qué empleados aún deben capacitaciones y cualquier otra información de capacitación existente de la que le gustaría continuar trabajando.

Prepárese para el lanzamiento (3 días)

Tendrá una llamada más con su gerente de proyecto. Recorrerás todo por última vez. Su gerente de proyecto lo guiará a través de cómo comunicarse con el servicio de atención al cliente. Una vez que haya hecho todas sus preguntas y se sienta cómodo operando dentro del sistema por su cuenta, su gerente de proyecto marcará la implementación como completa. Se lo dirigirá a una encuesta en la que podrá expresar su opinión sobre todo el proceso de implementación. Una vez que haya terminado la encuesta, se lo dirigirá a su nuevo tablero de BambooHR.