Organízate: cómo trabajar con el historial de revisiones en Google Docs

Una ventaja de usar Google Docs es que siempre guarda su trabajo automáticamente. Otra es que Google mantiene un historial de todos los cambios que realiza en un documento. Como tiene acceso a su historial de versiones en Google Docs, puede restaurar una versión anterior de un archivo o hacer una copia de una versión anterior y convertirla en un proyecto diferente.

Tenga en cuenta que solo puede ver y recuperar versiones anteriores de archivos si tiene permiso de edición. Si alguien comparte un archivo con usted y le da permiso de solo lectura, no podrá ver su historial. Tenga en cuenta también que la versión comercial de Google Docs se llama G Suite; Estos consejos deberían funcionar para cualquier versión.

Así es como funciona.

Cómo ver versiones anteriores de un documento de Google

Puede ver una lista del historial de revisiones de cualquier documento de Google de tres maneras.

1. En el menú, elija Archivo> Historial de versiones> Ver historial de versiones.

2. Use el atajo de Windows Ctrl + Alt + Shift + H o Comando + Opción + Shift + H en macOS.

3. Haga clic en el grupo de palabras subrayadas a la derecha del menú Ayuda. Estas palabras cambian según el estado del archivo. Cuando está trabajando activamente en un documento, se lee, "Guardando…" y esa es la única vez que no puede hacer clic en él. De lo contrario, dice: "Todos los cambios guardados en Drive" o "La última edición se realizó el" seguido de la fecha. Haga clic en cualquiera de ellos y aparecerá su historial de versiones.

Aparece una lista del historial de su documento en una nueva columna a la derecha. Las versiones individuales se contraen bajo un encabezado para cada fecha. Expanda cualquiera de ellos para ver más granularidad en los cambios.

Para volver a la versión actual, haga clic en la flecha Atrás en la esquina superior izquierda de la ventana.

Sin embargo, tenga en cuenta que es posible que no tenga un historial perfecto, ya que Google declara en su documentación que "las revisiones de su archivo pueden fusionarse ocasionalmente para ahorrar espacio de almacenamiento".

Cómo restaurar una versión de un documento de Google

Una vez que tenga acceso a su historial de versiones de un documento de Google, puede restaurar cualquier versión anterior. De la lista de versiones que aparece a la derecha, simplemente haga clic en el archivo que desea abrir.

Aparece un gran botón azul en la parte superior de la ventana que dice "Restaurar esta versión". Si restaura la versión seleccionada, aún conserva todas las demás versiones, incluso las que se crearon después de la seleccionada actualmente.

Cómo hacer una copia de una versión anterior de un documento de Google

Además de restaurar una versión anterior de un archivo, puede hacer una copia del mismo. Hacer una copia le permite distribuir rápidamente diferentes versiones del mismo archivo. Por ejemplo, es un gran truco cuando solicitas trabajos y quieres que cada currículum y carta de presentación sean únicos, pero no quieres comenzar desde cero todo el tiempo.

Para hacer una copia, abra su historial de archivos, elija el que desee, haga clic en el icono de tres puntos apilados y seleccione Hacer una copia.

Consejos para editar y controlar versiones en Google Docs

1) Nombra tus versiones

Ahora que sabe cómo encontrar su historial de revisiones en Google Docs, puede sacar más provecho al nombrar diferentes versiones. Al nombrarlos, puede identificar fácilmente las versiones que tal vez desee restaurar más adelante o implementar para otro propósito. Si no los renombra, el nombre predeterminado será la marca de fecha y hora. Puede cambiarles el nombre utilizando uno de estos métodos:

• Abra su historial de versiones, haga clic en el icono con tres puntos y seleccione Nombre de esta versión.
• En el menú, elija Archivo> Historial de versiones> Nombre de la versión actual.

2) Seguimiento de cambios en Google Docs

En la parte superior derecha de la barra de menú hay un botón de menú que dice Edición por defecto. Haga clic en él y aparecerán dos nuevas opciones: Sugerir y Ver.

Cuando cambia a Sugerir, esencialmente permite realizar un seguimiento de los cambios en el documento. Cuando usted y sus colaboradores lo usan, Google Docs guarda todo su nuevo material y los cambios como sugerencias. Aparecen en un color diferente para que sean fácilmente visibles. Puede aceptarlos o rechazarlos uno por uno o en masa .

3) Use la herramienta de comentarios para preguntas y debates

Los escritores y editores a menudo aprenden por las malas que poner comentarios en línea con el material que se produce significa que puede publicarse accidentalmente con la copia final. Google Docs tiene una herramienta de comentarios que permite a los autores y editores discutir el contenido sin poner palabras innecesarias en la página. Estarás agradecido de haberlo usado.

4) Use @ Messaging

Llame la atención de alguien para editar o comentar usando @ messaging, o tal vez debería decir + messaging, ya que Google usa un símbolo diferente que la mayoría de las otras aplicaciones. De hecho, si escribe @ en lugar de +, Google lo cambia por usted.

Para marcar la atención de alguien, cree un comentario, luego escriba un signo más (+) seguido del nombre o la dirección de correo electrónico de la persona. Google sugiere automáticamente la coincidencia más cercana de tus contactos. Si la persona aún no está en sus Contactos, simplemente ingrese su dirección de correo electrónico. Tómese su tiempo y hágalo bien antes de presionar enter. Cualquier cosa que escriba va a esa persona por correo electrónico inmediatamente, junto con un enlace al documento. Si realiza cambios en el comentario, la persona también recibe alertas sobre ellos. Así que ahórreles el spam y piense en sus comentarios antes de presionar enter

5) Escribir y editar sin conexión en Google Docs / Drive

¿Sabía que puede usar Google Docs incluso cuando su computadora o dispositivo móvil no está conectado a Internet? Usted puede. Mi colega Eric Ravenscraft escribió un artículo completo sobre cómo configurar Google Drive sin conexión, completo con instrucciones paso a paso.

6) Desactivar alertas por correo electrónico

Si usa G Suite para escribir y editar mucho, recibir un correo electrónico por cada cambio en un documento puede ser una molestia. Aquí se explica cómo deshabilitar estas notificaciones. Ve a Google Drive. Haz clic en el ícono de ajustes en la esquina superior derecha y abre tu configuración. En el lado izquierdo, seleccione Notificaciones y luego desmarque la casilla de Correo electrónico.

Las instrucciones breves son: Google Drive> Configuración> Notificaciones> Correo electrónico

Más consejos de G Suite

Si usa Google Docs a diario, conocer algunos de nuestros consejos útiles para G Suite lo ayudará a ahorrar tiempo y a ser más eficiente con el programa. Cuando sabe lo que puede hacer su software, también puede abrir nuevas ideas para lo que puede hacer con su trabajo.