Organízate: cómo usar el seguimiento de cambios en Google Docs

Desde 2014, Google Docs ha permitido a las personas realizar un seguimiento de los cambios mientras editan o colaboran en su trabajo con otros. La capacidad de realizar un seguimiento de los cambios le brinda más poder de edición de dos maneras. Primero, puede editar su propio trabajo sin comprometer sus cambios, en caso de que usted u otra persona desee revisarlos. En segundo lugar, puede crear un documento y compartirlo con otros, y ellos pueden sugerir cambios en el archivo, que usted u otra persona puede ver y aceptar, rechazar o realizar más cambios. Hace que el proceso de colaboración sea más transparente y más fácil de administrar.

Si bien muchas personas se refieren a esta funcionalidad como Seguimiento de cambios, eso es lo que se llama en Microsoft Word, y ha existido por más tiempo allí, Google lo llama sugestivo. Funciona de manera similar a la función en Microsoft Office. De hecho, si importa un documento de Google Doc a Microsoft Word o viceversa, todos los cambios o sugerencias rastreados se conservan y son visibles.

Aquí se explica cómo usar Sugerencias en Google Docs.

Cómo habilitar el modo de sugerencia

Si está escribiendo y editando solo, o si está sugiriendo cambios en el trabajo de otra persona, comience habilitando el modo Sugerencia. En el escritorio, busque en el ángulo superior derecho de la pantalla un ícono de lápiz y la palabra Edición. Haga clic y elija Sugerir. En dispositivos móviles, busque en el menú de configuración, donde se llama Sugerir cambios. Activarlo

Una vez que haya habilitado Sugerencias, sus nuevas ediciones aparecerán en la página como ediciones en lugar de texto confirmado. Por ejemplo, cada eliminación aparece como texto con un tachado. Las nuevas palabras que escribe aparecen en un nuevo color (en este caso, verde).

Para cada cambio que sugiera, Google Docs crea un pequeño cuadro de resumen en el margen derecho que muestra quién sugirió el cambio y qué es. Esos cuadros de resumen también le otorgan a usted y a otros editores el poder de aceptar o rechazar los cambios, lo que cubriré con más detalle más adelante.

Cómo compartir su documento

Si desea recibir cambios sugeridos de otras personas, primero debe compartir su documento y habilitar la edición. En la esquina superior derecha del escritorio, haga clic en el botón azul Compartir. En dispositivos móviles, la opción está en la configuración en Compartir y exportar. Puede compartir el documento solo con las personas que elija o generando un enlace que haga que el documento sea visible para cualquier persona con ese enlace.

Aquí está la parte más importante: debe dar a sus colaboradores permiso de edición. Seleccione Puede editar en la opción correspondiente.

Cuando sus colaboradores reciben el documento, deben verificar que están sugiriendo en lugar de editar para que todos puedan ver los cambios. Cuando los equipos trabajan de esta manera con frecuencia, todos estarán acostumbrados a ver sus ediciones en la pantalla y sabrán de inmediato si Sugerir no está habilitado. Si las personas son nuevas en el seguimiento de los cambios, es posible que deba recordarles.

Cómo usar los comentarios

Una regla común de edición (que todos rompen todo el tiempo) es nunca escribir en el documento algo que no quiera publicar. Por ejemplo, nunca ponga una broma como texto de marcador de posición y nunca escriba un comentario en línea. Las preguntas y pensamientos más largos para la discusión pertenecen como comentarios.

Para agregar un comentario, busque el icono en la barra de herramientas que se parece a un cuadro de diálogo con un signo más en el centro. Alternativamente, puede resaltar algo de texto y aparece un botón para comentar en el margen derecho. Haz clic en él y puedes agregar tu comentario.

Los comentarios aparecen en el margen derecho junto con todos los demás cambios rastreados. Los colaboradores pueden responder a los comentarios, lo que le permite tener una discusión en el documento sobre los cambios que puede hacer.

Cómo aceptar, rechazar y resolver comentarios

Una vez que todas las sugerencias están disponibles, quien tenga la última palabra sobre el trabajo puede leer el documento y aceptar o rechazar los cambios.

Para comentarios, tiene una opción para "resolver" cada uno. La resolución de un comentario elimina el historial de la conversación de forma permanente y para todos, así que asegúrese de que el asunto esté realmente resuelto antes de presionar ese botón.

¿Qué ven otras personas?

Algo que debe tener en cuenta al sugerir cambios y hacer comentarios en un documento es lo que otras personas ven si tienen acceso al mismo archivo. Por ejemplo, a menos que hayan optado por no participar, el autor o autores de origen recibirán una notificación por correo electrónico con respecto a cada sugerencia que haga y comente que agregue casi en tiempo real. Esto significa que si alguien sugiere una edición y luego cambia de opinión, el autor todavía ve la sugerencia original por correo electrónico. Es una abominación.

Recomiendo deshabilitar estas notificaciones, especialmente si encuentra difícil el proceso de edición. En lugar de atormentarse con el conocimiento de cada pequeño pensamiento que cruza la mente de sus editores, vaya a Google Drive, haga clic en el ícono de ajustes y elija la configuración. En Notificaciones, asegúrese de que ambas casillas estén desmarcadas.

Cómo usar el historial de versiones

Otra herramienta que no es estrictamente parte de Sugerencias pero que es útil para la escritura y edición colaborativas es el Historial de versiones.

Busque en Archivo> Historial de versiones. Aparecen dos opciones: nombrar la versión actual y ver el historial de versiones.

Puede usar Name Current Version para guardar una copia de su archivo antes de abrirlo para que otras personas lo editen. De esa manera, si algo sale mal, como un colaborador se olvida de activar Sugerencias, puede volver rápida y fácilmente a su borrador anterior.

La otra opción, Ver historial de versiones, muestra versiones guardadas previamente del archivo etiquetado por fecha y hora. Puede cambiar los nombres a algo más descriptivo si ayuda. Al mirar las versiones anteriores de su archivo, verá los cambios resaltados en un color diferente. Es una herramienta útil para hacer retroceder el reloj cuando quizás aceptaste o rechazaste cambios y ahora deseas no haberlo hecho.

Cómo comparar documentos

La última herramienta que vale la pena mencionar es una nueva llamada Comparar documentos. Está debajo del menú Herramientas (Herramientas> Comparar documentos). Con esta herramienta, puede comparar dos documentos para ver qué es diferente entre ellos. Es útil para encontrar cambios que se agregaron (intencionalmente o no) a su documento, ya sea por usted o por otra persona. Esta vista también puede extraer comentarios sobre los archivos también.

Si colaboras con un grupo de personas que no están acostumbradas a la edición grupal, siempre puedes guardar un borrador de tu trabajo y compararlo con la versión editada para asegurarte de que no se te escapen los cambios accidentalmente.

Más consejos de Google Docs

Hay algunos otros consejos que vale la pena saber si usa Google Docs con frecuencia. Para empezar, asegúrese de saber cómo guardar Google Docs sin conexión. De esa manera, los cortes de Internet y otros eventos inesperados no interrumpirán su trabajo. También puede cifrar documentos de Google almacenados en Drive, otro consejo útil. Asegúrese de explorar nuestra lista de los mejores consejos de Google Docs también.