Video: ¿Cómo Sincronizar Outlook a Gmail? (Noviembre 2024)
Los usuarios comerciales se han acostumbrado a Outlook. El cliente de correo electrónico para los más de mil millones de usuarios de Microsoft Office en el planeta se ha convertido en una segunda naturaleza. Pero algunas compañías están descubriendo que les ahorra dinero y mantenimiento al permitir que Google aloje su correo electrónico, calendarios y contactos, aunque esto significa que un tercero tendrá acceso al contenido del correo electrónico y los anuncios de display dirigidos aparecerán en la bandeja de entrada. Si pudieras usar Outlook con tu correo de Google Apps (realmente solo Gmail), no tienes que ver estos anuncios, y obtienes un panel de vista previa, clasificación de bandeja de entrada, formato enriquecido, opciones de clic derecho, conector social y la mayoría de las otras herramientas que ofrece Outlook.
Afortunadamente, Google Apps Sync para Microsoft Outlook le permite aprovechar la mayoría de las herramientas de Outlook, pero solo para Outlook 2010 hasta ahora. Si ejecuta Office 2013, aún puede conectarse a una cuenta de Gmail a través de IMAP, pero esto solo le enviará correo, sin calendarios, tareas o contactos. Usando Apps Sync, Gmail emula una versión limitada de un servidor Microsoft Exchange. Obtendrá la mayoría de las cosas importantes: sus contactos, eventos de calendario, tareas y notas de Outlook. Pero algunas cosas no se sincronizarán, como borradores, fechas de seguimiento y recordatorios, reglas, firmas, formato de texto enriquecido, recibos de entrega, archivos adjuntos de calendario, recordatorios de tareas y entradas de diario. Hay una lista exhaustiva de lo que está y no está sincronizado en este PDF de Google.
Si puede vivir con esas limitaciones y su compañía se ha mudado a Google Apps, entonces usar Outlook con su nuevo servicio de comunicación es una simple cuestión de instalar y ejecutar Apps Sync. Es compatible con Windows 7, Vista, XP y Outlook 2003, 2007 y 2010. Tenga en cuenta que no se ha actualizado para Windows 8 o Outlook 2013, la versión incluida con Office 365. Y los usuarios de Apple Mac de Outlook 2011 son bastante fuera de suerte. Hemos contactado a Google sobre esto y actualizaremos este artículo cuando haya progreso. Puedes obtenerlo aqui. Esta descarga en realidad le ofrece dos utilidades: además de la sincronización de aplicaciones, también obtendrá la migración de Google Apps para Microsoft Outlook, que, como su nombre lo indica, le permite mover sus datos de Outlook existentes a Google Apps. Puede descargar la herramienta de migración por separado, desde aquí.
Una vez que haya descargado la utilidad, asegúrese de que Outlook no se esté ejecutando, y luego presione el botón Descargar Google Apps Sync: instalará el software automáticamente después de que apruebe un cuadro de diálogo Control de cuentas de usuario.
A continuación, verá un pequeño cuadro de diálogo que le pedirá que inicie sesión en su cuenta de Google Apps. Este es el mismo inicio de sesión que utiliza para Google Apps o para su cuenta corporativa de Gmail.
Después de iniciar sesión con éxito, verá un cuadro de diálogo bastante más complicado con casillas de verificación para especificar lo que puede importar. En realidad, esto es un poco confuso: la parte superior del cuadro de diálogo dice "Crear un perfil de Google Apps en Microsoft Outlook", que es un problema distinto de la importación. Si tiene un servicio de correo preexistente que utilizó con Outlook, deberá marcar la casilla de verificación superior para guardar sus mensajes, contactos, calendarios y notas anteriores.
Puede marcar y desmarcar por separado cualquiera de estas subcategorías si no desea conservar todo. En particular, es probable que desee desmarcar los correos electrónicos eliminados y no deseados, que están marcados de forma predeterminada. El cuadro de diálogo opcionalmente le permite enviar sus datos de uso a Google para ayudarlos con su garantía de calidad. Hay una opción más, que se muestra al hacer clic en Avanzado: desactivar Autoarchivar. Esto está marcado de forma predeterminada y significa que Google conservará copias de todos sus mensajes antiguos.
Luego, haga clic en el botón Crear perfil. Si la instalación se realizó correctamente, verá un cuadro de mensaje a tal efecto. El cuadro de mensaje también muestra cómo la herramienta agrega un ícono a la bandeja del sistema de Windows y ofrece un botón que inicia Outlook.
Cuando inicie Outlook, verá el cuadro de mensaje Estado de sincronización y su aplicación de Outlook se completará con todas sus carpetas y correos electrónicos nuevos. Se descargarán hasta 1 GB en su máquina local, a menos que cambie el límite desde la opción Establecer límite de tamaño de buzón del icono de la bandeja.
El cuadro de diálogo Estado se abre a partir de entonces cada vez que inicia Outlook, a menos que desactive la casilla de verificación única en la parte inferior: "Abra esta ventana cuando se inicie Microsoft Outlook". Recomiendo desmarcar esto para evitar que este diálogo distractor aparezca todo el tiempo; siempre puede recuperarlo desde el icono de la bandeja. Es posible que deba hacer esto si nota que faltan correos, elementos del calendario o contactos. Cada categoría de sincronización incluye un enlace de resincronización que puede curar sus enfermedades.
¡Ahora está listo para comenzar a usar Outlook como siempre lo ha hecho! Para obtener más información sobre el impulso de Google para el mercado de la mensajería corporativa, lea nuestra revisión completa de Google Apps. Para obtener más información sobre Outlook, lea nuestra revisión de Microsoft Office.
