Cómo compartir archivos de Google Drive

Creó un archivo en Google Drive que desea compartir con otras personas. No hay problema. Uno de los puntos fuertes del software es su capacidad de jugar bien con los demás.

De hecho, hay tantas formas de compartir Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google que el proceso puede ser confuso. ¿Desea que otras personas puedan editar su archivo o simplemente verlo? ¿Necesita darles acceso a la versión en vivo o estática del documento? Sus opciones para compartir variarán según las respuestas a esas preguntas.

Google Drive consta de varios programas, incluidos documentos para el procesamiento de textos, hojas para hojas de cálculo y diapositivas para presentaciones. El proceso para compartir dentro de cada programa es bastante similar; a continuación nos centraremos en Google Docs.

Puede acceder a Google Docs de dos maneras: el sitio web de Google Docs en su navegador; el programa Google Backup and Sync en su computadora; o las aplicaciones de Google Docs para iOS o Android.

Compartir un documento en vivo

Acaba de crear y completar un documento y ahora desea compartirlo. En este caso, le gustaría compartir el documento en vivo con una o más personas. Haga clic en el botón Compartir en la esquina superior derecha (o haga clic en el menú Archivo y seleccione Compartir).



Agregar recipientes

Escriba un contacto de Google o la dirección de correo electrónico de la persona con la que desea compartir el archivo; Puede compartir un archivo con hasta 200 personas o grupos. Haga clic en la flecha desplegable y elija si desea que la persona o las personas puedan editar el documento, insertar comentarios en él o solo verlo. También puede agregar una nota a la invitación por correo electrónico. Haz clic en Enviar.

Si la persona tiene una cuenta de Google, se envía su correo electrónico. Si su destinatario no tiene una cuenta de Google, se le presentan dos opciones. Puede enviar una invitación, en cuyo caso la persona tiene 14 días para iniciar sesión con una cuenta de Google para editar, comentar o ver el documento.

Alternativamente, puede crear y enviar un enlace a su documento, en cuyo caso su destinatario puede ver el documento sin una cuenta de Google pero no editarlo ni comentarlo.



Recibir una invitación

En el otro extremo, su destinatario abre su correo electrónico y hace clic en el botón Abrir en Documentos. Si la persona tiene una cuenta de Google, se le solicita que inicie sesión para editar, comentar o ver su documento en Google Docs.

Si la persona no tiene una cuenta de Google y usted elige la opción de enviar el enlace, el documento se abre en Google Docs, donde la persona puede leerlo pero no comentarlo ni editarlo. Esa persona no puede solicitar comentarios ni editar el acceso a menos que tenga una cuenta de Google.

Si la persona tiene una cuenta de Google y accede al documento con permiso para editarla, puede hacer clic en el botón que dice Edición en la esquina superior derecha y cambiar la opción a Sugerir o Ver. Si la persona accede al documento con permiso para comentarlo, puede hacer clic en el botón que dice Sugerir y cambiar la opción a Ver.



Obtener enlace para compartir

Para distribuir un enlace directo al documento en lugar de enviar invitaciones, haga clic en el botón Compartir nuevamente y luego haga clic en la opción "Obtener enlace para compartir". Esta opción es útil si desea compartir el documento con varias personas en cualquier momento, como colocarlo en un canal de Slack.



Elegir permisos

Haga clic en el menú desplegable para "Cualquier persona con el enlace puede…" para elegir los permisos adecuados. Aquí, puede dar a los destinatarios la posibilidad de editar, comentar o ver.



Copiar enlace compartido

Haga clic en el botón para copiar el enlace. Ahora puede pegar el enlace en otra aplicación para compartir el documento. Los destinatarios solo necesitan hacer clic en el enlace para obtener acceso al documento, pero nuevamente, deberán iniciar sesión con una cuenta de Google dentro de los 14 días para editar o comentar.



Sin inicio de sesión de Google

¿Qué sucede si desea que las personas puedan editar o comentar el documento sin tener que iniciar sesión en Google? Haga clic en el botón Compartir nuevamente. Haga clic en el menú desplegable para "Cualquier persona con el enlace puede…" y haga clic en Más.



Opciones para compartir enlaces

Ahora puedes jugar con tres opciones para compartir enlaces. La primera opción para Público en la Web permite a cualquier persona acceder a su documento en la Web a través del enlace correcto. Puede establecer permisos para limitar a otros usuarios a editar, comentar o simplemente ver el documento. Según los permisos que elija, los destinatarios pueden editar, comentar o ver el documento sin tener que iniciar sesión en Google.

La segunda opción para Cualquiera con el enlace permite a las personas acceder a su documento si conocen su URL. Esta opción es un poco más segura que la primera, dependiendo de cuánto anticipe el enlace que se compartirá.

La tercera opción para Desactivar deshabilita el uso compartido de enlaces, por lo que solo las personas que invite directamente pueden acceder al documento.



Opciones avanzadas de uso compartido

A continuación, ¿cómo puede compartir más fácilmente el enlace a su documento o eliminar el intercambio por completo? Haga clic en el enlace para Avanzado.



Opciones de uso compartido y permisos

Aquí, puede compartir el enlace a través de Gmail, Google+ (por ahora), Facebook o Twitter. Puede revisar los permisos para cualquier persona con la que haya compartido el archivo o eliminar por completo a cualquier persona del archivo compartido. También puede marcar una opción para evitar que los editores cambien el acceso y agreguen nuevas personas, y deshabilite las opciones para descargar, imprimir y copiar para los comentaristas y espectadores.



Publicar en la web

Aún no hemos terminado. Hay más trucos para compartir bajo la manga de Google. Haga clic en el menú Archivo y seleccione Publicar en la Web.



Configurar para publicar

En la ventana Publicar en la web, haga clic en la flecha hacia abajo para Contenido publicado y configuración. Puede decidir si desea que su documento público se actualice cada vez que realice un cambio. Por defecto, su documento será publicado como su propia página web dedicada. Haga clic en Publicar y responda sí cuando Google le pregunte si está seguro.

También puede optar por incrustar el documento, si desea generar código que le permita incrustarlo en una página web existente. Luego copia el código incrustado.



Página web publicada

Su documento se publica como una página web accesible para cualquier persona que tenga el enlace.



Dejar de publicar

Para desactivar el documento como página web, haga clic en el botón que dice Dejar de publicar.



Correo electrónico como archivo adjunto

Finalmente, puede enviar su documento por correo electrónico en cualquiera de los diversos formatos. Haga clic en el menú Archivo y seleccione Correo electrónico como archivo adjunto.



Cambiar formato de archivo

En la ventana Correo electrónico como archivo adjunto, haga clic en el menú desplegable para Adjuntar como. Puede optar por enviar su documento como PDF, documento de Word, archivo de texto enriquecido, página HTML, archivo de texto sin formato o documento abierto. También puede optar por insertar el documento dentro del correo electrónico.