Cómo proteger sus documentos de Microsoft Word

Ha escrito un documento importante o confidencial en Microsoft Word. Y desea mantenerlo privado o al menos seguro. Quizás desee asegurarse de que solo usted y ciertas personas puedan leerlo o editarlo. Quizás desee restringir los tipos de modificaciones que alguien puede hacer al documento. Quizás desee asegurar a los lectores del documento que esta es la versión final. Puede hacer todo eso y más si sabe qué herramientas usar en Word y cómo usarlas.

La última versión de Office 365 de Microsoft Word ofrece varias opciones para proteger su documento. Puede configurar un documento para que se abra en modo de solo lectura para evitar ediciones accidentales. Puede encriptar su documento para que nadie pueda acceder a él sin la contraseña correcta. Puede limitar el contenido que se puede editar dentro de un documento y la forma en que se puede editar. Puede agregar una firma digital para asegurarse de que nadie pueda jugar con el documento. Y puede marcar un documento como final para que la gente sepa que no ha cambiado desde la última vez que lo guardó.

Para estos trucos, estoy usando la última versión de Office 365 de Word. Las opciones que cubro aquí básicamente funcionan igual en Word 2016, 2013 y 2010. Sin embargo, la capacidad de marcar un documento como final y hacer que sea de solo lectura son dos opciones separadas en Word 365 y una sola opción combinada en las otras versiones de la palabra.

Proteger documento

Para comenzar, abra un documento en Microsoft Word que desee proteger. Haga clic en el menú Archivo y luego haga clic en el botón Proteger documento. En el menú Proteger documento, seleccione la primera opción para Abrir siempre solo lectura .



Solo lectura

Guarde el documento y luego vuelva a abrirlo. Word muestra un mensaje indicando que el autor desea que lo abra como solo lectura, a menos que necesite realizar cambios. Haga clic en Sí para abrir el documento en modo de solo lectura. Por supuesto, cualquiera puede decir que no y abrir el documento en modo de edición. El objetivo es facilitar que las personas abran el documento como de solo lectura para mitigar las posibilidades de realizar cambios no deseados.



Cifrar con contraseña

Para deshabilitar la opción de solo lectura, abra el documento en modo de edición. Haga clic en el menú Archivo y seleccione Proteger documento. En el menú Proteger documento, seleccione la opción Abrir siempre solo lectura . Permanezca en la misma pantalla y haga clic nuevamente en el botón Proteger documento. Esta vez, seleccione la opción Cifrar con contraseña .



Crea una contraseña

En la ventana Cifrar documento, cree una contraseña y haga clic en Aceptar. Asegúrese de usar una contraseña compleja pero memorable. Si olvida la contraseña, Microsoft no ofrece ninguna forma de recuperarla o restablecerla, lo que significa que no podrá acceder al documento. Escriba la contraseña nuevamente para confirmarla. Haga clic en Aceptar.

Vuelva a guardar y cierre el documento. Vuelve a abrirlo. Escriba la contraseña para acceder al documento. Haga clic en Aceptar.



Eliminar la contraseña

Para eliminar la contraseña, haga clic en el menú Archivo y seleccione Proteger documento. Haga clic en la opción Cifrar con contraseña . En la ventana Cifrar documento, elimine los puntos que ocultan su contraseña. Haga clic en Aceptar. Vuelva a guardar y cierre el documento. La próxima vez que lo abra, no se le pedirá una contraseña.



Restringir edición

Haga clic en el menú Archivo y vuelva al botón Proteger documento. Seleccione la opción para restringir la edición .

Luego, su documento muestra un panel Restringir edición a la derecha para formatear y editar restricciones. Aquí, puede dar permiso a las personas para leer su documento, así como seleccionar qué pueden editar y cómo.



Restricciones de formato

Marque la casilla Limitar el formato a una selección de estilos para evitar que las personas cambien el formato de su documento a través de la función de estilos de Word. Haga clic en el enlace de Configuración. En la ventana emergente Restricciones de formato, todos los estilos están permitidos de manera predeterminada. Puede mantenerlo como está, cambiarlo al Mínimo Recomendado o cambiarlo a Ninguno. Si no está seguro de qué configuración elegir, elija la opción Mínimo recomendado.

También puede marcar cualquiera de las tres opciones en Formateo para permitir que Autoformato anule las restricciones, bloquee la capacidad de cambiar temas o bloquee la capacidad de cambiar Conjuntos de estilo rápido. Si no está seguro, deje estas tres configuraciones sin marcar. Haga clic en Aceptar para cerrar la ventana Restricciones de formato.



Restricciones de edición

En Restricciones de edición, marque la casilla Permitir solo este tipo de edición en el documento. Haga clic en el menú desplegable debajo. Ahora puede elegir entre cuatro opciones: los cambios rastreados activan Rastrear cambios para cualquier lector de su documento y restringe todos los demás tipos de edición; Comentarios permite a los lectores insertar comentarios en su documento pero no hacer otras modificaciones; Al completar formularios, los lectores pueden completar los formularios que ha creado, pero no cambiarlos; y Sin cambios (solo lectura) pone su documento en modo de solo lectura para que no se puedan realizar cambios. Selecciona la opción que quieras.



Excepciones

Si marca la opción Comentarios o Sin cambios (solo lectura), puede crear excepciones para que cualquiera pueda editar ciertas partes de su documento. En la sección Excepciones, marque la casilla Todos y seleccione las partes del documento que desea que cualquiera pueda editar.



Hacer cumplir la protección

Finalmente, haga clic en la opción Sí, comenzar a aplicar la protección . Escriba y vuelva a escribir una contraseña y haga clic en Aceptar. Vuelva a guardar y cierre el documento. Vuelve a abrirlo. Los controles de edición en la cinta de opciones ahora están atenuados. Haga clic en cualquier sección del documento que haya permitido editar, y los controles estarán accesibles.



Desactivar protección

Para desactivar la protección, haga clic en la pestaña Revisar y haga clic en el icono para Restringir edición. Haga clic en el botón Detener protección en la parte inferior del panel Restringir edición. Escriba la contraseña y haga clic en Aceptar. Luego, desmarque las opciones para las restricciones de Formato y Edición que aparecen en la esquina superior derecha.



Agregar una firma digital

Haga clic en el menú Archivo y vuelva al botón Proteger documento. Seleccione la opción para agregar una firma digital . Esto le dice a las personas que leen su documento que usted y nadie más lo firmó, lo que indica que fue la última persona en revisarlo y guardarlo.



Certificado de firma

Para crear una firma digital, necesitará un certificado de firma. La primera vez que hace esto, Word muestra el mensaje: "Para firmar un documento de Microsoft Office necesita una firma digital, ¿le gustaría obtener una de un socio de Microsoft ahora?" Haz clic en Sí. Aparece una página de soporte de Microsoft para ayudarlo a encontrar una identificación digital. Pruebe los enlaces de los distintos proveedores para obtener una identificación digital. Luego, haga clic en el enlace de la página web para Agregar o eliminar una firma digital en los archivos de Office. Desplácese hacia abajo de la página para aprender cómo agregar una firma digital.

Después de tener la identificación digital, regrese al botón Proteger documento y nuevamente haga clic en la opción Agregar una firma digital . En la ventana Firmar, complete los campos necesarios y haga clic en el botón Firmar. Es posible que se le solicite que confirme la firma digital. Haga clic en Aceptar.

Su documento ahora está firmado digitalmente y se hace de solo lectura. Word explica que el documento ha sido firmado y marcado como final y que si alguien lo manipula, las firmas se invalidan. Cualquiera que abra el documento verá el aviso de su firma digital.



Marcar como final

Finalmente, si no puede o no quiere usar una firma digital, aún puede marcar el documento como final. Haga clic en el menú Archivo y vuelva al botón Proteger documento. Seleccione la opción para marcar como final .

Un mensaje emergente le dice: "Este documento se marcará como final y luego se guardará". Haga clic en Aceptar. Aparece otro mensaje y le dice: "Este documento se ha marcado como final para indicar que la edición se ha completado y que esta es la versión final del documento. Cuando un documento se marca como final, la propiedad de estado se establece en 'Final' y la escritura, los comandos de edición y las marcas de corrección están desactivadas. Puede reconocer que un documento está marcado como final cuando aparece el icono Marcar como final en la barra de estado ". Haga clic en Aceptar.



Editar de todos modos

Cuando alguien abre el documento, aparece un mensaje en la parte superior: "MARCADO COMO FINAL. Un autor ha marcado este documento como final para desalentar la edición". También aparece un botón Editar de todos modos. Si alguien hace clic en ese botón, puede editar y volver a guardar el documento. Pero entonces el documento le mostrará como el autor y la otra persona como la última persona que lo modificó. Entonces, el objetivo final aquí no es evitar que alguien edite el documento, sino decirle a los lectores que el documento es definitivo y que debe aparecer como el autor y la persona que lo modificó por última vez.