Cómo asegurarse de que su empresa sobreviva a un desastre

En el transcurso de las últimas seis semanas, todos nos hemos visto atrapados en los canales de noticias por cable mientras un par de huracanes, primero el huracán Florence y luego el huracán Michael, avanzaron hacia el este de los Estados Unidos. Sabíamos lo que sucedería cuando las tormentas tocaran tierra; Sabíamos que cientos de negocios serían destruidos; Sabíamos que se perderían vidas y que las comunidades se verían afectadas. Lo que no sabíamos en su mayoría era qué empresas volverían a la vida y cuáles desaparecerían para siempre.

Puede tomar medidas para ayudar a garantizar que su negocio sea uno de los que se puedan recuperar después de un desastre, incluso cuando sus instalaciones se destruyan e incluso cuando sus empleados estén dispersos por el viento. Pero no puedes hacerlo con solo esperar. La pasividad es el enemigo de cualquier plan efectivo de recuperación ante desastres (DR).

En cambio, debe comenzar a planificar de manera proactiva para los desastres de mañana hoy. Esto significa que debe considerar todos los factores que son críticos para la supervivencia de su negocio y para el retorno de su negocio después de que termine el desastre. Esos factores deben incluir la protección y preservación de datos, como es de esperar, pero hay más en la recuperación que solo tener buenas copias de seguridad de datos. De hecho, hay factores que son al menos tan importantes como los datos de su empresa. Estos factores incluyen a sus empleados, una instalación desde la cual trabajar, un entorno de producción temporal y servicios de soporte como Internet y teléfono. Eche de menos cualquiera de esos y no estará en el negocio incluso si ha hecho una copia de seguridad de cada bit y byte.

Comunícate con tus empleados

Según Joseph George, vicepresidente de gestión de productos para los servicios de recuperación global de Sungard Availability Services, el factor que la mayoría de los planificadores olvidan son sus empleados. Debe planificar la comunicación con sus empleados antes y durante el desastre, y debe planear que vuelvan a trabajar. Esto puede ser más complejo de lo que probablemente estés pensando.

Además, debe planificar su entorno de comunicaciones después del desastre, si se ve afectado. Esto también significa que debe tener en cuenta que puede verse afectado por más de un tipo de desastre. Por ejemplo, Florida puede estar en mayor riesgo de huracanes, pero las instalaciones allí también pueden sufrir daños por tornados o pueden perder datos después de un ataque cibernético.

Personas. Sin sus empleados clave, no puede restaurar su negocio. Debido a esto, debe planificar cómo se mantendrá informados a sus empleados y cómo se mantendrá en contacto con ellos. Esto significa que tendrá que crear responsabilidades detalladas para sus empleados, incluido dónde se reunirán después de un desastre y qué trabajos pueden hacer además de los suyos (en caso de que no todos puedan ayudar con la recuperación).

Deberá incluir planes para comunicarse después del desastre, sabiendo que los teléfonos celulares no estarán disponibles y que los teléfonos fijos también pueden estar fuera. Esto puede significar un plan para comunicarse a través de mensajes de texto y puede significar comprar algunos teléfonos satelitales.

Vista interior de una oficina móvil de Sungard Availability Services. Crédito: Servicios de disponibilidad de Sungard

Instalaciones. Si sus oficinas están destruidas, dañadas o simplemente inaccesibles, entonces necesita un lugar para trabajar que tenga acceso a Internet, líneas telefónicas, espacio en el escritorio y computadoras. Es posible que tenga una oficina en otra ciudad que pueda usar, suponiendo que sus empleados puedan llegar allí. Pero también puede contratar un servicio de recuperación ante desastres, como los Servicios de disponibilidad de Sungard, que pueden proporcionar dicho espacio.

"Una compañía en Florida contrató uno de nuestros camiones", dijo George, explicando cómo Sungard Availability Services está ayudando con la recuperación después del huracán Michael. "Las cuadrillas se aseguran de tener la conectividad adecuada. Tienen conectividad satelital. Podemos contratar sitios donde la gente pueda ir, lo suficientemente lejos del desastre, pero lo suficientemente cerca como para que la gente pueda llegar allí".

Vista exterior de una oficina móvil de Sungard Availability Services. Crédito: Servicios de disponibilidad de Sungard

Conectividad Muchas empresas realmente solo requieren conectividad para operar en lugar de necesitar un sitio de instalaciones alternativas completo. Al crear un plan que organice los equipos de sus empleados en equipos virtuales equivalentes, puede implementar un plan de recuperación de desastres simplemente al proporcionar conectividad a los datos y aplicaciones de la compañía a los que los empleados pueden acceder desde sus conexiones de Internet hasta que el desastre haya terminado. Con la ubicuidad de la nube, este tipo de enfoque se ha vuelto popular para las pequeñas y medianas empresas (PYMES). Pero tenga en cuenta que dicho plan tiene muchas partes móviles para las que no podrá confiar en un proveedor de servicios. La capacitación adecuada de los empleados sobre qué hacer es clave para el éxito. Además, sus sistemas también deberán estar preparados, no solo desde un aspecto de conectividad, sino también por razones de seguridad y acceso remoto.

Datos. Debe haber almacenado todos los datos requeridos de su empresa en una ubicación en la nube lo suficientemente lejos de sus instalaciones para que no se vea afectada por el mismo desastre. Esto incluye todos sus datos locales, más datos en estaciones de trabajo y en dispositivos móviles. También necesitará máquinas que puedan recibir estos datos cuando llegue el momento de recuperar los datos necesarios para administrar su negocio.

Recuperación de datos 101

Pero hay más que solo copias de seguridad de datos. También necesita practicar la recuperación de sus datos, y debe probar sus procedimientos para saber que funcionarán. Y necesitas hacer esto con frecuencia. Las pruebas también deben incluir a sus empleados, y esto significa asegurarse de que pueda devolver las cosas incluso si algunos de sus empleados no lograron superar el desastre.

Lo más probable es que no puedas hacer todo esto por ti mismo. Pocas organizaciones tienen el ancho de banda, y mucho menos la experiencia necesaria para configurar y administrar su propio DR. Afortunadamente, existen servicios que lo ayudarán y que pueden proporcionar cualquier nivel de servicio que pueda necesitar. Antes de los últimos 10 años, tales empresas serían caras y ofrecerían servicios dirigidos principalmente a empresas adineradas. Pero a través de la computación en la nube, han surgido nuevos servicios de DR que hacen que la DR efectiva sea accesible incluso para los más pequeños del sector de las PYMES.

Para las empresas que necesitan una opción de servicio completo que pueda ponerlas en funcionamiento en horas, incluido el suministro de equipos e instalaciones para que sus empleados puedan ponerse a trabajar, existe una opción de compañías como Sungard Availability Services. Los servicios de la compañía incluyen la restauración de datos, que van desde la restauración de sus instalaciones hasta el suministro de instalaciones temporales después de un desastre en algunos de sus camiones DR.

Recuperación ante desastres como servicio

Las empresas que usan la nube para dirigir sus ofertas de DR a las PYMES, generalmente se denominan soluciones de recuperación ante desastres como servicio (DRaaS). Sungard Availability Services no está en esta lista (aunque lo estará cuando se actualice el resumen de la revisión), pero también es una de las compañías que puede proporcionar DRaaS.

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Cuando planifique, es importante tener en cuenta que necesita lo que George llama una "paranoia saludable". Dijo que necesita un Plan B y un Plan C si su Plan A falla. Debe planificar la posibilidad de que algunos de sus empleados no puedan ayudar, ya sea porque se vieron gravemente afectados por el desastre o porque no sobrevivieron.

En última instancia, la clave para sobrevivir a su próxima catástrofe es planificar, luego planificar las contingencias, luego probar el plan, luego arreglar lo que no funcionó y luego volver a probar el plan. La planificación es clave, pero también lo son las pruebas.