Cómo matar el correo electrónico con el software de gestión de proyectos adecuado

El correo electrónico aumenta el estrés, crea trabajo innecesario y hace que las personas se sientan abrumadas. Nadie puede ser la mejor versión de sí mismo en el trabajo bajo estas condiciones. En los últimos años, las organizaciones han comenzado a alejarse del correo electrónico en favor de las aplicaciones de mensajería en equipo, como Slack y otras herramientas de comunicación en el lugar de trabajo. Encontrar la herramienta adecuada o un conjunto de herramientas afecta si su equipo podrá renunciar a sus bandejas de entrada tradicionales. Para muchos equipos, el software de gestión de proyectos debería ser parte de la solución.

¿Qué es el software de gestión de proyectos?

El software de gestión de proyectos, también llamado aplicaciones de gestión de proyectos, son herramientas en línea que los equipos usan para rastrear el trabajo. En el sentido más amplio, una aplicación de administración de proyectos puede ser cualquier cosa, desde un software complejo para administrar el trabajo, como Microsoft Project, hasta una aplicación básica de tareas pendientes. Las aplicaciones más completas incluyen otras herramientas comerciales para administrar recursos, rastrear el tiempo dedicado a la tarea o incluso facturar.

A menudo distinguimos diferentes tipos de herramientas de colaboración de las aplicaciones de gestión de proyectos para facilitar la recomendación de la aplicación correcta para el propósito correcto. Dicho esto, esas dos categorías y algunas otras (como las aplicaciones de tablero kanban y las aplicaciones de administración del trabajo) se superponen sustancialmente. Entonces, aunque a veces hago el caso de que aplicaciones como Asana, Trello, Airtable y Basecamp no son estrictamente aplicaciones de administración de proyectos, podemos incluirlas aquí.

¿Qué haces en el software de gestión de proyectos?

Cada aplicación de gestión de proyectos es un poco diferente, pero la mayoría de ellas le permiten ver varios aspectos del trabajo de su equipo sin tener que preguntarles a sus colegas sobre ellas.

Cuando inicia sesión, ve todas las tareas que debe completar su equipo y los plazos. Verá quién fue asignado a qué tarea, si y cuándo la completaron, y si tenían algún comentario al respecto. Si uno de sus colegas sale inesperadamente, puede iniciar sesión en la aplicación de gestión de proyectos y verificar si tenían algo urgente asignado hoy que otro miembro del equipo debería recoger. Si actualmente usa el correo electrónico para decirle a alguien que una tarea está hecha, hacer preguntas sobre una tarea o enviar algo para su aprobación, probablemente se beneficiaría de una aplicación de gestión de proyectos.

Hay más que eso. A medida que usted y sus colegas usan una aplicación de gestión de proyectos, la aplicación lleva la cuenta del trabajo realizado. ¿Cuántas tareas se completaron a tiempo? ¿El proyecto en general todavía está en camino de completarse antes de la fecha límite? Las robustas aplicaciones de gestión de proyectos vienen con todo tipo de cuadros y gráficos para ayudarlo a vigilar este tipo de cosas. De esa manera, si el proyecto comienza a fallar, puede detectarlo temprano y trabajar para evitarlo. Pero no nos desviamos. Veamos cómo las aplicaciones de gestión de proyectos ayudan a las personas a comunicarse.

¿Qué hace un gerente de proyecto?

Un proyecto es una serie de tareas. Un gerente de proyecto es la persona que sabe cuáles son todas esas tareas, o al menos las supervisa. A veces, el gerente del proyecto reparte las tareas o las coloca en un grupo para que las personas las reclamen. Luego, el gerente del proyecto vigila las tareas y las personas que las realizan hasta que hayan terminado.

No todos los equipos tienen un gerente de proyecto per se, pero la mayoría tiene a alguien a cargo. Podría ser el dueño de un negocio, gerente o un líder de equipo. Quien sea su persona de contacto o la persona que toma las decisiones diariamente, es su gerente de proyecto.

Por qué el correo electrónico es malo para los proyectos

El correo electrónico es correo electrónico, lo que sé que suena obvio, pero quédate conmigo aquí. El correo es una avenida horrible para asignar trabajo. Imagine si sus tareas le llegaran por correo postal. Es casi ridículo. Sin embargo, el correo electrónico no es tan diferente del correo ordinario, excepto que es más rápido.

Piense en qué correo electrónico es bueno para proporcionar:

• comunicación asincrónica con un rastro de papel
• entrega de documento

Ahora piense en lo que un gerente de proyecto necesita saber cuando maneja una serie de tareas:

• quien esta disponible
• cuánto trabajo le ha asignado cada trabajador actualmente y cuándo vence
• el progreso del trabajo que ya está asignado (p. ej., "John tiene dos tareas asignadas y ambas están al 90 por ciento")
• un calendario de plazos
• la capacidad de priorizar y priorizar tareas en función de las necesidades del proyecto

Hacer ese tipo de trabajo por correo es ridículo.

Más importante aún, la forma en que la mayoría de los empleados de oficina usan el correo electrónico crea interrupciones. Cuando llegan nuevos mensajes de correo electrónico con avisos o notificaciones emergentes, los trabajadores generalmente se aseguran de que el mensaje entrante no sea urgente. Luego vuelven a lo que estábamos haciendo hasta la próxima interrupción. La gente hace esto todo el día, revisando y escaneando su correo electrónico. Varios estudios muestran que el uso del correo electrónico ocupa alrededor del 30 por ciento del día de un trabajador del conocimiento, y que el tiempo se distribuye de manera uniforme durante todo el día, en lugar de estar en partes discretas. En otras palabras, el correo electrónico nos interrumpe constantemente.

Las interrupciones generalmente tienen un efecto negativo neto, aunque podría no estar en la forma en que usted supone. Las interrupciones hacen que las personas se sientan más estresadas y como si tuvieran una carga de trabajo mayor de la que realmente tienen. Las personas también sienten una mayor frustración y presión de tiempo.

La forma en que las personas interactúan con el correo electrónico también lleva a perder el tiempo. Perdemos tiempo cuando tenemos que volver a leer el mismo correo electrónico que escaneamos al principio del día porque hemos olvidado lo que decía. Si olvida cuál es la fecha de entrega de una clave, sacarla del correo electrónico lleva tiempo. ¿Y qué pasa si el correo electrónico que desenterras es antiguo y la fecha ha avanzado una semana?

Esto es todo para decir que el correo electrónico no fue diseñado para administrar tareas. Es la herramienta incorrecta para ese trabajo.

Comunicación con un servicio de gestión de proyectos

La gestión de proyectos implica hacer malabares con personas y recursos, vigilar el tiempo y redistribuir o priorizar las tareas a medida que cambia la situación. El software de gestión de proyectos fue diseñado para manejar ese tipo de problemas y otros que comúnmente surgen durante el curso de un proyecto.

¿Cómo es comunicarse en una aplicación de gestión de proyectos en lugar de correo electrónico? Es como la diferencia entre ver algo con tus propios ojos y leer una descripción de ello. En el primer escenario, tiene control sobre lo que quiere ver y cuándo. En el segundo, confía en que otras personas escriban mensajes diciéndole lo que piensan que es más importante o, lo que es peor, lo que piensan que quiere escuchar.

Las diferentes aplicaciones de gestión de proyectos tienen diferentes herramientas para comunicarse. Casi todos ellos admiten @ menciones, por ejemplo. Dado que Slack y otras aplicaciones de mensajería de equipo se han vuelto tan populares, a menudo puede conectarlas a su aplicación de gestión de proyectos, agilizando así sus conversaciones en un solo lugar. Si aún no tiene una aplicación de chat en equipo, puede omitirla y buscar una aplicación de administración de proyectos que incluya un cuadro de chat en la aplicación. Zoho Projects y ProofHub lo ofrecen.

Digamos que el proyecto en cuestión tiene muchos elementos visuales, y el equipo que trabaja en él necesita discutirlos. Su vida será mucho más fácil si tiene herramientas de marcado de imágenes en su aplicación de gestión de proyectos. De esa manera, puede garabatear electrónicamente una imagen y adjuntar comentarios, lo que facilita que todos en su equipo den y entiendan los comentarios. Volerro es un ejemplo de una aplicación de gestión de proyectos con herramientas de marcado.

Como se mencionó, las aplicaciones de gestión de proyectos manejan todas las cosas básicas que necesita para hacer malabarismos y realizar un seguimiento, como tareas, plazos, progreso y cesionarios. Toda esa información es visible para quienes la necesitan. En ese sentido, hay menos necesidad de comunicarse sobre este tipo de asuntos. Nunca necesita enviar un correo electrónico a alguien y a CC a media docena de personas para saber si ya casi han terminado una tarea cuando puede iniciar sesión en el sistema y ver que está marcada como 75%. Muchas de las cosas que requieren que lea entre líneas cuando usa el correo electrónico para la administración de tareas de repente se vuelve claro cuando usa el software de administración de proyectos.

Menos tiempo de correo electrónico significa más tiempo de trabajo

Los beneficios de sacar un equipo del correo electrónico y ponerlo en una aplicación de gestión de proyectos para comunicarse pueden ser enormes. La reducción en el correo electrónico solo seguramente hará felices a todos, pero eso palidece en comparación con el valor agregado de tener una mayor visibilidad de quién está haciendo qué, qué más están haciendo y el estado de cada tarea. Es mucho más fácil tener información precisa a mano mientras trabajas, para que los tomadores de decisiones puedan tomar buenas decisiones.

Para obtener consejos más específicos sobre cómo trabajar con una aplicación de gestión de proyectos, consulte 7 formas de simplificar la gestión de proyectos en proyectos de trabajo en equipo y 5 características de Zoho Projects para organizar su negocio.