Cómo el comercio electrónico puede cumplir con la nueva ley de impuestos sobre las ventas en línea

Si su competencia de TI abarca una operación de comercio electrónico, prepárese para algunas complicaciones. Las empresas en línea ahora deben cumplir con las normas estatales de impuestos sobre las ventas para los 45 estados y territorios de EE. UU. Que las recaudan, debido a la decisión de la Corte Suprema de los EE. UU. En Dakota del Sur v. Wayfair Inc. el 21 de junio de 2018. Mucho se ha escrito sobre la difícil situación. de estos negocios en línea, con la mayoría de las historias discutiendo cómo ahora tendrán que hacer más papeleo, manejar la carga administrativa adicional y administrar la recaudación de impuestos para cualquier transacción relacionada con esos estados. Pero nada de eso es exactamente cierto.

Desafortunadamente, la verdad exacta es mucho peor. Primero, cada uno de estos 45 estados y territorios de EE. UU. Cobran diferentes tasas de impuestos a las ventas, no solo entre sí, sino también según el producto que se venda. En segundo lugar, algunos estados de EE. UU. También cobran impuestos a las ventas por servicios, por lo que no solo los minoristas electrónicos se ven afectados. Además, cada estado de EE. UU. Tiene exenciones de impuestos según el tipo de producto, el tipo de comprador o el lugar del ciclo de ventas en el que se realiza la transacción.

Y eso ni siquiera es lo peor. Según una estimación que he leído, en realidad hay más de 10, 000 jurisdicciones tributarias únicas en los EE. UU., Cada una de las cuales puede afectar tanto las tasas de impuestos a las ventas como las operaciones de cobranza de la actividad de comercio electrónico. A menos que el Congreso de los EE. UU. Decida crear una legislación que de alguna manera simplifique todo esto, su negocio tendrá que encontrar una manera de lidiar con el cumplimiento, incluido el cobro del impuesto a las ventas correcto, el mantenimiento de exenciones cuando corresponda, la presentación de declaraciones de impuestos comerciales adecuadas y, de Por supuesto, pagar la cantidad correcta de impuestos a cada estado y localidad.

Sugerir que esta es una tarea desalentadora sería quedarse corto. Para las grandes organizaciones que utilizan software de contabilidad de nivel empresarial operado por departamentos contables, abogados fiscales y analistas importantes y experimentados, es posible. Es por eso que los equipos del tamaño de Amazon.com y Walmart pueden pagar impuestos sobre las ventas en todas las jurisdicciones donde se requiere y lo han estado haciendo durante años.

Pero eso excluye a la gran mayoría de las empresas web actuales, la mayoría de las cuales encajan perfectamente en el marco de pequeñas y medianas empresas (PYMES). Estas son miles de empresas que simplemente venden cosas o servicios en Internet como parte de los negocios cotidianos. Para ellos, manejar el cumplimiento del impuesto a las ventas luego del fallo de la Corte Suprema de los Estados Unidos es casi imposible.

Encontrar ayuda de cumplimiento

Afortunadamente, hay ayuda para tener. Si vende a través de Amazon, el gigante minorista le dirá cuánto impuesto sobre las ventas cobrar en cada transacción. Pero a menos que se encuentre en el estado de Pennsylvania o Washington, aún tendrá que presentar las declaraciones de impuestos y realizar los pagos usted mismo. Solo en esos estados se le permite a Amazon manejar los impuestos sobre las transacciones.

Pero si no vende a través de Amazon, todavía hay ayuda en forma de empresas que se especializan en ayudar a los vendedores con sus necesidades de cumplimiento. Dos de ellos, Avalara y Sovos, manejan una amplia gama de necesidades de cumplimiento, incluido el cálculo del impuesto a las ventas por transacción. Ambos son proveedores de aplicaciones basadas en la nube que le permiten cumplir con sus requisitos de impuestos a las ventas sin convertir esa tarea en la tarea central de su negocio.

"Tenemos un catálogo de conectores para cientos de sistemas de contabilidad", dijo Mark Janzen, vicepresidente de ingeniería de Avalara. Dijo que esos conectores funcionan como complementos para sistemas de contabilidad, comercio electrónico y planificación de recursos empresariales (ERP), y se pueden configurar para manejar todas las fases del proceso de impuestos sobre las ventas automáticamente.

"Cada vez que toca una factura, va a Avalara y agrega los impuestos", explicó Janzen. "Al final del mes, usted ve lo que se hizo y hace que Avalara presente los impuestos por usted".

Cálculo del impuesto sobre las ventas

Janzen dijo que el proceso de configuración es relativamente fácil. Algunos paquetes de comercio electrónico, y especialmente las soluciones de facturación y facturación dedicadas, ya incluyen conectores para conectarse a las interfaces de programación de aplicaciones (API) de Avalara, y algunos los tienen completamente integrados. Janzen dijo que incluso hacerlo usted mismo no es particularmente complicado, y que los revendedores ayudarán con la instalación, aunque es bastante fácil que la mayoría de los departamentos de TI puedan manejarlo ellos mismos.

Una vez que una empresa adquiere AvaTax (que es el producto de Avalara), debe proporcionar información sobre los tipos de productos o servicios que vende y los lugares donde opera. La información proporcionada a Avalara debe incluir detalles sobre las ventas exentas (es decir, los artículos que están exentos de impuestos sobre las ventas, como los artículos vendidos para reventa). Una vez hecho esto, Avalara tiene la información que necesita para calcular el impuesto a las ventas.

"No es tan simple como poner una tasa en la factura", dijo Janzen. De hecho, Janzen dijo que, debido a las peculiaridades de las leyes de impuestos a las ventas estatales y locales, cada elemento de línea en una factura puede tener una tasa impositiva diferente. Dijo que averiguar exactamente en qué jurisdicción fiscal se encuentra un comprador puede ser complejo porque las ubicaciones que dependen de los códigos postales pueden cruzar los límites jurisdiccionales.

"Nos centramos en la precisión de los tejados", dijo Janzen, y agregó que Alavara determina la latitud y longitud exacta de cada dirección para asegurarse de qué impuesto se debe aplicar. "Hay más de 12, 000 jurisdicciones", dijo Janzen.

Reduciendo sus costos de cumplimiento

Janzen dijo que el software de impuestos y contabilidad para PYMES puede incluir el software Alavara incorporado. Señaló paquetes como BigCommerce y Shopify que lo ayudarán con el impuesto a las ventas. Sin embargo, BigCommerce incluye el software de impuestos a las ventas de Avalara. Con Shopify, deberá presentar y pagar sus impuestos por su cuenta.

No importa cómo lo mire, la decisión de la Corte Suprema de los Estados Unidos le costará dinero. Si bien puede transferir el costo del impuesto a sus clientes (que ya están acostumbrados a pagar impuestos sobre las ventas), la carga administrativa simplemente va a su cuenta de resultados. Agregar algún tipo de software de impuestos sobre las ventas al menos reducirá sus costos de cumplimiento.