Cómo combinar archivos pdf

El problema: combinar varios archivos PDF en un solo archivo, para que no inflijas media docena de archivos PDF en el departamento de contabilidad cuando sabes que perderán el rastro de más de un archivo. O tal vez tiene cuatro o cinco secciones de un informe que ha impreso para separar archivos PDF de Word, Excel y un editor de fotos. ¿Cómo se consiguen todos en un solo PDF?

Si usa una Mac, tiene la única herramienta que necesitará ya integrada en el sistema operativo macOS, aunque puede encontrar soluciones más flexibles y con más funciones si compra aplicaciones comerciales de terceros. Si usa Windows, necesitará aplicaciones de terceros, pero puede encontrar aplicaciones gratuitas de código abierto que hacen el trabajo. También hay aplicaciones en línea que ofrecen combinar y editar archivos PDF que cargue, pero no recomiendo ninguno de ellos. Sus archivos PDF contienen metadatos invisibles, que posiblemente lo identifiquen a usted y a su sistema, y ​​es posible que no desee proporcionar esos metadatos a un sitio web que ofrezca funciones de edición gratuitas. Ese sitio puede querer beneficiarse de sus datos de una manera que no le gustará.

Cómo combinar archivos PDF en Windows

Cuando necesite combinar archivos PDF en Windows, puede decidir que desea tener una Mac, donde la aplicación Vista previa realiza el trabajo de manera rápida y fácil. Windows 10 le permite ver archivos PDF en el navegador Edge, pero no le permite hacer nada con ellos. Para fusionar o administrar archivos PDF, necesitará una aplicación de productividad de terceros gratuita pero limitada o una de una variedad de aplicaciones comerciales bien diseñadas.

Si sus necesidades de gestión de PDF son mínimas, instale el PDFsam gratuito desde www.PDFsam.org. Si desea el producto gratuito, desactive la opción en el instalador para descargar la versión mejorada, que es gratuita para obtener una vista previa pero $ 49 para mantener. Una interfaz espaciosa le permite elegir entre funciones como fusionar y dividir archivos PDF, además de una característica ingeniosa que combina dos documentos PDF, alternando las páginas de un archivo con las páginas del otro, para que pueda crear un solo PDF a partir de PDF separados que contengan las páginas frontal y posterior de un documento original a doble cara.

No espere una interfaz fácil de usar como las vistas en miniatura en Adobe Reader y otro software comercial. Combina dos archivos PDF arrastrándolos a una ventana de PDFsam, que los agrega a una lista. Puede especificar un rango de páginas de cada PDF, pero tendrá que averiguar qué páginas desea mediante la visualización del documento en una aplicación separada como Microsoft Edge o Adobe Reader. Afortunadamente, puede abrir archivos PDF directamente desde la lista de archivos en PDFsam. Cuando esté listo para combinar los PDF, haga clic en el botón Ejecutar y se creará un PDF combinado.

Si desea mejores señales visuales al fusionar archivos PDF, necesitará una aplicación comercial que le permita ver el PDF combinado antes de guardarlo en el disco y también muestre imágenes en miniatura que puede arrastrar hacia arriba y hacia abajo en una barra lateral para reorganizar el páginas Puede usar casi cualquier software de edición de PDF, desde el editor PDF-Xchange de precio moderado del software Tracker, o elegir una de nuestras aplicaciones Editor's Choice como ABBYY FineReader 14 o Adobe Acrobat DC.

Todas estas aplicaciones le permiten combinar archivos PDF básicamente de la misma manera. Así es como lo hace PDF-XChange Editor. El método más simple es usar Archivo-> Nuevo documento, y elegir la opción de Combinar archivos en un solo PDF. Se abrirá un cuadro de lista de archivos. Arrastre hacia él los archivos que desea combinar en un solo PDF. Puede agregar archivos PDF o cualquier combinación de documentos de texto, Word, Excel o PowerPoint a la lista, y la aplicación los convertirá a formato PDF mientras combina todos los archivos en un solo PDF.

Al combinar archivos, puede especificar el rango de páginas que desea importar, pero también puede ajustar la combinación abriendo varios archivos en pestañas separadas en PDF-XChange Editor y arrastrando las imágenes en miniatura de la página que desea desde la pestaña de origen a la pestaña de destino (si las miniaturas no son visibles, presione Ctrl-T o use el menú Ver> Paneles).

Cómo combinar archivos PDF en una Mac

A diferencia de Windows, macOS viene con herramientas PDF de alta potencia integradas, proporcionadas por la aplicación de vista previa engañosamente modesta. Para combinar dos o más archivos PDF en Vista previa, comience por hacer una copia de uno de los archivos y trabaje con el duplicado (esta es una precaución esencial porque Vista previa guarda el archivo mientras trabaja, y si los resultados no son lo que desea, necesitará hacer un juego de pies elegante para recuperar el archivo original).

Abre el archivo duplicado. Si las miniaturas no son visibles en la barra lateral de Vista previa, vaya al menú Ver para activarlas. Luego, simplemente arrastre archivos PDF adicionales a la barra lateral y suéltelos en la posición en el archivo donde desea que estén, al principio o al final, o entre dos páginas existentes. Si la ubicación es incorrecta, puede arrastrar una o más miniaturas a la ubicación correcta y puede eliminar las páginas que no desee.

¿Qué sucede si solo desea fusionar unas pocas páginas de un segundo archivo PDF? Abra ese archivo en otra ventana PDF y arrastre las miniaturas que desee a su primer archivo PDF. Como siempre en macOS, puede hacer Shift-clic para seleccionar un rango continuo de páginas, o Cmd-clic en varias páginas para seleccionar páginas desde cualquier parte del archivo. Si algunas páginas se importan en la orientación incorrecta, use la barra de herramientas de Vista previa para rotarlas.

A veces, la vista previa actúa de formas aparentemente impredecibles al guardar un archivo, por lo tanto, cuando tenga las páginas combinadas ordenadas como desee, elija Archivo> Exportar a PDF y guarde el PDF combinado con su propio nombre. También puede elegir Archivo> Cerrar y seguir las instrucciones para guardar el archivo combinado con el nombre del archivo con el que comenzó, pero es más seguro usar la opción Exportar a PDF.

La vista previa tiene otro truco de fusión de PDF que no es inmediatamente obvio. Puede combinar cualquier archivo que Vista previa pueda mostrar en un PDF existente. Eso significa que puede arrastrar cualquier PNG, TIFF, JPEG u otro formato de imagen estándar a un PDF. Pero, ¿qué sucede si desea crear un PDF que contenga un documento de Word o una hoja de cálculo de Excel? No puede arrastrar esos documentos a Vista previa, pero puede usar el menú Imprimir en Word o Excel para crear archivos PDF que puede usar para una fusión.

Alternativamente, si tiene una aplicación de terceros como Adobe Acrobat, puede fusionar archivos PDF de la misma manera que los combina en Vista previa, pero también puede arrastrar directamente archivos en cualquier formato de archivo que Acrobat sepa cómo convertir a PDF, incluyendo Páginas web HTML, archivos de texto plano, documentos de Word y hojas de cálculo de Excel. Acrobat también le permite crear un PDF completamente nuevo a partir de uno o más de estos mismos formatos externos. Simplemente use el menú Archivo> Crear y siga las indicaciones.

Para otras formas de convertir un PDF en un archivo de Microsoft Word, puede consultar nuestra guía. Si necesita ayuda para editar su PDF una vez que los documentos se hayan combinado, consulte nuestra guía que cubre Cómo editar un PDF.