Cómo convertirse en un profesional de la impresión: dominar el controlador de su impresora

Curso intensivo de controlador de impresora

Claro, la forma más fácil de producir un trabajo de impresión simple es presionar Ctrl-P (o Command-P para los usuarios de Mac). Pero tomarse unos minutos para explorar su controlador de impresora puede descubrir una nueva capa de control sobre sus procesos de impresión. En resumen, un controlador de impresora es una utilidad que permite que su computadora se comunique con una impresora y le permite controlar numerosas funciones en sus trabajos de impresión. Aunque puede cambiar algunas configuraciones cuando inicia un comando de impresión desde una aplicación de Windows, puede acceder a varias funciones del siguiente nivel a través de la interfaz del controlador. Incluso es probable que encuentre opciones de impresión útiles que ni siquiera sabía.

Los controladores vienen en el disco de configuración incluido con su impresora o los descarga del sitio web del fabricante como parte del proceso de configuración. Una de las principales tareas del controlador es traducir los archivos enviados desde una computadora a un lenguaje de impresora para su salida. Por lo tanto, en algunas impresoras de gama alta, puede tener más de un controlador de impresora, uno para cada lenguaje de impresora, más comúnmente PCL y PostScript. El controlador recomendado por el fabricante generalmente se instala como el controlador predeterminado y, a veces, debe marcar una casilla durante el proceso de configuración para instalar cualquier controlador adicional. Para la mayoría de las impresiones comerciales, es preferible PCL, un lenguaje de impresora versátil creado por HP, que ofrece una impresión más rápida con menos consumo de memoria durante la impresión.

PostScript es el lenguaje de impresión de Adobe, y los programas de Adobe como Illustrator, Photoshop y Acrobat están optimizados para su uso. Como tal, es comúnmente utilizado por diseñadores gráficos. Aunque PostScript se usa principalmente en Mac, también es compatible con Windows. Pero a menos que lo necesite para imprimir archivos gráficos (o imprima una tonelada de archivos PDF), es mejor que se adhiera a PCL. Siempre puede cambiar entre los dos si es necesario.

Acceso a su controlador de impresora

Para acceder a la interfaz del controlador de su impresora en Windows 10, escriba Panel de control en el campo de búsqueda en su barra de herramientas y presione Entrar. Un menú desplegable en la parte superior derecha de la pantalla del Panel de control le permite ver la página por Categoría, Iconos grandes o Iconos pequeños. Si está en la vista de Categoría, debe cambiar a cualquiera de las vistas de iconos. A partir de ahí, haga clic en Dispositivos e impresoras, y debería aparecer en una pantalla similar a la que ve a continuación, con una serie de iconos que identifican las impresoras para las que ha instalado controladores y la impresora predeterminada identificada con una marca de verificación verde.

Al hacer clic con el botón derecho en el icono de la impresora a la que desea acceder, aparecerá un menú. Las dos opciones en ese menú que albergan la mayoría de las funciones del controlador son las Preferencias de impresión y las Propiedades de la impresora. Las propiedades de la impresora le permiten elegir puertos y controlar las funciones de seguridad, mientras que las Preferencias de impresión, con mucho las más importantes para el uso diario, albergan una gran cantidad de configuraciones para el diseño, la calidad de impresión, los ajustes preestablecidos de perfil y más.

También puede acceder a la configuración de su controlador desde muchos programas de Windows mientras se prepara para imprimir. Cuando haga clic en Archivo en la esquina superior izquierda de la pantalla y luego en Imprimir en el menú desplegable, verá la pantalla Imprimir, que ofrece algunas opciones básicas: número de copias, tamaño de papel, impresión a una o dos caras, y similares. Algunos programas (Word incluido) proporcionan un enlace a Preferencias de impresión desde esta página; otros, como el navegador Chrome, no lo hacen.

¿Qué hace?

Prácticamente todas las funciones de la impresora que desee cambiar se pueden controlar a través del controlador. Y teniendo en cuenta la gran variedad de impresoras en el mercado actual, pueden variar ampliamente dependiendo del propósito de la impresora. Por ejemplo, el controlador para una impresora fotográfica profesional será bastante diferente al de un láser monocromo de oficina.

Dicho esto, tienen elementos comunes. Cuando abra el controlador, debería ver un cuadro de diálogo con una serie de pestañas en la parte superior izquierda; la pestaña situada más a la izquierda, a menudo denominada Diseño o Configuración, incluye información como la cantidad de copias que se imprimirán, la impresión a una o dos caras (si su impresora admite la impresión automática a doble cara), el tipo de papel y los modos predeterminados de impresión (como Foto Impresión, documento comercial y colores vivos). Muchas impresoras de consumo simples solo tiene unas pocas pestañas que consolidan las funciones de impresión importantes, mientras que los modelos de negocios de gama alta pueden tener media docena o más pestañas, destacando características que pueden incluir algunas que ni siquiera conocía.

Por ejemplo, el controlador Lexmark Universal v2 en mi impresora de trabajo tiene una pestaña con la etiqueta Watermark, a la que nunca había prestado atención. Al tocar la pestaña, se abre un cuadro de diálogo desde el que puede agregar una marca de agua (como Confidencial, Borrador o una marca de tiempo) a una o todas las páginas que está imprimiendo. Otra pestaña en el controlador Lexmark, y en los controladores para otras impresoras que admiten impresión protegida con contraseña, se llama Imprimir y retener. Le permite ingresar un número PIN para un trabajo de impresión y luego enviar el trabajo a la impresora; el destinatario tendría que ingresar el PIN en el teclado de la impresora para que el trabajo salga.

¿Puedo usar un controlador universal?

La mayoría de los principales fabricantes, incluidos, entre otros, Brother, Canon, Epson, HP, Lexmark y OKI, ofrecen lo que llaman controladores de impresora universales. Como puede sospechar, no son realmente universales: en general, solo funcionan para impresoras de ese fabricante, y algunas solo funcionan para impresión que no sea PostScript o monocroma, por ejemplo. Sin embargo, pueden ser útiles si está conectado en red a, por ejemplo, una flota de impresoras monocromáticas Brother: no tiene que instalar un controlador separado para cada nueva impresora que agregue. Microsoft tiene un controlador de impresora universal para impresoras que no son PostScript, aunque su configuración puede ser bastante complicada. En la mayoría de los casos, es preferible utilizar un controlador universal que elija el controlador específico del modelo que ofrece el fabricante.

Acceso a la configuración de la impresora en una Mac

Las Mac tienen una interfaz de impresión más optimizada y consistente que los sistemas Windows, y usted tiene un control extenso cuando imprime desde programas individuales. Además, puede ver datos básicos sobre su impresora, así como cambiar su impresora predeterminada, desde el cuadro de diálogo Impresoras y escáneres de su Mac. Con una Mac con High Sierra u otras versiones recientes de macOS, vaya a Preferencias del sistema en la carpeta Aplicaciones y haga clic en Impresoras y escáneres. (Con versiones anteriores de macOS, la configuración se denomina Impresión y fax). Esto abre un panel con una lista de impresoras instaladas, con la impresora predeterminada, la última impresora utilizada, a menos que haya especificado otra impresora, resaltada. Puede ver una lista de impresoras disponibles, compartir su impresora en una red, cambiar el tamaño del papel y verificar la cola de impresión. Al presionar el botón Opciones y suministros, se abre un cuadro de diálogo con una pestaña Controlador, que le permite controlar un número limitado de configuraciones.

Sin embargo, la acción real es cuando imprime desde un programa. Cuando hace clic en Imprimir en el menú Archivo, aparece un cuadro de diálogo Imprimir, que ofrece algunas configuraciones básicas (número de copias y tipo de medio, por ejemplo), y un botón con la etiqueta Presets, que inicia un menú desplegable con una gran cantidad de configuraciones para diseño, color, manejo del papel, calidad de impresión e impresión dúplex. Puede usarlos tal cual, o personalizarlos y guardarlos.

¿Qué pasa con las impresoras multifunción?

Como dispositivos que hacen más que imprimir, las impresoras multifunción (MFP), también conocidas como todo en uno o AIO, ofrecen una gran versatilidad y consolidan en una sola máquina lo que solía requerir tres o cuatro dispositivos. Casi todos escanean y copian además de la impresión, y algunos también agregan capacidades de fax. Todos ellos tienen un controlador de impresora, y muchos tienen un controlador de fax al que puede acceder también, pero rara vez verá una interfaz separada de controlador de escáner con MFP.

En general, las funciones del escáner se controlan a través de las utilidades de escaneo de los fabricantes, que tienen interfaces fáciles de usar, o desde la pantalla del MFP, ya sea que tenga una pantalla táctil o no táctil con botones de función para escanear. A diferencia de la impresión, en la que puede iniciar un trabajo de impresión desde la comodidad de su escritorio, debe caminar hacia un escáner para cargar el original. Por lo tanto, tiene sentido que la mayoría de las funciones de escaneo se controlen desde la impresora multifunción, que ni siquiera necesitará conectarse a una computadora si puede escanear a una memoria USB o tarjeta de memoria.

Multiplica tus elecciones

Muchos usuarios estarán bien usando la interfaz de impresión en una aplicación determinada y trabajando desde su conjunto de opciones. Sin embargo, esas opciones son a menudo bastante limitadas. Acceder al controlador de la impresora, ya sea a través de "Propiedades de la impresora" o un enlace con un nombre similar en una aplicación, o mediante Dispositivos e impresoras en su panel de control, le presentará una variedad mucho más amplia de opciones. Una lectura exhaustiva de la configuración del controlador puede revelar características que no sabía que su impresora podría realizar.

Una vez que haya terminado de dominar el controlador de su impresora, elija su próxima impresora leyendo nuestras últimas reseñas. También puede consultar nuestro manual sobre cómo ahorrar dinero en tinta de impresora.