Video: 5 ERRORES a evitar || consejos para PINTAR AL ÓLEO (Noviembre 2024)
La gestión de ideas puede ser útil en una variedad de contextos comerciales. Las herramientas pueden utilizar mapas mentales para organizar pensamientos y tareas, ayudar a comprender visualmente datos complejos y utilizar la gestión del conocimiento social para ayudar a reunir la capacidad intelectual de los empleados y ejecutivos y fomentar la creatividad. Aunque, como nuestro crítico lo puso en nuestro resumen del mejor software de gestión de ideas actualmente en el mercado, la tecnología tiene un largo camino por recorrer.
El software de gestión de ideas sigue siendo limitado de varias maneras. Front & Main Honey le brinda una interfaz intuitiva y fácil de usar sin una funcionalidad mucho más profunda; XMind es capaz y portátil, pero tiene muchas posibilidades de usar; incluso las aplicaciones de software de expertos de Editors 'Choice Mindomo, que incluye capacidades de mapeo social y mental, es lo que nuestro crítico llamó "el producto menos defectuoso del grupo". La gestión de ideas es un concepto técnico ambicioso, por lo que la ejecución ha sido previsiblemente difícil a medida que los proveedores de software resuelven los problemas. Mientras tanto, la responsabilidad recae en el usuario empresarial para evitar errores comunes y trampas de productividad. Aquí hay cinco obstáculos particulares para evitar.
1. Mantenga la seguridad como prioridad
La mayoría de las plataformas de gestión de ideas basadas en la nube abordan la seguridad de manera progresiva con protocolos de inicio de sesión de consumo habituales y, a veces, la capacidad de proteger con contraseña documentos o archivos específicos; La autenticación de dos factores es sólida, dependiendo de la solución. Está lejos de ser una seguridad de nivel empresarial, especialmente si está hablando de capas adicionales de cifrado para datos clave de la empresa o una idea brillante que podría ser un secreto comercial valioso en manos de un competidor.
El punto es que no acepte la seguridad predeterminada en una plataforma de administración de ideas sin hacer la debida diligencia. Si no se siente cómodo con el nivel de seguridad que tiene el software, hay algunas opciones. Trabaje con el departamento de TI de su empresa para decidir si es factible y si la plataforma de administración de ideas que ha elegido es lo suficientemente personalizable con interfaces de programación de aplicaciones (API) para reforzar la seguridad incorporada y agregar cifrado y autenticación más profundos. Aunque la mayoría de las veces eso no será factible o sería demasiado complicado.
Una alternativa más manejable es exportar documentos y datos clave, ya sea un mapa mental particularmente ingenioso, un documento innovador de lluvia de ideas o valiosos datos de encuestas sociales con respuestas confidenciales de los empleados, y en lugar de cifrar y almacenar el archivo en una solución de almacenamiento en la nube. No olvide eliminar los datos de la plataforma de administración de ideas una vez que haya exportado y respaldado. Las soluciones de gestión de documentos de nivel empresarial como Zoho Docs Standard o Box (para empresas) harán el trabajo, o puede optar por una solución de almacenamiento en la nube encriptada como CertainSafe para obtener medidas de seguridad aún más paranoicas como MicroEncryption. Mantenga esas ideas doradas bajo llave.
2. Tome la funcionalidad móvil con un grano de sal
Cuando nuestro revisor estaba poniendo a prueba todos los productos de gestión de ideas, se encontró con obstáculos en lo que respecta a la productividad móvil. Si bien la mayoría del software de administración de ideas tiene aplicaciones decentes de Android e iOS, no hay mucha capacidad de integración móvil con otras aplicaciones, ni la capacidad de sincronizar datos y trabajar sin conexión. Las aplicaciones móviles de gestión de ideas están mejorando con cada actualización incremental, pero si está en movimiento y tiene una idea de negocio que necesita trazar, cubra sus apuestas.
De todos modos, abra su aplicación Mindomo para girar un mapa mental o Bloomfire para comenzar a elaborar una pregunta de lluvia de ideas para su personal. Simplemente guarde su trabajo en una nota o documento en otra aplicación también. Luego, cuando se encuentre con un problema de formato, un error de sincronización o un error al guardar en su aplicación móvil de administración de ideas, lejos de ser una certeza pero es un riesgo que vale la pena mitigar, no se quedará sentado en el metro con una gran idea deslizándose lejos y nada concreto para demostrarlo.
3. Tenga cuidado con la integración de aplicaciones
Una de las mayores limitaciones actuales con el software de administración de ideas es la falta de documentación clara o incluso mejores integraciones preconstruidas con otro software empresarial popular donde las ideas formadas en la plataforma se arraigarán y se convertirán en proyectos e iniciativas reales. Bloomfire se integra con Salesforce.com Sales Cloud Professional Edition para la gestión de relaciones con los clientes (CRM), pero la mayoría de las plataformas sociales no integran CRM de forma nativa o plataformas de gestión de recursos humanos (RRHH), ni siquiera con un Wiki interno de la empresa, donde mucho de los datos de las encuestas terminarían inevitablemente.
Lo mismo ocurre con las plataformas centradas en el mapa mental, donde la integración con una herramienta de visualización de datos para una representación conceptual más convincente sería útil para ver las ideas del mapa mental de una manera diferente. Dicho esto, incluso para un codificador capaz, tratar de construir una integración usted mismo sin un kit de desarrollo de software de código abierto (SDK) e instrucciones claras o documentación para integrar otra plataforma no es exactamente recomendable. Su mejor opción es, una vez más, exportar e importar datos manualmente desde su plataforma de administración de ideas a la aplicación comercial relevante que necesita. Realice un seguimiento de los flujos de trabajo manuales (qué datos deben exportarse e importarse y quién es responsable) en una herramienta como Asana para mantener todo en orden.
4. No intente actualizar la gestión de proyectos
La gestión de ideas y los mapas mentales pueden ser una excelente manera de ordenar su gestión de proyectos delegando tareas y organizando pensamientos a través de imágenes interactivas y una abreviatura de símbolos útiles. El peligro no está en usar la administración de ideas para ejecutar mejor la administración de proyectos, sino en usar una plataforma de administración de proyectos para algo que no está hecho para hacer. Si un departamento de TI ya está invertido en un sistema de gestión o colaboración de proyectos, el camino rentable es llevar esa tecnología a la gestión de ideas también.
En este caso, terminará con un mosaico confuso de proyectos multipropósito, salas de chat o canales que generan ruido ininteligible en forma de comentarios además de comentarios sin organización conceptual. Las empresas terminarán con otra bandeja de entrada de correo electrónico donde la sobrecarga de ideas sin estructura termina con demasiados enterrados debajo de la pila. El software de administración de ideas no es tan maduro en general desde una perspectiva de características como una herramienta de colaboración o administración de proyectos, pero hace lo que está diseñado para hacer: proporciona el camino de menor resistencia para obtener una idea y desarrollarla, y administrar la superposición burbujas de pensamiento de cada usuario que contribuye a ello.
5. La idea no es suficiente, haz algo con ella
A nivel estético, la gestión de ideas es atractiva porque se ve genial. Plataformas como Mindomo y Bloomfire son visualmente atractivas y generan ideas en mapas mentales diseñados de forma inteligente y gráficos coloridos interactivos de respuesta social, respectivamente. El peligro con este tipo de plataformas es mirar sus elegantes visualizaciones y pensar que el trabajo está hecho.
Ese mapa mental y los resultados de la encuesta no significan nada si esa información no se recoge y transforma para un propósito comercial superior. De las cinco plataformas que hemos revisado, solo Bloomfire tiene análisis integrados, pero todas, excepto Front & Main Honey, se integran directamente con Microsoft Office 365. Entonces, ya sea que esté exportando los datos a un CRM, gestión de proyectos o aplicación de inteligencia empresarial o enviándolo directamente a Office 365 para desarrollar una estrategia en torno a una idea, finalice el trabajo. La recopilación de ideas es una parte fundamental de la innovación orgánica de todos y cada uno de los aspectos de su negocio, pero es solo la primera parte.
