En casa con zoho docs

Nunca dije que era perfecto, pero generalmente me gusta pensar que he hecho un trabajo decente cuando reviso un producto, analizando detenidamente todas sus características. Esta vez, sin embargo, admito que estoy incompleto. Esto se debe a que Zoho Docs no es solo un competidor de Microsoft Office 365 y Google G Suite, los contendientes anteriores de esta serie en suites de productividad de oficina en casa. Es la punta de un iceberg muy grande.

Al igual que Office Online o Google G Suite, Zoho Docs proporciona procesadores de texto basados ​​en navegador, hojas de cálculo y módulos de presentación (llamados Writer, Sheet y Show, respectivamente). Estas funciones no están tan abarrotadas de funciones como Word, Excel y PowerPoint instalados en una computadora portátil o de escritorio, pero son una agradable sorpresa para obtener documentos formateados rápidos y no demasiado elegantes. También obtienes funciones de sincronización, uso compartido y colaboración de documentos, además de aplicaciones de Android e iOS para que puedas acceder a tus documentos en cualquier momento desde tu PC, Mac, teléfono o tableta.

La versión gratuita admite hasta 25 usuarios con 5 GB de almacenamiento en la nube cada uno. Pagar $ 5 por usuario por mes aumenta el almacenamiento en línea a 50 GB por asiento y agrega administración de tareas y uso compartido protegido con contraseña. Por $ 8 por usuario por mes, obtienes 100 GB de espacio en la nube, la capacidad de enviar archivos por correo electrónico directamente a Zoho Docs y el descubrimiento electrónico para grandes corporaciones y litigios.

Pero los servicios de Zoho no comienzan y terminan con Docs. El trío de productividad es solo una (sin siquiera una facturación superior) de más de 30 aplicaciones basadas en navegador que, colectivamente, aspiran a manejar todo lo que una empresa necesita. Sus funciones incluyen administración de contactos, correo electrónico (sin publicidad incluso en la versión gratuita, a diferencia de Gmail y Outlook.com), reclutamiento de recursos humanos (HR), facturación, soporte de TI y creación de encuestas en línea.

Entre las aplicaciones principales de la compañía, Zoho Books es una solución de contabilidad que desafía a QuickBooks Online de Intuit. Zoho Projects ofrece tareas, hitos, diagramas de Gantt, chat de equipo y muchas otras opciones para la gestión de proyectos (PM). Zoho CRM es un paquete de gestión de relaciones con el cliente (CRM) con herramientas de seguimiento de clientes potenciales y marketing por correo electrónico que rivaliza con Salesforce.com (como Books and Projects, es una elección de los editores de PCMag).

Muchas de las aplicaciones de Zoho están estrechamente integradas entre sí y con otras herramientas como Dropbox y Google G Suite. Casi todos ofrecen una versión gratuita, así como una prueba gratuita de 15 días de la versión paga de su elección; Zoho es entusiasta en proporcionar a los compradores potenciales seminarios web y llamadas telefónicas. Los precios a la carta de las aplicaciones pueden aumentar rápidamente si decide adoptar muchas de ellas, pero la mayoría ofrece descuentos si realiza pagos anuales en lugar de mensuales.

Crear, compartir, exportar

Desde la pantalla de apertura de Zoho Docs (que muestra una lista cronológica de los archivos a los que ha accedido), puede hacer clic en un botón para crear un nuevo documento, hoja de cálculo, presentación o carpeta de procesamiento de textos; cargar archivos o carpetas desde su PC, o buscarlos desde su Google Drive. Los documentos se comprueban en busca de virus y se convierten al formato Zoho durante la carga; Las opciones de formato de descarga van desde Office y OpenDocument Format (ODF) a ePub y PDF.

Zoho Writer no puede manejar múltiples columnas o ecuaciones matemáticas y renuncia a algunas sutilezas de formato. Por ejemplo, aunque el procesador de textos ofrece tanto notas al pie como notas al final, no puedo encontrar una manera de cambiar su fuente para que coincida con el texto del cuerpo. Además, la opción para escribir comillas "inteligentes" o rizadas carece de apóstrofos rizados. Pero Writer facilita la personalización de estilos de párrafo, la creación de tablas y el ajuste de texto alrededor de imágenes (aunque no alrededor de cuadros de texto o comillas).

Estaba listo para llamar a Writer por su interfaz de usuario (UI), que es solo una fila de menús desplegables y una barra de herramientas en la parte superior de la pantalla sin comando de zoom para deshacerse del espacio vacío de la pantalla a cada lado de la visualización de la página. Pero luego noté un botón "Probar nueva versión" en la esquina de la pantalla. Hacer clic en él le da al programa un cambio de imagen atractivo, aparentemente beta. Viene con opciones para compartir y distribuir en la parte superior derecha, realizar un seguimiento de los cambios y las funciones de zoom en la parte inferior derecha, y un ícono de menú en la parte superior izquierda que abre un panel de control (que recuerda a las páginas de Apple).

Por el contrario, Zoho Sheet se adhiere a la interfaz de usuario desplegable y de barra de herramientas que es familiar para los usuarios de hojas de cálculo en todas partes. Y la mayoría de sus funciones son familiares para los usuarios de hojas de cálculo, desde filtros de datos hasta tablas dinámicas (aunque carece de sugerencias o consejos de herramientas para novatos de Google Sheets). Encontrarás 27 tipos de gráficos en 2D, además de un puñado de gráficos en 3D, que incluyen velas, cataratas y gráficos web.

Zoho Show ofrece otra interfaz de usuario más, con barras de herramientas con pestañas. Proporciona una variedad de temas de presentación coloridos tanto en la relación de aspecto de la pantalla 16: 9 como en la anterior 4: 3, así como una docena de efectos de transición entre diapositivas y un puñado de animaciones para diapositivas de texto con viñetas. Puede insertar pies de página, imágenes (incluidas las que se encuentran en una búsqueda de Google para el título de la diapositiva), formas, videos de YouTube y feeds de Twitter. Sin embargo, tuve algunas frustraciones menores al agregar elementos a diapositivas maestras y eliminar animaciones después de cambiar de opinión sobre ellas. Además, me perdí las amplias opciones de comentarios que están disponibles en Sheet and Writer.

De hecho, la mayoría de las cosas sobre Zoho Docs muestran que está diseñado para los esfuerzos del equipo, desde un área de chat en pantalla hasta amplias opciones para compartir archivos e invitar a colegas a trabajar en documentos. En lo que respecta a las oficinas en el hogar, de las plataformas de productividad que he visto hasta ahora, lo llamaría el menos adecuado para emprendedores individuales o pequeñas empresas de dos o tres personas. Pero podría ser solo el boleto para los teletrabajadores que trabajan en casa para empresas medianas o grandes que han adoptado Zoho como su solución de software.

Al igual que su suite de Google G Suite, basada en el navegador, Zoho Docs compite con Office Online, pero es pisoteado por el completo Microsoft Office 2016 basado en PC o Mac. Sin embargo, brilla cuando se combina con el chat de Zoho, CRM, PM, y otras aplicaciones