En casa con office 365

Escribir sobre Microsoft Office no es como revisar un producto; es más como escribir un artículo de ciencias de la escuela sobre "The Air Around Us". Office es tan omnipresente y tan dominante en su categoría que, al igual que con Google para la búsqueda o Adobe Photoshop para la edición de imágenes, Excel, PowerPoint y Word de la suite se han convertido en la abreviatura de las aplicaciones de hoja de cálculo, presentación y procesamiento de textos.

En cuanto a las oficinas corporativas, un gerente de producto para un posible rival (Lotus SmartSuite, ahora desaparecido) una vez me dijo que competir con Office no era como tratar de competir con las copiadoras de Xerox o Konica Minolta. Fue como tratar de competir con el papel de la copiadora.

Sin embargo, las metáforas no son exactas. Si bien no hay sustitutos para el papel de aire o copiadora, los trabajadores de oficina en casa pueden elegir entre varias alternativas a Office, con características lo suficientemente ingeniosas como para merecer una mirada o mantener a Microsoft alerta. Los examinaré, centrándome en Windows en lugar de Mac o aplicaciones de mano, en una serie de cuatro partes que se ejecutará cada dos semanas en este espacio. Pero comenzaré hoy con el monstruo de Microsoft, específicamente, con la confusa verdad de que hay más formas de obtener Office que sitios web para reservar una habitación de hotel.

Alquiler de oficina

Puede comprar Office 2016 de la forma en que la mayoría de nosotros solía comprar la mayoría de nuestro software: como una compra única, instala en una PC y recibe soporte y correcciones de errores, pero no actualizaciones a versiones futuras. Gaste $ 149.99 en Office Home & Student 2016 y obtendrá Excel, PowerPoint, Word y el programa de recopilación y búsqueda de contenido digital de forma gratuita para tomar notas y OneNote. Office Home & Business 2016 ($ 229.99) agrega el correo electrónico de Outlook, el calendario y el administrador de contactos, mientras que Office Professional 2016 ($ 399.99) incluye las aplicaciones de publicación de escritorio de Microsoft Publisher y la base de datos Access.

Sin embargo, la forma preferida de hoy para obtener las aplicaciones de Office 2016 es a través de un servicio de suscripción llamado Office 365, que promete que siempre tendrá las actualizaciones y características más recientes, más espacio de almacenamiento en los servidores de Microsoft y una licencia para las versiones de Office portátiles como Office Mobile para suscriptores de Office 365. Office 365 Personal ($ 6.99 por mes o $ 69.99 por año) combina licencias para una PC o Mac, una tableta y un teléfono con 1 TB de almacenamiento en la nube Microsoft OneDrive.

La web también es donde Microsoft ha encontrado su mayor competencia con la franquicia de Office en la última década, de otros jugadores que adoptaron el modelo de implementación de software de suscripción basado en navegador. En el espacio de la productividad, dos grandes nombres que tienen dolores de cabeza de Microsoft son G Suite de Google y Zoho Docs.

La opción más popular para los usuarios que tienen una computadora portátil y una computadora de escritorio, o un compañero de oficina en el hogar o dos, es Microsoft Office 365 Home, que eleva la apuesta a cinco PC o Mac, cinco tabletas, cinco teléfonos y 1 TB de almacenamiento por usuario. Ambas versiones también le dan acceso a las aplicaciones gratuitas de Office Online basadas en el navegador si necesita realizar algunas ediciones rápidas desde otro sistema.

Oficialmente, si está ejecutando una pequeña o mediana empresa (SMB) con varios empleados, el producto para usted es Office 365 Business ($ 8.25 por usuario por mes). O bien, si no está satisfecho con el correo electrónico de su proveedor de servicios de Internet o proveedor de alojamiento web, debe elegir Office 365 Business Premium, que agrega correo electrónico con un buzón de 50GB y soporte de videoconferencia HD por $ 12.50 por usuario por mes. Pero, mientras esté en una oficina en casa en lugar de en un edificio de oficinas, aprovecharé el valor superior de Office 365 Hogar.

Comparte y comparte mucho

Entonces, con todas esas opciones fuera del camino, ¿qué ofrece Office? Dos cosas: algunas aplicaciones avanzadas y potentes y algunas capacidades impresionantes para la colaboración en equipo. Este último puede no ser una prioridad para los trabajadores de oficina en casa, pero es un buen ejemplo del enfoque de opción múltiple de Microsoft: puede compartir un archivo o carpeta con derechos de solo lectura o edición por correo electrónico o un enlace de cortar y pegar desde OneDrive, a través de un enlace generado por un mensaje de Outlook, o configure la edición multiusuario con el seguimiento de versiones. Incluso puede chatear por video o audio por Skype entre colaboradores dentro de Office. Civil OneDrive se convierte en cuentas de OneDrive para la Empresa, que se convierte en SharePoint listo para la empresa.

La edición con una persona usando Office Online y otra usando Office de escritorio resultó dolorosamente lenta. Y, en un momento, me quedé desconcertado cuando, después de pedirme que comenzara el proceso de compartir guardando un archivo local en OneDrive, Word salió por completo. Pero Microsoft claramente ha hecho del trabajo en equipo una prioridad principal.

Lo mismo para encontrar información dentro y sobre Office. Una función de búsqueda inteligente basada en Bing aparece en Wikipedia y definiciones de palabras o frases en el diccionario, mientras que la línea "Dime qué quieres hacer" encima de la cinta de la interfaz de usuario (UI) sugiere características del programa a medida que escribes consultas (aunque esta última no no es psíquico, lo confundí con "poner un cuadro alrededor de un párrafo" cuando debería haber escrito "poner un borde").

Aplicaciones All-Star

En cuanto a los componentes de la suite, van desde campeones invaluables e indiscutibles de sus categorías hasta aplicaciones sobre las que pocos usuarios realmente se preocupan tanto. Access y Publisher pertenecen a la última categoría, y no solo porque no están disponibles para Mac.

Tengo un punto débil para el programa de diseño de página de Microsoft, que ha cambiado poco desde Office 2010, porque es relativamente fácil de usar y una vez confié en él para crear boletines. Pero los profesionales de hoy lo ignoran a favor de Adobe InDesign y QuarkXPress, mucho más capaces. El acceso sigue siendo una forma poderosa aunque poco intuitiva de crear aplicaciones pesadas de bases de datos relacionales (no estoy seguro de que exista una forma intuitiva de crear aplicaciones de bases de datos relacionales).

Un paso más arriba en la escala de deseabilidad son dos herramientas gratuitas. Sway es un simple creador de presentaciones / páginas web que le permite organizar archivos, imágenes, enlaces, medios y texto. También tiene un botón Remix, que reorganiza artísticamente los objetos en un guión gráfico de desplazamiento o paso a paso almacenado en la nube.

OneNote proporciona cuadernos amigables para el equipo divididos en secciones que contienen fragmentos mecanografiados (o garabateados en tableta, grabados en audio o video o recortados en la web). Al igual que su archirrival Evernote, es útil para tomar notas durante una clase o las actas de una reunión o simplemente para organizar sus tareas pendientes y pensamientos aleatorios. Los usuarios de Windows 10, sin embargo, estarán desconcertados al encontrar dos versiones de la aplicación en sus sistemas, denominados OneNote 2016 y solo OneNote. El primero tiene más características; este último está ganando nuevas características cada mes; La superposición es desconcertante.

Eso deja a los tres grandes, o tres y medio, contando Outlook, que sigue siendo un administrador de calendario, tareas, contactos y calendario, aunque sea una especie de medio camino, aunque la nueva lista de archivos usados ​​recientemente que aparece cuando haga clic para agregar un archivo adjunto es útil. Podría decirse que PowerPoint sigue a Keynote de Apple medio paso en la carrera para hacer las presentaciones de diapositivas más elegantes, pero sigue siendo una potencia de presentación. Contiene muchas formas de organizar sus diapositivas y notas, aplicar transiciones y animaciones, y agregar gráficos, imágenes o multimedia. También es sorprendentemente fácil de usar.

Del mismo modo, los expertos de Corel WordPerfect insisten en que su programa favorito encabeza Word 2016 para el control ultra preciso de formato y algunos tipos de documentos especializados, como los alegatos legales. Pero el procesador de textos de Microsoft es un estándar súper potente; brilla en el uso de estilos y temas para un formato de texto rápido y consistente y en el manejo de notas al pie y referencias (en una selección de APA, Chicago, MLA y otros estilos). Mi única queja al respecto es que algunas funciones están inevitablemente enterradas en varios menús profundos (el menú Opciones de archivo es particularmente enciclopédico) a pesar de la cinta de interfaz y sus puntas de desplazamiento.

Finalmente, está Excel, la aplicación más dominante en una suite dominante, que es simplemente la única hoja de cálculo que importa. Sus gráficos son atractivos y útiles, como los nuevos pronósticos visuales que proyectan el futuro en función de datos existentes o especialidades como los rayos solares o los gráficos de Pareto. Sus cuadros de diálogo lo guían a través de operaciones que alguna vez fueron arcanas, como la creación de tablas dinámicas, mientras que un arsenal de complementos, complementos y análisis de negocios y paneles de informes lo vinculan a todo, desde Google Analytics a MailChimp.

Ya sea que lo llame Office 365 u Office 2016, la suite de Microsoft establece un ejemplo formidable para otras soluciones de productividad. Es difícil no llamarlo los primeros $ 100 que deberían ir al presupuesto anual de su oficina en casa, pero veremos cómo se acumulan algunas alternativas en el resto de esta serie.