En casa con google g suite

¿Pueden las aplicaciones que mantienen contentos a los usuarios de Chromebook mantener su oficina en casa con la máxima productividad? No, no volveré a visitar mi columna anterior en la que pregunté si el hardware de Chromebook era suficiente o no para los operadores comerciales y teletrabajadores en el hogar. Esta columna actual es la segunda de mi serie quincenal de cuatro partes sobre suites de productividad de Office, luego del lanzamiento en Microsoft Office 365. Esta semana, el centro de atención brilla en Google G Suite, el opuesto de Office en muchos aspectos.

Si bien Microsoft ofrece versiones gratuitas de Office Online de Word, Excel y PowerPoint, su suscripción también le ofrece los programas tradicionales de Office 2016 locales (es decir, instalados en su computadora portátil o de escritorio), con listas enciclopédicas de características en comparación con sus primos basados ​​en navegador.

Con Google G Suite, por el contrario, lo que está en línea es lo que obtiene: esta suite compacta y eficiente vive en su navegador (preferiblemente Google Chrome), sin nada que descargar, por lo que está disponible en su computadora, tableta o teléfono donde haya acceso web. Los módulos de procesamiento de texto, hoja de cálculo, presentación y dibujo también funcionan sin conexión (si, por ejemplo, está en un avión sin Wi-Fi), aunque configurarlos para hacerlo es una rutina.

Como era de esperar, su accesibilidad en línea convierte a Google G Suite en una opción de productividad "ligera". Es una ilustración de la versión de software de la regla 80/20 (es decir, el 80 por ciento de los usuarios nunca necesitará más del 20 por ciento de las características; pregunte a los historiadores sobre el antiguo Microsoft Works versus Microsoft Office). El procesador de texto, por ejemplo, es solo eso: un procesador de texto en lugar de un programa de diseño de página que admite múltiples columnas, mayúsculas y notas finales (aunque proporciona notas al pie y un complemento ofrece bibliografías). Pero, si su trabajo se basa en documentos rápidos y limpios en lugar de documentos elaboradamente formateados, la funcionalidad de Google G Suite le sorprenderá gratamente.

De cero a $ 10 en un mes

El mayor desafío de marketing de Google G Suite es que el procesador de textos, la hoja de cálculo y los componentes de presentación, denominados Docs, Sheets y Slides, respectivamente, son utilizados por millones de personas que no gastan un centavo por ellos. Abra una cuenta de Google con una dirección de Gmail y obtenga acceso gratuito a Google G Suite, junto con 15 GB de almacenamiento en la nube de Google Drive para su correo electrónico, fotos y otros archivos. Eso no es tan escaso como parece, porque los archivos de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones no cuentan.

Entonces, si su presupuesto es cero, Google iguala a Microsoft al ofrecer un trío de productividad en línea; correo electrónico con calendario, tareas y contactos; y algo de almacenamiento en la nube. Sin embargo, si puedes gastar unos cuantos dólares en Google, las cosas se ponen interesantes. Google G Suite cuesta $ 10 por usuario por mes. En otras palabras, $ 120 al año si es un emprendedor solo (y dos o tres veces más que si tiene un empleado o dos).

A cambio, obtiene 1 TB por usuario de almacenamiento en línea, o almacenamiento ilimitado si hay cinco o más en su organización. Además, recibe correos electrónicos comerciales sin publicidad con direcciones como en lugar de .

También obtiene la promesa de Google de un tiempo de actividad del 99.9 por ciento; Google Apps Sync para Microsoft Outlook (que todavía lleva el nombre de Google Apps); chats de texto, voz y video HD para hasta 25 personas a través de Hangouts de Google; y opciones administrativas y de seguridad para Drive y correo electrónico que no están presentes en las versiones gratuitas. (Supongo que no necesita retener y buscar las cuentas de correo electrónico y los chats de los usuarios en caso de litigio, pero a las grandes empresas les encantan estas cosas).

De un vistazo, $ 120 por año parece un mal negocio en comparación con Microsoft Office 365 Home, que combina aplicaciones en línea con instalaciones de Office 2016 en hasta cinco PC o Mac, cinco tabletas y cinco teléfonos. Sin embargo, técnicamente, Google G Suite no compite con ese paquete, sino con Office 365 Business Premium, que incluye soporte de correo electrónico y videoconferencia HD por $ 12.50 por usuario por mes, por lo que un año con Google termina siendo $ 30 más barato en lugar de $ 20 más caro.

¿De tamaño correcto o con poca potencia?

Pero si bien es justo comparar Google G Suite con Office Online, compararlo con Office 2016 es como llevar una pistola a una lucha de cañones. Una vez más, la suite de Microsoft basada en PC está diseñada para tener casi todas las funciones que cualquiera pueda necesitar; La suite en línea de Google está diseñada para tener la mayoría de las funciones que la mayoría de las personas usan a diario.

Sheets, por ejemplo, es una hoja de cálculo capaz con montones de funciones integradas, funciones de datos que incluyen vistas de filtro y tablas dinámicas, y 28 tipos de gráficos que van desde barras y pasteles hasta velas, radares y mapas (y me ganó el corazón con un cuadro de diálogo que dice: "¡Aviso! ¿Está seguro de que desea eliminar esta hoja?").

Pero buscará en vano los elegantes gráficos de rayos solares y pronósticos de Excel, o incluso cosas como agregar un subtítulo a un gráfico. Y si bien hay un puñado de complementos notables disponibles, como informes de Google Analytics y cronogramas de proyectos con gráficos de Gantt, la mayoría de los complementos son cosas como los libros de calificaciones del aula.

Slides es quizás la aplicación de Google G Suite más simple y rígida. Te saluda con plantillas de diapositivas "Haga clic para agregar título, haga clic para agregar texto", que puede animar aplicando listas con viñetas, cuadros de texto e imágenes.

Puede elegir entre 20 temas de colores y fuentes, cada uno con una docena de diseños de diapositivas (encabezado de sección, título y dos columnas, etc.), junto con media docena de transiciones entre diapositivas y 15 animaciones para elementos de diapositiva. Pocos, por desgracia, son tan llamativos y ninguno es tan intuitivo como sus equivalentes en PowerPoint.

Docs, por el contrario, se ve igual de simple: una pantalla en blanco con una barra de herramientas y una fila de menús desplegables, pero es un pequeño procesador de texto que admite estilos de párrafo, tablas, comentarios, gráficos de texto e incluso ecuaciones matemáticas y un comando de investigación que obtiene información en línea sobre elementos seleccionados (como la Búsqueda inteligente de Office).

Al igual que otras aplicaciones de Google G Suite, Docs facilita la publicación de su trabajo en la web e invita a sus colegas a colaborar, incluso manejando algunos casos (como dos personas que editan el mismo párrafo simultáneamente) mejor que Word. Cuando desee descargar una copia de la nube, Google G Suite admite la exportación de archivos de Office y PDF. Cuando desea cargar uno, la suite realiza un trabajo competente, si no gráficamente perfecto, de importar archivos de Office.

Hay mucho que me gusta de Google G Suite, especialmente si está utilizando la versión gratuita o aprovechando el correo electrónico profesional y la conferencia de la versión paga (incluso puede usar Google+ como una intranet social cuasi-floja dentro de su empresa, aunque es oficialmente no es un miembro central de la suite). Pero compararlo con el omnipotente Office 365 es como robar un símil de Stephen King, comparar una linterna con un faro. ¿Qué preferirías tener en los mares sacudidos por la tormenta de los negocios modernos?