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Es bueno obtener el reconocimiento de la Semana Nacional de la Pequeña Empresa esta semana, pero muchos trabajadores a domicilio viven la vida de la pequeña empresa siete días a la semana. Sin embargo, me intrigó encontrar una empresa que conecte a estos trabajadores con empresas que van desde el hogar hasta la empresa. Es un equipo con sede en el área metropolitana de Atlanta llamado eaHELP que une a los trabajadores de oficina con empresas de docenas de industrias. Tienen clientes comerciales que van desde minoristas y agencias de marketing digital hasta organizaciones sin fines de lucro y universidades.
Hablé con la presidenta de la compañía, Tricia Sciortino, sobre cómo eaHELP examina a sus asistentes virtuales y compara sus habilidades con las empresas. También hablamos sobre qué herramientas, estrategias y el tipo de cultura de trabajo de la oficina en el hogar que necesita para garantizar una relación laboral saludable y una productividad remota entre el asistente virtual y el empleador. Sciortino fue el primer asistente virtual contratado por eaHELP, y sabe de primera mano cómo gestionar el equilibrio trabajo-vida de un empleado de oficina en casa.
PCMag: Cuéntame un poco sobre eaHELP.
PCMag: Esta es la Semana Nacional de la Pequeña Empresa. ¿Por qué una pequeña empresa necesitaría un asistente virtual?
Sciortino: Diría que la mayoría de nuestros clientes son pequeñas empresas. Por lo general, descubrimos que, como empresa pequeña, es posible que todavía no necesite contratar a alguien en el sitio a tiempo completo; Es posible que solo necesite cinco o 10 horas a la semana. Digamos que son 10 horas. Venían de 9:00 a 11:00 cada mañana y luego se iban. Pero con un VA, esas horas son flexibles. Puede usar 30 minutos a las 9:00 a.m. y luego 15 minutos al mediodía. Puede extender su tiempo durante el día y la semana, y utilizar las horas a tiempo parcial en lo que se siente como una forma de guardia de tiempo completo.
PCMag: ¿Cómo me convertiría en VA y trabajaría para eaHELP?
Sciortino: Tenemos en nuestra página de carreras una solicitud que le pedimos a nuestros candidatos que presenten, y eso iniciará el proceso de un solicitante que se relacione con nuestro equipo de adquisición. Llevamos a todos nuestros solicitantes a través de un proceso bastante profundo de verificación de habilidades y destrezas. Los dividimos en dos categorías: habilidades blandas y habilidades duras. Y buscamos lo que consideramos mucha profundidad en nuestro banco, porque somos muy intencionales acerca de que nuestros clientes se adapten específicamente a algo más que el conjunto de habilidades o la necesidad de la tarea.
Por supuesto, estamos evaluando las habilidades tecnológicas de los solicitantes: en qué PC están trabajando, a qué programas tienen acceso y habilidades, pero también estamos buscando habilidades blandas. Ser un buen comunicador es más importante que si tiene Microsoft Office. Queremos personas que sean súper receptivas, un buen comunicador profesional por escrito, alguien que sea muy atractivo, proactivo e ingenioso para encontrar las respuestas si su cliente les pide algo que nunca han hecho antes. Además, estamos verificando y validando las habilidades difíciles que dicen tener, con algunas tareas comunes de VA como la administración del calendario, la administración del correo electrónico y la reserva de un viaje.
PCMag: ¿Qué necesita un trabajador de oficina en casa para tener éxito?
Sciortino: Lo primero es siempre un espacio de trabajo dedicado. Es posible que no tenga una habitación adicional en su hogar o una oficina, pero necesita un área específica a la que llame su oficina, incluso si es la esquina de su sala de estar o una habitación libre o lo que sea. puedes decir: "Estoy en el trabajo; entro en el espacio de mi oficina". Realmente entrevistamos para eso y nos aseguramos de que nuestros asistentes virtuales tengan un espacio dedicado y que trabajen en lo que llamamos una "zona libre de distracciones". Si está tratando de trabajar en la mesa de su cocina y tiene familiares o hijos (o mascotas) que pasan, no funcionará.
La segunda cosa que diría es establecer límites en sus horas de trabajo. Es muy fácil estar siempre trabajando cuando trabajas desde casa porque no tienes la opción de salir de la oficina; el trabajo se queda en la oficina. Y ahora que has terminado el día, es muy fácil revisar tu correo electrónico una vez más mientras preparas la cena. Debe establecer una hora de inicio y una hora de finalización lo mejor que pueda, como si estuviera trabajando en una oficina. Es mejor que sus límites personales digan: "Voy a terminar antes de las 6:00 cada día", para evitar el agotamiento o la sensación de estar trabajando constantemente. Hice que mi hija me dijera: "Mamá, ¿trabajas todo el tiempo?" y pensé: "Ay, tiene razón". Estaba dejando que sangrara.
Otra cosa que podríamos agregar a eso sería programar el tiempo cuando esté fuera de su hogar. Puede ser una cita para almorzar con su vecino o puede estar trabajando en Starbucks unas pocas horas a la semana. Te volverás un poco loco y sentirás que estás encerrado si… estás encadenado a tu escritorio todo el día.
La parte final es ser intencional sobre su tecnología y herramientas que lo ayudan a trabajar de forma remota, ya sea tener una máquina que pueda manejar su carga de trabajo: una gran computadora, un gran software, una máquina limpia, una máquina más nueva. Pero también pueden ser cosas como usar un programa que puede ayudarlo a compartir con personas como Basecamp o Slack. Tener una buena tecnología y estar realmente cómodo usando una computadora y las nuevas tecnologías realmente se suma al beneficio de ser un trabajador remoto.
PCMag: ¿Qué necesita un gerente para que un trabajador de oficina en casa tenga éxito? Acabo de lanzar un programa que "fomenta la confianza entre empleadores y empleados". Se toma una captura de pantalla cada tres minutos. Eso no suena demasiado confiado.
Sciortino: Nos damos cuenta de que a veces es difícil para alguien trabajar con alguien de forma remota si no está acostumbrado; lleva tiempo generar esa confianza de que la persona del otro lado está haciendo el trabajo que le has pedido que haga. Sin embargo, hay cosas que recomendamos a nuestros clientes y VA que usan herramientas de comunicación para ayudarlos en el camino. Recomendamos tener al menos una reunión de video una vez a la semana para contar lo que se debe hacer esta semana y lo que queda de la semana pasada que puede ver cara a cara, puede leer el lenguaje corporal. Eso es algo en lo que realmente creemos; Si vas a trabajar de forma remota, necesitas una cámara web.
También tenemos muchas herramientas que recomendamos para ayudar a las personas a mantenerse estrechamente conectadas. Existen diferentes aplicaciones en las que puede compartir espacios de trabajo, como Basecamp, Asana, Evernote y Wunderlist, donde puede ver el trabajo que realizan las personas durante todo el día (y agregar una nota o completar una tarea). Es muy fácil decir: "Oye, veamos dónde estamos con este proyecto".
Y luego recomendamos cosas como aplicaciones para su teléfono, enviar mensajes de texto realmente cómodos o usar aplicaciones como Voxer o HeyTell (donde es como un walkie-talkie rápido para enviar una nota de voz).
Honestamente, tratamos de no ser demasiado complejos en cuanto a la cultura y el estímulo del equipo. Usamos cosas como Facebook, y tenemos grupos privados para nuestro equipo donde nos mantenemos conectados. Son lo que llamamos nuestro enfriador de agua virtual, haciendo una pregunta única: "Hola, chicos, algún consejo, ¿alguien tiene alguna experiencia?" El equipo se está aprovechando mutuamente para obtener ayuda.
También publicamos resúmenes de ventas semanales: "Hola, equipo, aquí es donde nos dirigimos. Hola, felicitaciones y agradecimientos". Nuestra oficina virtual es ese grupo privado de Facebook, y ha sido uno de los mayores éxitos de creación de equipos para nosotros.
