Video: ORGANIZA los ARCHIVOS y CARPETAS de tu ORDENADOR💻 [RÁPIDO y FÁCIL] (Noviembre 2024)
Organizarse y mantenerse organizado es como perder peso. Las soluciones a corto plazo no funcionan. Debe realizar cambios en el estilo de vida que usted y sus empleados o socios comerciales puedan cumplir a largo plazo.
En esta serie, proporcionaré consejos sobre cómo organizar tanto su negocio como sus propios datos personales. El artículo anterior explicaba la importancia de comprender cómo piensa su empresa acerca de la información. Ahora le mostraré cómo poner en práctica esa base con las convenciones y estructuras de nombres de carpetas de computadora. La mayoría de las empresas implementarán estas estructuras de carpetas en sus servidores o dentro de un conjunto de gestión de proyectos, pero son igualmente aplicables directamente en su propio escritorio o en un cliente de correo electrónico.
¿Qué son realmente las carpetas?
Las carpetas son el esqueleto de su negocio. Al igual que la estructura de un edificio, admiten todo lo demás que se desarrolla a su alrededor, desde el diseño creativo hasta la funcionalidad directa.
He trabajado en siete oficinas diferentes en el transcurso de mi carrera. Los equipos que tenían estructuras de carpetas limpias y de sentido común siempre fueron los mejor posicionados para el éxito continuo y el crecimiento.
Las pequeñas empresas en particular deberían tener en cuenta ese hecho: una empresa organizada es aquella que está posicionada para crecer. Puede pensar que debido a que solo hay dos personas en la compañía ahora, puede mantener mucha información en su cabeza y no asignarla a una estructura de carpetas. Desafortunadamente, cuando llega el momento de contratar nuevos empleados y hacer crecer su negocio, perderá mucho tiempo enseñándoles su complicado sistema. Perderás aún más tiempo y dinero corrigiendo errores, tiempo y dinero que deberías gastar en crecimiento.
La estructura de su carpeta es un reflejo de su estructura empresarial. Las carpetas están anidadas dentro de otras carpetas en un sistema jerárquico que debe coincidir con el orden jerárquico de su trabajo.
Al discutir cómo usted y otras personas en su negocio piensan acerca de la información (usted hizo esa parte, ¿verdad?), Probablemente comenzó a ver una jerarquía de algún tipo desplegarse. Recomiendo esbozar esa estructura. No importa si lo dibuja en papel, en viñetas o en una aplicación para tomar notas como Evernote para Windows (gratis a $ 45 por año, 4.5 estrellas), o usando un software de mapas mentales. Ponerlo por escrito lo ayudará a ver si hay inconsistencias o superposiciones.
Una estructura de ejemplo
La estructura de su diseño será única, pero como es de gran ayuda ver un ejemplo, le mostraré el básico que uso en mi escritorio.
Como escritor, trabajo principalmente en reseñas de productos. Cuando pienso en las revisiones, veo tres categorías en mi mente: 1) ideas de productos para revisar, 2) artículos que están en progreso y 3) revisiones que están terminadas. Dentro de la categoría "terminado", tiendo a recordar las revisiones por su fecha de publicación, que simplifico a mes y año porque nunca hay demasiadas en un solo mes que las perdería de vista. Dentro de la categoría de "ideas", las cosas son un poco fluidas. Algunas ideas abarcan más de un producto, mientras que otras se relacionan con una sola cosa. Pero el hecho de que sean fluidos no significa que no pueda tener un sistema para mantenerlos organizados. Dentro de la categoría "en progreso", pienso en el nombre del producto que estoy revisando. Ahora, ¿cómo se traduce esto en carpetas?
Este sistema funciona porque es importante para mí ver una instantánea de ideas y cosas en progreso. Están justo en el nombre de las carpetas, así que las veo inmediatamente cuando abro mi carpeta "REVIEW". No necesito ver todos los nombres de los productos que terminé de revisar, así que los guardo en carpetas de acuerdo con su fecha de publicación. Todos los nombres de las carpetas son consistentes. Cuando el estado de un proyecto cambia de estar en progreso a estar terminado, lo arrastro y lo suelto en la carpeta correspondiente, y su convención de nomenclatura es la misma que todas las otras carpetas que están con él. Por ejemplo, puedo arrastrar una carpeta de números romanos, como ii, hasta el nivel de cyd sin tener que cambiarle el nombre y se ajustará directamente al sistema.
Consejos y trucos
Números. Observe cómo las carpetas del mes comienzan con cuatro dígitos. Los dos primeros dígitos son para el año, y el segundo se refiere al mes. También me gusta ver los nombres de los meses, así que los puse al final después de un guión bajo. Soy un gran defensor del uso de números de cuatro o seis dígitos para las fechas por algunas razones. Primero, personalmente tiendo a recordar cuándo sucedieron las cosas, por lo que es fácil para mí encontrar cosas si puedo buscarlas por fecha. En segundo lugar, las carpetas siempre aparecen en orden por fecha cuando las ordeno por nombre porque alfabéticamente 1101 viene antes de 1102 antes que 1103, etc.
Usar fechas se vuelve extremadamente útil cuando tiene que archivar, del cual hablaré en un próximo artículo sobre administración de correo electrónico.
Etiquetas En mi ejemplo, uso todas las letras mayúsculas para las carpetas que comienzan con "IDEAS_" porque quiero que las "ideas" se mantengan juntas cuando ordeno por nombre. Pienso en estos como etiquetas. Para las revisiones en curso, no me molesto con una etiqueta. Acabo de nombrar la carpeta por el nombre del producto. Si tuviera más de 20 revisiones de productos en progreso a la vez, probablemente alteraría mi convención de nomenclatura de carpetas y agregaría una etiqueta para permitir que todas las cosas en progreso se unan. "IN-PROGRESS_" probablemente sería demasiado largo, pero tal vez algo tan simple como "IN_" funcionaría.
Resulta que "IN_" en particular no funcionaría, y he aquí por qué: cuando dibujé todas las estructuras de mi carpeta, usé la palabra "en" en otro lugar para significar algo muy específico. ¿Ves lo importante que es esbozar todo primero?
Único. Una de las razones para usar etiquetas y números es que ayuda a mantener los nombres de archivo únicos. Nunca desea que dos archivos o carpetas tengan el mismo nombre porque si los arrastra y suelta accidentalmente en la misma ubicación, uno podría sobrescribir el otro. Y, por supuesto, es confuso.
Caracteres especiales. Los guiones bajos son mi mejor amigo en las convenciones de nombres de carpetas. Están limpios y mantienen el texto fácil de leer. Algunas personas usan espacios y guiones en los nombres de sus carpetas; depende de usted. Elija lo que elija, siempre esté consciente de cómo los caracteres afectan la clasificación alfabética de los nombres. A veces uso un guión bajo al comienzo del nombre de una carpeta cuando siempre quiero que esa carpeta aparezca en la parte superior, como "_DONE". Luego puedo arrastrar y soltar fácilmente todo lo que se haya completado en la carpeta superior. Alternativamente, si lo quisiera en la parte inferior, podría llamarlo "z_DONE".
Color. Mac OS es fantástico al permitirle codificar rápidamente las carpetas de color haciendo clic derecho. Puedes hacerlo en una PC, pero es torpe. Confié en la codificación de colores cuando trabajé en proyectos de diseño altamente colaborativos: mi colega y yo etiquetamos las carpetas en un servidor compartido como amarillas cuando el contenido era nuevo y aún no pulido, naranja después de que los archivos habían pasado su primera fase de diseño, y así en violeta, lo que indicaba que el trabajo estaba hecho.
Cualquiera sea el sistema que implemente, ¡manténgalo! La consistencia es clave para mantenerse organizado. Recuerde que ser organizado, como mantenerse en forma, requiere cambios de estilo de vida a largo plazo, no soluciones rápidas. Tanto como sea posible y tanto como tenga sentido, intente utilizar los mismos principios básicos en todos los proyectos, equipos y departamentos de toda la empresa.
Llevar
Los pasos para recordar de este artículo son:
1. Esboce la estructura de su carpeta antes de implementarla.
2. Organice la información jerárquicamente, pensando en lo que necesitará ver y saber en una vista de instantánea cuando busque en una carpeta.
3. Use letras, números y caracteres especiales en los nombres de sus carpetas para que aparezcan en un orden inteligente.
4. Sea coherente con las convenciones de nomenclatura cuando cree nuevas carpetas.
