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Organizarse y mantenerse organizado es como perder peso. Las soluciones a corto plazo no funcionan. Debe realizar cambios en el estilo de vida que usted y sus empleados o socios comerciales puedan cumplir a largo plazo.
En esta serie, proporcionaré consejos sobre cómo organizar su negocio y sus propios datos personales abordando:
1. Cómo piensa su empresa sobre la información.
2. Convenciones de nomenclatura para carpetas y cómo pensar en ellas.
3. Convenciones de nomenclatura para archivos.
4. Intercambio de información.
5. Cómo administrar el correo electrónico.
Una dieta para organizarse
Cuando se trata de perder peso, algunas personas encuentran que una dieta de cinco o seis comidas pequeñas durante el día les funciona, mientras que otras necesitan tres comidas regimentadas y absolutamente ningún refrigerio en el medio. Algunas personas compran una membresía en el gimnasio (el ímpetu para ir en realidad podría provenir del dinero que han gastado), mientras que a otras les conviene incluir pequeños ejercicios en su rutina diaria, como subir las escaleras en lugar del elevador o ir en bicicleta al trabajo.
El punto es que las mismas soluciones no funcionan para todos. Es lo mismo con ser organizado.
Formas de pensar acerca de la información
Organizarse y mantenerse organizado debe ser un compromiso de estilo de vida para su negocio. Todos los empleados y partes interesadas en las operaciones diarias deben ser capaces de cumplir con el programa. Su sistema para organizarse debe consistir en prácticas que se ajusten a las rutinas de todos, ya sea que se trate de tomar pequeños pasos consistentemente, como eliminar archivos innecesarios a medida que avanza, o tomar pasos más grandes en un horario reglamentado, como reservar todos los viernes por la tarde para la limpieza fuera de las bandejas de entrada.
Entonces, antes de ponerse a sí mismo y a sus compañeros de trabajo en una nueva dieta para organizarse, tómese un momento para pensar cómo su empresa ve la organización de la información. Algunas posibilidades son:
• por fecha o mes, como cuando algo ocurrió por primera vez o está programado para completarse
• por nombre del proyecto
• por el nombre de la persona responsable
• por trimestre fiscal
Relacionar prácticas con la realidad
Es importante no intentar adaptar uno de estos sistemas organizativos a su negocio si no refleja cómo funciona realmente su equipo. Pregúnteles a sus colegas, si necesitaban encontrar un documento en particular, tal vez una factura o un contrato, ¿dónde buscarían primero? Más importante aún, ¿cómo se verían? ¿Buscan en su computadora o en la red de la compañía por nombre de proveedor, fecha, descripción del producto? ¿Abren una carpeta y leen los nombres de los archivos, o los ordenan por fecha o por tipo de archivo? ¿Cuánto tiempo les lleva encontrar la información? ¿Están perdiendo el tiempo porque están buscando de una manera que no les ayuda a reducir sus resultados rápidamente?
No necesita una reunión formal para hacer esto. Solo pasa y pregunta. Te llevará dos minutos.
Puede haber más de una respuesta. A veces, es posible que recuerde el mes y el año en que se lanzó un proyecto, mientras que su colega podría obsesionarse con el nombre del proyecto. Y en ambos casos, la información no es necesariamente estática. Tal vez el proyecto tuvo un nombre en clave durante su desarrollo, y tal vez se lanzó tarde. En el siguiente artículo sobre convenciones de nombres de carpetas, explicaré cómo implementar un sistema que pueda manejar este tipo de incongruencias.
Duerme en el
Hacer este ejercicio debería ayudar a dar forma a su comprensión de cómo su empresa debería estructurar su información, pero duerma en ella durante un día o dos y luego vuelva a intentarlo antes de tomar decisiones o cambios en su estructura existente. A veces olvidamos por qué ciertas prácticas están en su lugar, y cambiarlas abruptamente podría destruir inadvertidamente alguna otra razón comercial.
Por ejemplo, solía trabajar en una oficina donde los contratos independientes se clasificaban en dos carpetas de archivos colgantes reales, una para facturas y otra para formularios de impuestos. Me pareció que tenía mucho más sentido fusionarlos en uno. ¿Por qué tener dos archivadores y dos carpetas con la etiqueta "Doe, Jane"? Cada vez que necesitaba acceso a las facturas, normalmente también necesitaba buscar la información fiscal del profesional independiente. ¿Por qué no simplemente simplificar el sistema? Una razón que es obvia para mí ahora, pero no en ese momento, es que muchas personas en la organización necesitaban acceso a las facturas, pero pocas personas deberían tener acceso a los datos personales, como los números de seguridad social. Es bueno que mi gerente haya entendido este razonamiento y me lo haya podido explicar antes de reorganizar todo el sistema.
Llevar
Los primeros pasos para sacar de este artículo son:
1. Pregúntele a usted y a sus colegas: "¿Cómo pienso en nuestra información?"
2. Deje que las respuestas se metan en la cabeza durante un día o dos antes de llegar a conclusiones.
3. Una estructura de algún tipo debería comenzar a emerger. Cuando pueda verlo, no se preocupe por reaccionar todavía.
Recuerde que organizarse es como mantenerse en forma. Nada va a cambiar de la noche a la mañana, y es más importante hacer los cambios de estilo de vida adecuados para usted y su organización, cambios que se mantendrán.
