Organizarse: intercambio de datos más inteligente

La comunicación es el alma de cada negocio. Sin embargo, demasiados líderes empresariales, atrapados en los desafíos del día a día, pasan por alto la necesidad de brindar a los empleados formas prácticas de compartir información.

Lo que quiero decir con "compartir información" abarca la comunicación oral, la documentación escrita, el mantenimiento de un servidor, la escritura de correos electrónicos y más. Para los fines de este artículo, me enfocaré en los documentos electrónicos, pero es extremadamente importante considerar cómo se comparte la información en toda la organización y en todos los niveles.

La importancia de compartir

¿Por qué es importante compartir información? Cuanto mejor sea el intercambio de información, más eficaz será su negocio. Brindar a los empleados la información que necesitan para tener éxito en sus trabajos y hacerlos mejor también aumenta su satisfacción laboral.

Cuando la información no se comparte bien, las empresas funcionan de manera menos eficiente y desperdician dinero. Cada vez que un nuevo empleado se une al equipo, ya sea como reemplazo permanente, temporal (incapacidad, licencia de maternidad, año sabático) o en un nuevo rol, esa persona necesita aprender mucho sobre su función laboral, así como también cómo El negocio opera. Cuando los empleados comparten bien la información, los nuevos miembros del equipo aprenden lo que necesitan saber más rápido. Y lo que realmente necesitan saber es cómo y dónde encontrar información, en lugar de respuestas específicas a las preguntas. Es el principio de "enseñar a un hombre a pescar".

Uno de los costos más caros en un negocio es la contratación debido al tiempo perdido para poner al día a los nuevos empleados. Mientras más rápido los empleados descubran cómo responder a sus propias preguntas, antes podrán hacer contribuciones significativas a sus resultados. Su objetivo para mejorar el intercambio de información en toda la empresa es facilitar que las personas resuelvan sus propios problemas. Otro objetivo es minimizar la cantidad de veces que las personas repiten los mismos errores. Imagine cuánto más fácil y rentablemente podría operar su negocio si minimizara estos costos.

Tipos de información que comparten los empleados

Consideremos algunos tipos específicos de información que deberían compartirse: documentación de procedimientos, organigramas del personal, diagramas de flujo de trabajo, información de contacto del personal, información de contacto del cliente y formularios de recursos humanos. Con toda probabilidad, su empresa ha hecho que los formularios de Recursos Humanos sean fácilmente accesibles para todos los empleados, generalmente porque la ley lo requiere. Sin embargo, cuando se trata de todos esos otros documentos, es probable que estén desactualizados o que no existan en absoluto.

En cambio, gran parte de la información que debe escribirse se almacena en la cabeza de alguien, y eso es problemático por varias razones. Para empezar, una persona nunca debe ser la única responsable de la información crítica del negocio. Es demasiado arriesgado. Si esa persona se enferma, abandona la organización o se resiente de las personas o prácticas dentro de la organización, ¡podría retrasar el negocio años atrás! En segundo lugar, cuando la información se almacena en la cabeza de alguien en lugar de en una ubicación visible, nadie más puede contribuir a ella. En tercer lugar, otras personas que necesitan la información nunca están seguras de tener la versión más actualizada. Las razones siguen y siguen.

Uno de los activos más sorprendentes de la fuerza laboral de nivel de entrada es que saben cómo buscar cosas. Si necesitan saber algo (como cómo escribir fórmulas en Excel) y pueden descubrir los términos básicos utilizados para describirlo (por ejemplo, suma, producto, hojas de cálculo vinculadas), pueden encontrar la respuesta en línea.

Con demasiada frecuencia, las empresas no están diseñadas para apoyar este tipo de autosuficiencia. En el lugar de trabajo, no siempre puedes buscar la respuesta. A veces tienes que perseguir a las personas y sacudirles la información que necesitas, como mencioné en la sección anterior. Las respuestas no se almacenan en un lugar de búsqueda. Pero deberían ser!

Hacer que la gente comparta

Si estás leyendo este artículo y piensas: "Mi negocio está en la maleza. W nunca tendrá el tiempo o los recursos para hacer este tipo de trabajo", no temas. Así es como se divide en un proyecto manejable de cuatro pasos.

1. Explique la importancia de compartir. Indique sin rodeos a las personas de su organización, en una reunión de 15 minutos, por qué es importante compartir documentos.

2. Reserve medio día para el proyecto de documentación. Compre a todos el almuerzo si tiene que endulzar el trato.

3. Si su empresa está organizada en equipos, cada equipo debe reunirse para discutir qué documentos necesitan reunir o actualizar. También pueden priorizar qué documentos son más importantes para crear en función de qué conocimiento vive solo en la cabeza de una persona.

4. Durante el proyecto de medio día, cada persona será responsable de un solo documento. Para procesos complicados, dos o más personas pueden ser responsables. El objetivo del proyecto es configurar los documentos que la empresa necesita, no terminar todos por completo ese día.

Al final del proyecto de medio día, los miembros del equipo (o toda la organización, si su negocio es pequeño) deben compartir entre sí lo que crearon y hasta dónde llegaron. Asegúrese de que todos entiendan que todos los documentos están destinados a convertirse en documentos vivos.

Ese último paso es crucial y merece una o dos palabras de explicación.

Documentos vivos

Un documento vivo es uno que cambia con el tiempo y generalmente puede ser cambiado por un grupo de personas, no solo un administrador. Es crucial que todos los afectados por los documentos tengan la oportunidad de evaluar cómo se manejan y qué hay en ellos, incluso el personal junior, que de hecho podrían ser las personas más conocedoras de ciertas tareas.

Todo el propósito de los documentos vivos es hacerlos abiertos y transparentes para todas las personas que necesitan acceder a ellos, y no solo a los empleados existentes, sino también a los futuros empleados.

Recientemente, un amigo mío necesitaba arreglar una hoja de cálculo que su organización había estado usando para calcular los costos en un departamento. La hoja de cálculo contenía fórmulas incorrectas, y la persona que la había configurado había bloqueado el archivo y se había retirado unos años antes. Después de hurgar un poco en un servidor compartido, mi amigo encontró un documento al que solo el personal superior podía acceder, que contenía la contraseña. Fue extremadamente afortunado de que el empleado anterior había pensado con anticipación para poner esa información en un lugar donde las personas adecuadas pudieran encontrarla. Sin embargo, incluso en este caso, hubiera sido mejor si mi amigo (y todo el personal superior) hubiera sabido de antemano que existía este documento con la contraseña, dónde se encontraba y cómo se llamaba.

Consistencia

Los documentos vivos pueden mantenerse en servidores compartidos o administrarse como una wiki. Si los archivos están alojados en un servidor, deberá implementar sus pautas para las convenciones de nomenclatura para que a medida que las personas agreguen nuevos archivos y carpetas al servidor (o archiven archivos antiguos), lo hagan de manera consistente. Si todos están en la misma página, los nombres serán consistentes y todos podrán encontrar lo que necesitan rápidamente.

El último paso para compartir información es hacer que los documentos vivos estén disponibles para las personas que los necesitan, y para ello, deberá volver a las convenciones de nomenclatura de archivos y carpetas. Incluso si crea una wiki, querrá tener algún tipo de estándar para la forma en que se nombran y organizan las páginas dentro del sitio.

Asegúrese de explicar a todos los empleados qué convenciones de nombres se utilizan y por qué. Sea claro sobre lo que quiere que hagan y por qué. Aquí hay algunos puntos clave para enfatizar:

1. Estar organizados nos ayuda a tener éxito como empresa y como equipo.

2. El uso de convenciones de nomenclatura consistentes nos mantiene a todos en la misma página y mejora la mentalidad de nuestro equipo.

3. Tener un sistema te ahorra tiempo porque podrás encontrar cosas rápidamente.

4. Minimizará sus propios errores, como eliminar datos o sobrescribir archivos.

5. A medida que la organización crezca, podremos manejar nuevos negocios de manera más eficiente.

6. Cuando contratemos nuevos empleados, capacitarlos tomará menos tiempo y lograr que sigan nuestro patrón de pensamiento sucederá más rápido.

Llevar

Las ideas importantes para sacar de este artículo son:

1. Compartir información es crucial para el éxito empresarial y requiere la participación de todos.

2. Los documentos vivos pueden y deben cambiar con el tiempo; Los documentos vivos deben ser accesibles para múltiples personas que puedan cambiarlos, así como ser visibles para todas las personas que confían en ellos, pero presentes y futuros.

3. Los documentos que están etiquetados y almacenados de manera consistente son fáciles de encontrar y, por lo tanto, se utilizarán realmente.