Organizarse: excelentes consejos para mejores nombres de archivo

La forma en que usted y sus compañeros de trabajo nombran sus archivos es tan importante como cómo nombra sus carpetas. Hacerlo de manera inteligente, sistemática y lógica desde el principio posiciona su negocio para el éxito, el crecimiento a largo plazo y la estabilidad.

Muchas empresas que están considerando un nuevo impulso organizacional probablemente tengan una enorme acumulación de archivos antiguos a los que no querrán renombrar (al menos no de inmediato). Esta bien. Tienes que empezar alguna vez.

En muchos casos, tiene sentido implementar un nuevo sistema al comenzar un nuevo proyecto, equipo, trimestre fiscal o año, independientemente de los hitos más importantes que tenga su empresa. Tiene sentido comenzar desde un punto significativo en el tiempo, en parte debido a cómo lidiarás con los archivos desorganizados. En un año, podrá encontrar y administrar todo lo reciente que necesita sin esfuerzo, pero no podrá encontrar cosas más antiguas que sean anteriores a su nuevo sistema con la misma facilidad. Te daré algunos trucos para manejar esos archivos sin pasar meses (o la juventud de un interno) renombrándolos a todos.

Nombres de archivo

Al igual que con las carpetas, los nombres de los archivos deben ser:

• único

• indicativo de lo que contiene el archivo

• en línea con la forma en que su empresa piensa acerca de la información

• escaneable (con el ojo humano) según cómo usted y sus empleados encuentren información

• ordenado alfabéticamente de forma natural

• consistente!

Único. Es absolutamente crucial que los nombres de los archivos sean únicos, especialmente si trabaja en un entorno colaborativo, y especialmente si copia con frecuencia archivos a un servidor. Si no tiene un sistema para mantener los nombres de archivo únicos, corre el riesgo de sobrescribirlos y perder todos sus datos. En entornos de colaboración, es común sobrescribir intencionalmente archivos. Si, como yo, te has acostumbrado a la advertencia emergente ("¿Estás seguro de que deseas reemplazar el archivo existente con el más nuevo?"), Nada te impedirá sobrescribir el archivo incorrecto si tiene el mismo nombre.

Por ejemplo, supongamos que tengo una nueva factura de Gray's Electronics llamada Grays-invoice.pdf, fechada ayer. Podría pegarlo en el servidor en la carpeta Facturas, y podría recibir una advertencia de que ya existe un archivo con ese nombre. También podría suponer que, dado que la factura llegó ayer, alguien más la colocó allí, pero acabo de hacer que el departamento de contabilidad firme esta factura, por lo que la mía debe ser la más reciente, por lo que sobrescribiré la anterior. Todo se desmorona cuando alguien me pide más tarde ese día que retire la factura anterior de Gray, ya sabes, la de hace dos meses… la que tiene el mismo nombre de archivo, que ahora se ha ido.

Indicativo. Parece una tontería decir que los nombres de los archivos deben indicar lo que contienen, pero he visto que sale mal muchas veces. Muchas personas suponen que cuando anidan en una carpeta, la carpeta se encarga del nombre de categoría más grande. También suponen falsamente que los contenidos más relevantes de un archivo para ellos también serán obvios para cualquier otra persona que necesite acceder al archivo. Tomemos el ejemplo de facturación nuevamente. Supongamos que el departamento de contabilidad encuentra las facturas de tres maneras: número de factura, identificación fiscal y el mes fiscal en el que se pagó. A la contabilidad no podría importarle menos que sea la "factura de Gray".

Yo personalmente uso dos identificadores principales para todos mis archivos: fechas numéricas y códigos. En casa, blogueo varias veces al mes. Todos los archivos de texto y fotos que uso en mi blog están clasificados con una fecha de cuatro dígitos (YR MO) y el clasificador "bg" para "blog". Una foto de un mercado en Montreal tomada durante un viaje en septiembre de 2010 se llama 1009bg_montreal_market.jpg. Los números de cuatro dígitos funcionan para los archivos de mi blog porque solo escribo en promedio cuatro o cinco publicaciones por mes.

A veces, sin embargo, podría tener docenas de fotos de un mes en particular. En ese caso, los codifico con un número de seis dígitos, agregando el día hasta el final, o abrevío algún otro significante para guardar caracteres para poder agregar texto más descriptivo a los nombres de archivo. Por ejemplo:

• 1009bg_mnrl_mrkt_peppers01.jpg

• 1009bg_mnrl_mrkt_peppers02.jpg

Sé incluso antes de abrir los archivos que estas son fotos de pimientos que publiqué en mi blog (bg), tomadas en septiembre de 2010 (1009), en Montreal (mnrl), en el mercado (mrkt).

Otro truco, si viajas mucho, usa el código del aeropuerto para indicar la ubicación: YUL para Montreal, LAX para Los Ángeles, LHR o LGW para Londres, y así sucesivamente.

En línea con el proceso de pensamiento empresarial. Como habrás adivinado por el ejemplo anterior, sé que puedo contar con mi memoria para obtener información por fecha. Al decidir cómo funcionarán sus convenciones de nomenclatura, debe saber cómo su empresa recuerda la información. Pero las fechas también matan dos pájaros de un tiro. Codifican el archivo para cuando ocurrió o fue significativo y lo llevan a la mitad de tener nombres únicos. Nunca abriré accidentalmente fotos de mi viaje a Montreal desde 2006 cuando realmente quiero las de 2010, incluso si tomé fotos en los mercados en ambas ocasiones.

Recomiendo absolutamente incluir una fecha en sus nombres de archivo. La única pregunta real es, ¿qué fecha es más útil para su negocio? ¿La fecha en que se envió o procesó una factura, o la fecha en que se completó el trabajo o cuando se firmó el contrato? Los dueños de negocios, los líderes de equipo y los gerentes de departamento deben hacer la última llamada, pero primero hablen con las personas que hacen la mayor parte del trabajo diario. Ellos son los que sabrán lo que realmente tiene sentido.

Escaneable Cuando abre una carpeta, desea conocer su contenido de inmediato, sin abrir archivos ni entrecerrar los ojos en las vistas en miniatura. Diseñar la convención de nomenclatura de archivos correcta incluye calcular cuál es la información clave en cada documento. Me estremezco cuando veo la computadora de alguien con el archivo resume.doc. ¿Qué currículum es? ¿Cuándo fue actualizado? ¿Es una versión larga o corta? ¿A dónde será enviado? 1102_CV_marketing_digital.doc podría ser el currículum que destaque su experiencia en marketing digital, mientras que 1102_CV_short.doc podría ser el CV profesional genérico que tiene la intención de actualizar cuando se postule en la facultad de derecho.

Solo piense en cuánto más productivos podrían ser usted y sus colegas sabiendo con gran certeza qué contenía cada archivo antes de abrirlo.

Naturalmente ordenado. Otra razón por la que me gusta usar fechas como identificadores es porque todo caerá en orden cronológico cuando la carpeta esté ordenando los archivos por nombre, que generalmente es el predeterminado. Ordenar por la fecha real del archivo solo le dice cuándo se actualizaron los archivos por última vez, y es poco probable que eso sea lo principal que desea o necesita saber. Si siempre coloca el YR MO DA al comienzo del nombre del archivo, siempre tendrá orden.

Consistencia. Anteriormente, hice la analogía de que estar organizado es como mantenerse en forma. El cambio no ocurre de la noche a la mañana. Las recompensas vienen a largo plazo, no a corto plazo. Debe realizar cambios que sean adecuados para usted y que duren, en lugar de seguir una dieta de moda. Cuando tenga la sensación de que ha encontrado una solución con la que puede vivir, ¡quédese con ella!

Manejo inteligente de archivos o archivos antiguos

Nadie espera que reorganice y cambie el nombre de todo su archivo de datos. No es una forma valiosa de pasar el tiempo, y es absurdo pensar que incluso podrías lograrlo. Entonces, ¿qué debe hacer con todos esos archivos y carpetas desorganizados del pasado?

Pensar en todos sus archivos a la vez es inmanejable. ¡Por eso están desorganizados! La forma más fácil de comenzar a abordar sus archivos es pensar en dos grupos: viejos y muy viejos. La forma en que define lo viejo y lo realmente viejo depende de usted.

Para mí, "muy viejo" significa que estoy más del 99 por ciento seguro de que no volveré a acceder al archivo nunca más, pero podría suceder. Las cosas "muy viejas", para mí, también deben tener al menos tres años. Los archivos que cumplen con estos dos criterios están listos para archivarse en el disco.

Generalmente, "viejo" hace referencia a archivos en los que trabajé hace uno y tres años. Estos permanecen en mi disco duro o servidor, donde puedo acceder a ellos si lo necesito, pero me dejan en carpetas de años. Tengo carpetas con la etiqueta "2010", "2009" y "2008."

Poner contenido antiguo en carpetas por año le permite hacer una limpieza de primavera. ¿Alguna vez has tratado de limpiar a fondo tu armario sin vaciarlo? No funciona Para organizarse, necesita un nuevo comienzo. El barrido de todos sus archivos en carpetas por año le brinda un comienzo limpio sin eliminar nada de lo que realmente pueda necesitar. ¡Necesita ver una ventana limpia y ordenada antes de organizarse!

¿Qué haces con un archivo que abarca varios años? Péguelo en la carpeta del año más reciente. ¿Trabajaste en ello el año pasado? Entonces debería estar en las carpetas del año pasado. Si le preocupa no poder encontrarlo, ¿por qué? ¡Tus archivos ya son un desastre! Probablemente tenga que buscar el archivo de todos modos, entonces, ¿qué importa si está anidado dentro de una carpeta más?

Llevar

Los puntos importantes para llevar de este artículo son:

1. La convención de nomenclatura de archivos que utiliza su empresa debe ser entendida por todos en la organización.

2. Las convenciones de nomenclatura de archivos deberían ayudar a las personas a encontrar información rápidamente escaneando nombres o buscando fechas u otros significantes en el nombre.

3. Los archivos que están "ordenados naturalmente" son más fáciles de escanear y ordenar.

4. Sea consistente con las convenciones de nomenclatura.

5. Evite un gran proyecto de revisión simplemente archivando datos antiguos por año.