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Brooke Zimet sabe de primera mano lo que es estropear llenar formularios de seguridad en el lugar de trabajo. Hoy, Zimet es consultora profesional senior de recursos humanos (RRHH) certificada por la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos (SHRM) y propietaria de TalentShip LLC en Portland, Oregon. Pero en su primer trabajo como asistente de RRHH, su empleador fue multado porque Zimet no había No se le enseñó cómo completar adecuadamente los registros de la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA) cuando los trabajadores se enfermaron o lesionaron en el trabajo. Una auditoría sorpresa realizada por inspectores de OSHA descubrió sus errores. "Si nunca ha sucedido antes, hay tantas cosas que no te das cuenta de que necesitas saber", dijo Zimet.
A partir de 2017, será aún más importante para las empresas obtener la documentación de seguridad en el lugar de trabajo correcta. Es entonces cuando entra en vigor una nueva regulación de OSHA, que requiere que aproximadamente 750, 000 empleadores presenten electrónicamente informes anuales de enfermedades y lesiones de los trabajadores a la agencia, que publicará los datos en su sitio web.
No debería ser demasiado difícil para los empleadores cumplir. Pero, como he aprendido de los vendedores de tecnología y expertos de la industria, las empresas no pueden confiar únicamente en el software de recursos humanos para hacer el trabajo. Y cometer errores, o incluso ser demasiado minucioso, podría volver a morderte.
Proveedores de recursos humanos de recursos humanos reflexionan sobre actualizaciones de software
La nueva regulación de OSHA, finalizada a principios de mayo, afecta a compañías estadounidenses con más de 250 empleados, así como a compañías con 20 o más trabajadores en varias docenas de industrias de alto riesgo, incluyendo construcción, supermercados, manufactura y hogares de ancianos.
Según el nuevo requisito, OSHA publicará los datos de seguridad de los trabajadores en su sitio web, con la expectativa de que "la divulgación pública de los datos de lesiones laborales alentará a los empleadores a aumentar sus esfuerzos para prevenir lesiones y enfermedades relacionadas con el trabajo", según un comunicado de la agencia. La nueva regla ordena a los empleadores que informen a los trabajadores sobre cómo pueden reportar lesiones y les impide tomar represalias contra los empleados por hacerlo.
Después de que OSHA lanzó las regulaciones actualizadas, me registré con más de media docena de proveedores de tecnología, incluidos los proveedores de software de gestión de recursos humanos y de tiempo y asistencia en las instalaciones y en la nube. Quería saber si están planeando actualizaciones para ayudar a los clientes a cumplir.
Recibí una variedad de respuestas. ADP está trabajando para agregar la capacidad, según un portavoz del gigante de procesamiento de nóminas. Un portavoz de SAP SuccessFactors Perform and Reward dice que el módulo "Tiempo y asistencia central de empleados" de la compañía se puede configurar para rastrear y compilar ausencias por tipo, incluidas enfermedades y lesiones relacionadas con el trabajo. Sin embargo, los usuarios tendrán que descargar los datos en un formato electrónico aceptable para OSHA para poder transmitirlos a la agencia.
Otros proveedores de tecnología de recursos humanos todavía están descubriendo lo que van a hacer. Jonathan Rejholec, Gerente Senior de Producto en BambooHR, quiere ver si los clientes piensan que es una característica importante antes de tomar cualquier tipo de acción. Ultimate Software también está adoptando un enfoque de esperar antes de decidir si actualiza o no su servicio de gestión de recursos humanos UltiPro. Kronos está buscando su producto Kronos SaaShr. PlanSource, que ofrece principalmente software de administración de beneficios, está hablando con los proveedores de tecnología con los que se asocia en otras funciones de recursos humanos para determinar la mejor manera de abordar la situación. Nir Leibovich, CEO de GoCo, una nueva empresa con una plataforma de recursos humanos basada en freemium que rivaliza con Zenefits, está tratando de estimar a cuántos de sus clientes afectaría la regulación. Los clientes de GoCo generalmente tienen de cinco a 300 empleados, y Leibovich dice que no ha podido encontrar datos sobre cuántas empresas de ese tamaño entran en la designación de la industria de alto riesgo de OSHA.
El autor y orador de negocios y tecnología Phil Simon dice que los fabricantes de software de recursos humanos agregarán la función si quieren ser vistos como competidores legítimos a los gustos de ADP, Oracle, Workday y otros grandes nombres de la industria. Por otro lado, "estoy seguro de que habrá muchas compañías que guarden esto en una hoja de cálculo o que no sepan que su tecnología de Recursos Humanos podría hacer esto", dijo Simon, quien anteriormente trabajó para el proveedor de tecnología de Recursos Humanos Lawson Software (ahora parte de Infor).
Limpie los datos, obtenga capacitación y otras formas de preparación
Los empleadores no están totalmente hundidos si el proveedor de tecnología de recursos humanos que compran no actualiza su software para acomodar la nueva regla de informes electrónicos. De manera similar a SAP SuccessFactors Perform and Reward, muchos programas de planificación de recursos empresariales (ERP) y software y sistemas de gestión de recursos humanos ya generan informes de ausencia. A partir de ahí, las compañías tendrán que dar el paso adicional de extraer los datos relevantes del sistema y en un formulario que OSHA acepte.
Antes de que las empresas puedan enviar datos, deben asegurarse de que estén limpios. Llegar a ese punto podría ser más difícil de lo que parece. En algunas organizaciones, cuando un trabajador se lesiona, un supervisor o gerente en la fábrica llena un informe de incidente o espera a que RR. HH. Les diga qué hacer. Como resultado, a veces los formularios no se completan correctamente o están incompletos. "El noventa y cinco por ciento del tiempo en mi experiencia, el sistema no funciona correctamente porque alguien no prestó atención a la calidad de los datos", dijo Simon.
Para asegurarse de que eso no suceda en el futuro, las empresas pueden contratar personal que llene rutinariamente los formularios de seguridad en el lugar de trabajo a través de capacitación relevante. Las agencias estatales de seguridad de los trabajadores, como Oregon OSHA, ofrecen clases en línea. También lo hace OSHA, a través de los Centros de Educación del Instituto de Capacitación de OSHA, una red nacional de organizaciones sin fines de lucro que ofrecen clases autorizadas por la agencia.
Zimet dice que las organizaciones también deben tener cuidado con la cantidad de información que comparten. Antes del cambio, los empleadores se equivocaron por precaución y exageraron. "Pero si haces eso ahora", advirtió, "podrías ser penalizado. No quieres tener muchos incidentes y accidentes porque provocará una inspección".
Si las pequeñas empresas tienen competidores más grandes que tienen que cumplir con las nuevas regulaciones, Zimet dice que podría desencadenar más investigaciones de OSHA en su industria. "Así que los chicos pequeños también deben cumplir", dijo.
Zimet trabajó en el personal (o por contrato) para varias empresas de atención médica y educación de la primera infancia, dos industrias que OSHA considera de alto riesgo de enfermedades y lesiones en el lugar de trabajo y, por lo tanto, las inspecciona con más frecuencia. Ella cree que ha pasado por al menos ocho inspecciones a lo largo de los años. Si la nueva regla de presentación de informes en línea desencadena una auditoría de OSHA, sugiere que las empresas creen una lista de verificación a la que puedan remitirse los encargados del registro. La lista de verificación debe incluir instrucciones sobre dónde se almacenan los datos y las preguntas que OSHA comúnmente hace en auditorías. "Esto podría ser tan simple como tener una sección de seguridad en la intranet de una empresa o crear una wiki", dijo. "Muchas empresas tienen estas cosas desactualizadas en carpetas.
