Video: Silvestre Dangond, Natti Natasha - Justicia (Official Video) (Noviembre 2024)
El almacenamiento de datos digitales es algo divertido. A menudo no tiene ningún valor mantenerlo (una declaración discutible, y llegaré a eso), sin embargo, debido a que no ocupa espacio físico y el espacio virtual es barato, nos aferramos a él.
Pero hay consecuencias por salvarlo todo. Si tiene dificultades para conservar o eliminar datos, desde archivos de trabajo hasta fotos y correos electrónicos, esta columna lo ayudará a pensar en su dilema actual y a diseñar nuevas estrategias para administrar la carga cada vez mayor.
La psicología de los ahorradores
La elección de tirar o eliminar algo es a menudo una situación psicológica o emocional más que una decisión racional. Muy a menudo, cuando nuestro dedo se mueve sobre la tecla Eliminar, lo que nos impide presionarlo es el valor potencial percibido, no el valor real. Pensamos: "Puede haber información en ese hilo de correo electrónico sobre el proyecto que ha finalizado durante dos años y que necesitaré en el futuro". O, "¿Qué pasa si un día, aprendo a usar el software de edición de fotos y limpiar esas imágenes que no son tan buenas como están?"
Cuando guardamos correos electrónicos, fotos, música, notas y otros archivos, muchos de nosotros no estamos evaluando el verdadero valor de los datos tal como están ahora. Estamos pensando en circunstancias futuras que pueden o no ocurrir. Nos aferramos a las cosas porque ¿cuál es el daño en eso? El espacio de almacenamiento digital es más barato que nunca. Puede obtener una gran cantidad de almacenamiento basado en la nube de forma gratuita. Los discos duros externos no son tan caros. Y la cantidad de espacio que viene en una computadora doméstica, tableta y teléfono inteligente típico, incluso si compra la asignación más pequeña, es muchas veces más de lo que podría haber sido hace una década.
Sin embargo, cuando los ahorradores intentan acceder a sus datos preservados, generalmente se encuentran con algunos problemas inesperados del mundo real. Primero, como lo expresó un colega mío en el departamento de TI: "El almacenamiento es barato, pero mantenerlo es costoso". Hay un costo, en dinero, tiempo o ambos, asociado con la indexación y la recuperación de archivos, dependiendo de dónde y cómo se archiva. Si crees que tienes toda la información que necesitas porque archivas diligentemente tus archivos de Outlook, te reto a que intentes recuperar algo específico. Enviar archivos a un archivo es fácil. Extraerlos y encontrar lo que quieres es un dolor en el cuello, y pocas personas realmente lo hacen. Los ahorradores guardan todo no porque necesiten sus datos, sino porque les gusta la idea de poder obtener sus datos si lo necesitan. Pregúntese si esos archivos.PST que se ha negado a eliminar durante los últimos 10 años no son más que una manta de seguridad.
En otras palabras, cuando archivas algo, dependiendo de dónde y cómo se archiva, podría volverse inaccesible y más problemas de los que vale la pena recuperar.
Un enfoque equilibrado para guardar y archivar
Un mejor enfoque, en mi opinión, es tener una distinción mental clara entre "archivos de trabajo" o "datos activos" y otros tipos de datos. Utilizo el término "archivos de trabajo" para describir los datos que necesito para el trabajo actual en curso, o el trabajo que se completó recientemente lo suficiente como para que pueda necesitar acceder a él en un futuro próximo. "Datos activos" significa esencialmente lo mismo, pero podría describir mejor los archivos de computadora que no están vinculados al trabajo, como fotos familiares y entretenimiento (música y videos). Hay una diferencia entre la música que tocas activamente y la música que has recopilado por el simple hecho de coleccionar, pero que probablemente no suene… nunca.
La antigüedad de un archivo no siempre te dice si está activo. Por ejemplo, puede considerar algunas fotos antiguas activas si tiene la intención de compartirlas o incorporarlas a un proyecto, como un historial familiar o un calendario de pared. Sin embargo, si tiene 18 versiones de la misma composición de fotos y 16 de ellas son borrosas, las posibilidades de que alguna vez use esas 16 tomas o coseche algún valor de ellas son extremadamente bajas. Cuando el valor de un archivo es tan bajo, es basura. Suelta el valor potencial imaginado y simplemente bórralo.
También creo que ayuda pensar en el archivado de forma similar a la eliminación, lo que significa que una vez que se archiva algo, es esencialmente inaccesible, incluso si no se ha ido para siempre.
Aquí hay un ejemplo muy claro: el gobierno de los EE. UU. Dicta que los estadounidenses deben mantener registros fiscales por un valor de siete años, por lo que todos esos datos están "activos" y deben guardarse de tal manera que sean fácilmente accesibles. Sus registros de impuestos de hace más de siete años probablemente puedan archivarse porque es muy poco probable que alguna vez necesite acceder a ellos, pero existe una pequeña posibilidad de que usted o su familia, socios comerciales o asesores legales puedan necesitarlos o desearlos en el futuro.
Cómo saber cuándo eliminar (o archivar)
¿Cómo sabe cuándo está bien eliminar los datos y archivos de su computadora? Es probable que las reglas que establezca usted mismo varíen según el tipo de archivo, por lo que aquí hay algunos consejos para archivos de oficina típicos (procesamiento de textos, hojas de cálculo, presentaciones, etc.), correo electrónico, fotos y música y videos.
Identifique el valor. Hablando en términos prácticos, cuando llegue el momento de despejar el desorden, identifique lo que necesitaría o querría saber sobre el trabajo, los datos o el archivo, y dónde lo encontraría. Luego busque lugares donde esté duplicado, que muy a menudo es el mismo lugar donde puede comenzar a usar la tecla Eliminar.
Por ejemplo, supongamos que guarda lo siguiente: archivos PDF de facturas enviadas, copias de cheques para facturas pagadas y una hoja de cálculo de toda la actividad de facturación. En algún momento después de recibir el pago, es posible que desee eliminar (o archivar) los PDF de la factura. El trato está hecho, el cheque se ha despejado y usted tiene un buen registro del progreso.
Elimina fotos mientras disparas. Con las fotos, tenga en cuenta que solo porque tiene la capacidad de guardar decenas de miles de imágenes no significa que deba hacerlo. Acostúmbrese a eliminar imágenes desenfocadas y otras malas fotos a medida que las toma (después de todo, es una de las cosas hermosas de la fotografía digital).
Basura de correos electrónicos de rutina. Para el correo electrónico, elimine los mensajes de rutina y la comunicación rápida que no contenga ninguna información que pueda necesitar más adelante. La mayoría de las personas pueden ordenar por destinatario y saber dónde estará la mayor parte de estos archivos.
Guarde solo una copia de los archivos adjuntos de correo electrónico. Elimine los correos electrónicos con archivos adjuntos, pero guárdelos localmente cuando sea necesario. O viceversa: guarde el correo electrónico, deshaga el archivo. De cualquier manera, los archivos adjuntos de correo electrónico son un buen lugar para identificar la duplicación, y solo necesita una copia. Para obtener más consejos sobre el correo electrónico específicamente, consulte "Cómo evitar la sobrecarga del correo electrónico".
Volcar (o archivar) medios que no reproduce. Para todos los acumuladores de música y video, sea realista sobre los archivos que realmente reproducirá. Si eres un verdadero usuario de medios pesados, aprovecha los servicios en la nube que otorgan una licencia a los medios que posees (a la iTunes Match) para que no tengas que almacenar copias locales de cosas que crees que quieres pero nunca En realidad jugar.
Tal vez sea solo mi personalidad, pero siento una sensación de libertad cuando no estoy atascado con archivos que simplemente no necesito. El ejercicio de eliminar incluso un poco de datos inútiles, o archivos que no tienen ningún valor real, me ayuda a sentir que me estoy centrando más en los datos que sí importan.
