Organícese: ¿cuál es la mejor herramienta para organizar un negocio en crecimiento?

"¿Qué herramienta me ayudará a administrar mejor mi negocio en crecimiento?" Un lector llamado Rafael me escribió el mes pasado para hacer esta pregunta. Había estado leyendo sobre algunas de las mejores herramientas de gestión de proyectos, software de gestión del trabajo, programas de comunicación y todas esas otras aplicaciones de productividad destinadas a hacer un boom comercial. Pero no pudo determinar cuál funcionaría mejor para administrar su trabajo.

"Acabo de empezar a trabajar para una pequeña empresa de inversión inmobiliaria", escribió, "y realmente, realmente necesitan ayuda para automatizar sus procesos. Manejan cosas principalmente por correo electrónico (¡argh!) Y con planes de expansión, no es una estructura escalable en este punto. Estaba pensando en usar Asana o Teamwork Projects para agilizar las operaciones y quería su opinión. Para darle una perspectiva, el equipo está formado por cinco empleados internos que trabajan con inversores para comprar y vender propiedades ".

Rafael explicó además que piensa que cada propiedad es un "proyecto" y que quería poder crear una lista de tareas para cada una de ellas que se asignaría a los empleados según sea necesario. Las organizaciones gestionan entre 150 y 200 "proyectos" a la vez. Y de vez en cuando, los actores externos necesitan una visión del proceso.

También dijo que la flexibilidad y la colaboración en equipo eran de suma importancia, como lo son en muchas empresas. Pero parecía bastante decidido a usar Asana o Teamwork Projects. Aquí está mi respuesta:

Baraja de cartas vs.Juego de mesa

Piense en Asana como una baraja de cartas, y piense en Teamwork Projects como un juego de mesa. Con una baraja de cartas, puedes jugar un juego que alguien más creó, o puedes inventar tu propio juego. Con un juego de mesa, el juego viene con reglas, y puedes doblarlas si lo deseas, pero en términos generales, el juego de mesa está diseñado para jugar contigo siguiendo las reglas.

En mi experiencia, Asana toma tiempo para implementar correctamente, pero en última instancia, puede usarlo como quiera. Los primeros días serán realmente confusos para todos los que están aprendiendo a usar el sistema. La razón es que su equipo necesitará establecer las reglas sobre cómo usarlo. No hay una forma correcta o incorrecta de usar Asana.

Después de algunas semanas, con suerte los cinco empleados estarán a bordo, y probablemente comenzarán a ajustar sus reglas en este punto. Asana toma prueba y error. También se necesita una comunicación sólida del equipo para garantizar que todos usen la herramienta de la misma manera.

Ahora hablemos de los proyectos de trabajo en equipo. A su equipo también le tomará un tiempo acostumbrarse a los Proyectos de trabajo en equipo, pero por una razón diferente. La gente explorará todas las características y entrará en tareas por primera vez. Es probable que su equipo cree un conjunto de plantillas que puedan reutilizar nuevamente para la próxima venta o compra. Pero con los proyectos de trabajo en equipo, la clave es que manejará cada compra o venta de bienes raíces como un proyecto.

Los proyectos siempre tienen fechas de finalización y, en su caso, es la fecha de cierre. Por lo general, tienen hitos, tal vez entrar en un contrato o poner dinero en custodia. Y con los proyectos, las fechas de estos plazos e hitos son importantes. No tengo idea de si los plazos son importantes para su equipo o no. ¿Su equipo dice cosas como "Compremos esta propiedad antes del 1 de octubre" o simplemente "Compremos esta propiedad" sin saber cuánto tiempo tomará? Si tiene plazos fijos, los proyectos de trabajo en equipo probablemente sean mejores.

Las herramientas de gestión de proyectos, como los proyectos de trabajo en equipo, le permiten crear dependencias entre tareas para que una tarea no pueda suceder hasta que ocurran todas las tareas dependientes. Por ejemplo, si no puede ir a un contrato hasta que finalice la inspección, es posible configurarlo en Proyectos de trabajo en equipo. Con Asana, su equipo puede elegir jugar según esa regla, pero no será parte del sistema en sí. Puede usar ambas herramientas de forma gratuita para tener una idea de cómo funcionan, y luego actualizar a una cuenta paga que tendrá más funciones.

Elegir una herramienta

Revisé con Rafael unas semanas después para ver si había tomado una decisión y cómo funcionaba la herramienta para su equipo. Había optado por probar Proyectos de trabajo en equipo. El punto de venta, dijo, era la capacidad de crear dependencias entre tareas. La configuración estaba tomando algún tiempo, como se esperaba, pero Rafael también tenía buenas noticias para compartir:

"Una revelación que vale la pena mencionar es que hay una oferta de inicio de proyectos de trabajo en equipo, ¡donde les dan a las startups un año de software gratis! Fue muy beneficioso para hacer el movimiento", escribió Rafael.

Recursos adicionales

Para obtener consejos relacionados, consulte 7 formas de simplificar la gestión de proyectos en proyectos de trabajo en equipo y el uso de Asana en los negocios.

Y para obtener más recomendaciones de aplicaciones empresariales, consulte el Mejor software de colaboración empresarial en línea.