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Cuando me convertí en un verdadero experto en informática, pasé mucho tiempo aprendiendo los beneficios de una estructura de carpetas bien organizada, así como nombres de archivo claros y significativos.
Uno de los trucos que aprendí de mis primeros mentores es el color. ¿Quién quiere mirar una lista de iconos de carpetas de Manila? Además de su superioridad estética, las carpetas codificadas por colores o las carpetas con íconos únicos pueden llevar información. Una analogía es el correo electrónico. Los mensajes no leídos tienen texto en negrita o tal vez un fondo blanco en la vista general de la bandeja de entrada, mientras que el correo leído es romano (es decir, no está en negrita) o quizás tiene un fondo gris, o ambos.
Carpetas codificadas por colores para uso individual
El concepto no podría ser más simple: defina por sí mismo los significados para diferentes colores. Mi esquema de color personal se divide simplemente en tres grupos: trabajo futuro, trabajo en progreso y trabajo completado.
Aquí se explica cómo hacerlo:
Mac. En una Mac, haga clic con el botón derecho o mantenga presionada la tecla Ctrl mientras hace clic y navegue hasta el área de etiquetas.
Windows XP. En Windows XP, haga clic con el botón derecho en una carpeta de Windows, seleccione Propiedades, luego la pestaña Personalizar y seleccione Cambiar icono. Verás una larga lista de posibles íconos. Recomiendo elegir iconos que pueda encontrar y acceder rápidamente, así como imágenes que evoquen los significados deseados.
Windows 7. Windows 7. En Windows 7, necesitará un pequeño programa para ayudarlo a agregar algo de pizzaz a sus carpetas. Existen muchas descargas gratuitas, incluidas Folder Colorizer y Rainbow Folders.
Carpetas codificadas por colores para equipos
Si bien las carpetas codificadas por colores pueden ayudar a que las personas trabajen de manera más eficiente, hacen maravillas para los equipos.
Implementé un sistema de color en una oficina de revistas donde trabajé con un equipo altamente colaborativo. Utilizamos un servidor compartido para publicar archivos de páginas de revistas y artículos. Los diferentes editores, productores de páginas y diseñadores necesitaban trabajar en cada archivo en una etapa diferente del proceso: primero el diseñador de páginas (carpetas sin color), el segundo editor (carpetas amarillas), el director de arte tercero (carpetas naranjas) y luego el final cierre de sesión (carpetas moradas). Es posible que incluso hayamos tenido algunos códigos más, como cuando un archivo tuvo que pasar por un segundo paso entre el editor y el director de arte (han pasado años desde que usé este sistema), pero se entiende la idea.
Cada vez que alguien abría el servidor, podían saber de inmediato qué lote de archivos estaba listo para ellos.
El futuro de la codificación de colores con sistemas operativos modernos
Los proveedores de servicios de tecnología e incluso los sistemas operativos han comenzado a cambiar la forma en que nos presentan nuestros datos y cómo interactuamos con ellos, lo que pronto puede hacer que las ideas como las carpetas de codificación de colores estén desactualizadas, aunque hay una trampa, que explicaré en un momento, eso hace que tener tácticas como el color siga siendo relevante. Por ejemplo, en iOS las estructuras de carpetas ni siquiera existen. Cuando "guarda" un archivo desde una aplicación, generalmente lo guarda en otro sistema de sincronización basado en la nube, ya sea Dropbox, iCloud u otra cosa. No lo guarda localmente en una carpeta.
Incluso en Mac, OS X alienta a los usuarios a no perder el tiempo con las carpetas y la colocación de archivos cada vez que entra en juego el almacenamiento basado en la nube. Si guarda un archivo en iCloud, no tiene mucho que decir sobre dónde va en iCloud. Windows 8 muestra algunas de estas mismas tendencias para alejar al usuario de pensar en cómo organizar los datos.
Aquí está el giro: incluso cuando un sistema operativo o servicio elimina la capacidad del usuario para administrar la colocación de datos, tienen que proporcionar algún mecanismo para hacer que su información 1) sea visible y 2) busqueda.
Gmail y Google Drive / Docs son dos ejemplos más interesantes. ¿Alguna vez has notado que puedes poner un correo electrónico o un archivo en más de una carpeta en Gmail o Google Docs? Lo que Google llama carpetas son realmente más como etiquetas o códigos para ordenar. Google también le da "etiquetas", que más o menos hacen lo mismo. Estos todavía no son tan útiles para alguien como yo que quiere ver sus archivos, correos electrónicos y otros datos organizados de una manera que brinde algún tipo de utilidad. Me gusta ver en la parte superior de mi estructura de carpetas los archivos en los que necesito trabajar primero. Me gusta enterrar en la parte inferior o en una carpeta separada elementos que ya no necesito pero que no quiero eliminar.
En este momento, estamos en una fase de transición, cuando las empresas de tecnología descubren la mejor manera de presentarnos los datos y qué debemos o no debemos hacer con ellos. Espero que cuando se realicen las pruebas de usabilidad para estos nuevos métodos (corrección: ¡espero que se realicen las pruebas de usabilidad, punto!) Suficientes evaluadores muestran una preferencia por poner claves visuales en su estructura de datos para poder continuar codificando en color mis carpetas para ayudar Me mantengo productivo y organizado.
