Organízate: herramientas para mejores reuniones

A los expertos les encanta decir que las reuniones matan la productividad. Las reuniones innecesarias y mal planificadas ciertamente lo hacen. Pero algunas reuniones son necesarias. Las reuniones pueden sellar nuevos negocios. Pueden lanzar un equipo en nuevas empresas productivas. Pueden corregir el curso de un proyecto que salió mal. Y pueden facilitar la camaradería entre los colaboradores que no pueden estar juntos en el mismo espacio. Cuando deba tener una reunión, necesitará algunos consejos para celebrar reuniones más productivas, así como el software adecuado para hacerlo.

Planificación

Probablemente, Outlook me viene a la mente como el típico software de oficina utilizado para programar reuniones, pero encuentro que muchas de las características de Outlook son torpes y difíciles de aprender a usar según lo previsto. Si todos los participantes de la reunión son usuarios expertos de Outlook, probablemente pueda encontrar un momento de reunión que funcione para todos, reservar una sala de conferencias y obtener esa reunión en el calendario utilizando nada más que Outlook. Necesito algo más simple, y soy un aficionado a las herramientas organizativas, así que solo puedo imaginar cómo se sentirían los demás acerca de Outlook como una herramienta de programación.

Doodle.com es esa solución simple. Es uno de mis sitios web favoritos para planificar reuniones y reuniones. Doodle.com es un sitio web gratuito y un servicio que hace que la programación sea tan simple como crear una encuesta. Invitas a las personas a la encuesta (enviando una URL o invitándolas directamente desde Doodle), y marcan las horas que están disponibles según las opciones que ofrece el creador de la encuesta. Es un sueño de eficiencia hecho realidad.

Para más información sobre Doodle, vea mi entrevista con el fundador de Doodle, Michael Naef, que incluye un video que muestra cómo funciona Doodle.

Alojamiento de reuniones virtuales

Webex y GoToMeeting son dos de los servicios de reuniones virtuales más conocidos que, en mi experiencia, tienden a ser utilizados por personas cuyas empresas ya tienen una cuenta con ese proveedor. Las cuentas pagas de ambos están repletas de funciones, como la capacidad de grabar reuniones, chatear con otros participantes, compartir todo lo que sucede en la pantalla de la computadora de alguien, conectar múltiples cámaras web y mucho más. GoToMeeting requiere una instalación de aplicación instalada para usar.

Webex ofrece una cuenta gratuita (GoToMeeting no), pero tiene algunas limitaciones estrictas. Por ejemplo, solo una persona puede organizar reuniones, y el número máximo de personas en la reunión es tres. Todos en la reunión deben usar VoIP porque el acceso telefónico no es compatible y el anfitrión puede compartir su escritorio, pizarra y documentos, pero no las aplicaciones ni nada que se ejecute de forma remota. Entonces, si está utilizando cualquiera de esos servicios, probablemente querrá la cuenta paga.

Join.me es otra opción popular para organizar reuniones virtuales. Al igual que Webex, tiene una opción gratuita, pero con limitaciones sueltas en las limitaciones. Una cuenta gratuita Join.me acepta hasta 10 participantes en una reunión virtual, admite el uso compartido de pantalla y la capacidad de compartir el control (es decir, entregar algunas de las tareas de hospedaje a otro participante).

MeetingBurner (gratis; cuentas Pro desde $ 39.95 por mes) es otra opción que se ejecuta en el navegador sin necesidad de instalaciones. Con una cuenta gratuita, puede mantener reuniones de hasta diez personas, pero VoIP no es compatible; Skype, sin embargo, funciona directamente dentro del servicio.

Skype no es una mala herramienta para organizar ciertos tipos de reuniones, pero no siempre es tan confiable como algunas de las otras. Al igual que con las otras herramientas, una cuenta gratuita de Skype viene con varias limitaciones (no compartir pantalla es la gran opción para reuniones y videoconferencias con solo otra persona), pero puede ser una opción conveniente cuando necesita tener rápidamente un audio llame con personas que están repartidas por todo el mundo… y que ya tienen cuentas de Skype.

Colaborando cara a cara

La mayoría de las herramientas de seminarios web mencionadas anteriormente facilitan la colaboración virtual en línea, pero cuando todos están en la misma sala y pueden hablar cara a cara, me gusta usar herramientas que requieren menos administración.

Google Drive (gratis) es útil en la oficina porque varias personas pueden actualizar documentos en tiempo real. Puede ver cuándo alguien más está editando o viendo el mismo documento que tiene abierto. Google Drive no es ideal en dispositivos móviles, desafortunadamente. Todavía me resulta mucho más fácil de usar en una computadora portátil durante las reuniones que a través de la aplicación iPad de Google Drive, por ejemplo.

Asana ha conquistado el mundo de la colaboración con su excelente herramienta colaborativa de gestión de tareas (y gestión de proyectos) en línea. Es un gran servicio para usar a lo largo de sus ciclos de trabajo, y muestra su valor durante las reuniones para crear nuevas tareas, como acciones de seguimiento asignadas a las personas al final de una reunión.

Tomando notas

Evernote (gratis a $ 45 por mes por prima) es el gorila de las 800 libras de tomar notas, y lo uso furiosamente durante las reuniones. Me encanta que tiene una funcionalidad de grabación de audio incorporada que me permite capturar toda la conversación en caso de que necesite consultarla más adelante. También es excelente en un dispositivo móvil por su función de cámara. Tome una foto de una pizarra, cárguela en Evernote, y OCR analizará todo el texto de la imagen y podrá buscarlo por completo.

Minutes.io (gratuito), diseñado con el propósito explícito de tomar minutos de la reunión, funciona en un navegador pero funciona tanto en línea como fuera de línea. Cuando se le pide que tome notas oficiales para una reunión inesperadamente, minutes.io se inicia rápidamente y funciona bien, brindándole una plantilla para la tarea en cuestión.