Video: Me hicieron Líder de Proyecto - ¿Qué hago? (Noviembre 2024)
Los propietarios de pequeñas empresas, los profesionales que trabajan e incluso algunos estudiantes a menudo desempeñan el papel de un gerente de proyecto, incluso cuando no están completamente capacitados para hacerlo. La gestión de proyectos es un negocio grande y serio, con títulos avanzados y certificaciones dedicadas al tema. Si no es un PM certificado, es fácil para un proyecto, y su equipo afiliado, bajo su supervisión salir de control, desviarse y convertirse en un desastre completamente desorganizado. ¿Cómo mantiene su proyecto en curso si no sabe nada sobre la gestión de proyectos?
Esto mismo me sucedió hace unos años en una pequeña organización. Me pidieron que administrara varios rediseños y relanzamientos de sitios web (me contrataron como editor). Los miembros del equipo incluyeron algunos miembros del personal interno, así como algunos contratistas externos y algunos voluntarios no remunerados. Y no sabía nada sobre gestión de proyectos.
Soy una persona altamente organizada, lo que probablemente es la razón por la que me pusieron a cargo de administrar los proyectos en primer lugar. Pero la organización personal no es lo mismo que la gestión de proyectos, y mi primer proyecto tuvo un comienzo terrible. Me sentí horrible por eso, y mi falta de confianza solo empeoró las cosas. Claro, sabía cómo recopilar información, redactar un cronograma y difundirlo a todas las partes involucradas, pero no tenía idea de qué más se suponía que debía hacer.
Para todas las almas desprevenidas que deben administrar proyectos sin darse cuenta, he reunido algo de sabiduría de los gerentes de proyectos profesionales y también he compartido algunos de los consejos que aprendí. Todos estos consejos están escritos en lenguaje sencillo, sin jerga de PM, y apuntan a las mejores prácticas que son generales, tácticas y prácticas.
Asegúrese de que la frecuencia de la reunión funcione para todas las partes. Dependiendo del tamaño del proyecto y de lo bien que vaya, la frecuencia de la reunión (o convocatoria, para equipos separados geográficamente) variará. Las reuniones o llamadas semanales son a menudo la norma, particularmente en el inicio, pero la frecuencia depende del tamaño y la línea de tiempo del proyecto, y debe ser agradable y valioso para todas las partes. - Tom Thrash, gerente de proyectos en Aptara
Haga que las reuniones importen. Tener una agenda, atenerse a la agenda y terminar temprano. Perder el tiempo de un equipo de proyecto es una de las formas más rápidas de perder la confianza de un equipo. Si se trata de una reunión de estado, asegúrese de que siga siendo una reunión de estado y que no se convierta en una sesión de quejas o lluvia de ideas. Y devolver unos minutos de tiempo ya asignados es una forma rápida de comunicar que respetas al equipo y su tiempo. - Bill Sanders, director gerente de Roebling Strauss, Inc. (un proyecto digital y consultoría de gestión)
Elija las herramientas de reunión adecuadas. Cuando las reuniones telefónicas semanales con un contratista externo resultaron improductivas, agregué una hoja de cálculo de Google Drive a la mezcla. Mostraba una lista de errores que había identificado en un proyecto y una calificación de lo importante que pensaba que debían solucionar. El contratista y yo editamos juntos ese documento, mientras hablamos por teléfono. A veces, incluso solucionaría pequeños problemas en ese mismo momento. Organizar "reuniones de trabajo", donde el trabajo se realiza durante la reunión en sí, se ha convertido en una adición invaluable a mi lista de sugerencias de formas de mantener un proyecto en marcha. El uso de herramientas de colaboración en tiempo real, sistemas de videoconferencia y encuentros cara a cara y de computadora portátil a computadora son todas opciones. -Jill Duffy
Si "todo está bien", sigue cavando. Los registros son invaluables. Muy a menudo, encuentro que los resultados de una reunión de check-in responden "todo está bien". Ahí es cuando encuentro respuestas de seguimiento como: "Es genial escuchar eso, pero, realmente, ¿no hay ningún problema?" puede hacer que se destaque y dónde puede obtener comentarios que pueda usar. Esa pregunta de seguimiento a menudo conduce a respuestas de: "Bueno, sí, X se ha estado moviendo muy bien, pero hubo una pequeña Y que me ha molestado". Hay muchas personas a las que simplemente no les gusta quejarse, por lo que depende del gerente del proyecto profundizar. - Tom Thrash
Nunca dispares al mensajero. Cuando las cosas van mal, y lo harán, nadie quiere dar las malas noticias. Si eres conocido por reaccionar a las malas noticias con algo que no sea positivo, "Muchas gracias por llamar mi atención sobre esto. Ahora, ¿cómo resolvemos esto?" casi está garantizando que nunca recibirá malas noticias antes de tiempo. Y recibir malas noticias temprano le da mucho más tiempo para resolver los problemas y disminuir su impacto negativo en el proyecto. - Bill Sanders
Deje que otros piensen que tienen el control. Creo que requiere algo de sazón, pero una cosa que he encontrado valiosa es aprender a tener el control mientras dejo que otros piensen que están manejando. Muchos quieren sentir que tienen el control, y eso está bien, pero el primer ministro debe entender que son los responsables finales de cómo resulta el proyecto. - Tom Thrash
Haga que el usuario defina los criterios de calidad. Cada entregable tiene un usuario, ya sea otro miembro del equipo o un eventual usuario final. Antes de que los propietarios de esa entrega puedan estimar con precisión el tiempo y los recursos necesarios para completarla, deben saber cómo se medirá la entrega y la calidad de la entrega. Si esto toma la forma de una especificación técnica con todas las funciones o una hoja de trabajo de criterios de calidad de una página, el usuario debe definirla de antemano. Es una de las técnicas de gestión de riesgos más simples disponibles. - Bill Sanders
Herramientas para gerentes de proyecto
Además de las herramientas empresariales multipropósito más básicas, como Excel y Outlook, los PM improvisados pueden encontrar que el software especializado de gestión de proyectos en realidad los impulsa hacia las mejores prácticas a través de características integradas. Asignar responsabilidades, estimar los tiempos de finalización de tareas y mantener la comunicación puede ser más fácil de recordar si hay una herramienta que lo guíe a través de los movimientos. Aquí hay algunos que puede usar para proyectos grandes y pequeños:
Hay muchas más herramientas para usar o cooptar al administrar un proyecto, y a veces las más simples hacen el trabajo de manera más eficiente que las robustas y con todas las funciones. Si tiene un gran consejo para compartir sobre la gestión de proyectos o un programa para recomendar, deje un comentario a continuación.
