Organícese: deje de luchar contra el correo electrónico con más correo electrónico

La sobrecarga de correo electrónico es un gran problema de productividad en el lugar de trabajo. Siempre me encuentro con personas que se quejan del correo electrónico, diciendo que los abruma y que desean que haya un interruptor de apagado para todos los mensajes nuevos que llegan a sus bandejas de entrada.

Sin embargo, muchas de estas mismas personas se fijan en el correo electrónico de tal manera que terminan exacerbando el problema. Lo que veo son personas que intentan combatir el correo electrónico con más correo electrónico, lo que a su vez genera más correo electrónico. Debido a que están sumidos en la miseria del correo electrónico, generalmente no pueden ver lo que sucede claramente, por lo que no tienen idea de que lo están empeorando.

Hay algunas maneras en que he notado que las personas se disparan en el pie al tratar de lidiar con la sobrecarga de correo electrónico.

No use su bandeja de entrada como una lista de tareas

El primer ejemplo de personas que empeoran sus problemas de correo electrónico son las listas de tareas pendientes , como me gusta llamarlas. Las listas de tareas pendientes dejan correos electrónicos en sus bandejas de entrada cuando el mensaje contiene una tarea o activa la memoria de una tarea asignada. En otras palabras, usan la bandeja de entrada como una lista de tareas pendientes.

Piense en cómo las personas suelen asignar tareas por correo electrónico. Rara vez la tarea está claramente establecida en la línea de asunto. El receptor tiene que abrir y leer el correo electrónico para conocer los detalles de la tarea. Sin embargo, lo más probable es que el mensaje no tenga toda la información que necesita el receptor, como una fecha límite u otros detalles sobre la tarea. Un intercambio de mensajes de ida y vuelta aclara la tarea, y termina creando una nueva pieza de correo electrónico cada vez que sucede. En resumen, las bandejas de entrada de correo electrónico son listas de tareas muy pobres.

Otro problema es que las listas de tareas tienen que verificar constantemente cada correo entrante para ver si contiene una tarea, y si no lo hace, se deshacen del correo rápidamente. Las listas de tareas terminan deshierbando sin cesar.

Peor aún, las listas de tareas pendientes se acostumbran a revisar sus bandejas de entrada para sus tareas diarias y, a menudo, a menudo terminan enviándose correos electrónicos recordatorios de otras cosas que quieren hacer.

Si el correo electrónico es un problema, ¿por qué desearía crear más correos electrónicos de esta manera?

En el meollo, sin embargo, las listas de tareas pendientes no pueden ver cómo su sistema está empeorando las cosas. A menudo sostienen que usar su bandeja de entrada como una lista de tareas es lo único que funciona. Pero si esta misma persona se siente abrumada por el correo electrónico, claramente no está funcionando. Hay algunas soluciones y las abordaré en un momento.

Dejar de enviar Nudgemail

Recientemente hablé en un retiro corporativo sobre la gestión de correo electrónico. Para preparar la charla, hablé con algunos empleados y aprendí que muchos de ellos administraban grandes volúmenes de correo electrónico, a veces 1, 000 mensajes por día, usando Nudgemail. Pensaban que esta era una forma perfectamente sensata de gestionar el flujo.

Nudgemail es una herramienta gratuita que esencialmente te permite posponer el correo electrónico configurando una hora en la que reaparecerá en tu bandeja de entrada como un mensaje nuevo. "Esencialmente" es una palabra muy importante aquí.

La mayoría de las funciones de repetición, como las de SaneBox o algunas de las mejores aplicaciones de correo electrónico, ocultan el mensaje original de su bandeja de entrada y luego lo hacen reaparecer como un nuevo correo no leído en el momento que elija. Nudgemail funciona un poco diferente. Cuando lo usa para posponer el correo, el correo electrónico original permanece en su bandeja de entrada y aparece un nuevo mensaje en la parte superior de su bandeja de entrada, con todo el hilo del mensaje original citado.

No me malinterpretes. Nudgemail es una buena herramienta, y es una gran solución en algunas circunstancias. Cualquiera que vea la bandeja de entrada como un flujo de información en lugar de un punto de recolección para la comunicación que necesita ser procesada, podría usarla. Pero cuando los trabajadores me dicen que la gran cantidad de mensajes en sus bandejas de entrada los deja incapaces de hacer su trabajo, y el 20 por ciento de sus mensajes son mensajes repetidos en forma de Nudgemails, eso es un problema.

Al igual que las listas de tareas pendientes pueden negar el hecho de que su sistema está roto, algunos usuarios de Nudgemail lo convierten en una muleta. Están tan atascados en sus hábitos actuales que no pueden imaginar una mejor solución.

No respondas tan rápido

Muy a menudo, responder a un correo electrónico es una forma de reconocer el mensaje de otra persona sin avanzar realmente la conversación. Imagine un correo electrónico de un compañero de trabajo para pedirle su opinión sobre una presentación. Aún no has mirado la presentación. Dependiendo de su lugar de trabajo, podría ser más aceptable responder rápidamente con "No lo sé. Todavía no he mirado", que esperar dos horas hasta que haya mirado y haya formado una opinión. Cuando salta para responder rápidamente, incluso si el mensaje no es sustantivo, está generando un exceso de correo electrónico. Si la cultura de la empresa lo empuja hacia ese comportamiento, será mejor que crea que otras personas también lo están haciendo con usted.

Una persona que tarda en responder un correo electrónico puede ser vista como perezosa o no ser un jugador de equipo, incluso si esperar para responder un correo electrónico es una forma mucho más lógica y productiva de hacerlo. Pero es completamente al revés, y debe separarse si se siente inundado por correo electrónico.

Lo que termina sucediendo es que las personas responden a los mensajes solo para pasar el dinero. Digamos que Raj le pregunta a Sarah la opinión de algo, y ella responde: "No estoy segura. ¿Qué piensas?" Ahora la pelota está de vuelta en la cancha de Raj, y le corresponde a él responder aunque solo sea para que Sarah tenga un nuevo mensaje no leído en su bandeja de entrada recordándole que realmente responda esta vez.

Otro ejemplo que es común para las personas en los departamentos de soporte, como TI, es que establecerán una dirección de correo electrónico genérica para que los empleados presenten tickets de ayuda, como cuando un empleado está volviendo loco que su computadora está dañada, sin embargo, y ella necesita obtenga ayuda rápidamente, podría olvidarse del correo electrónico genérico y, en su lugar, enviar un correo electrónico a la persona que conoce en TI. ¿Debería esa persona de TI ocuparse del problema? ¿Ignorar el correo electrónico? ¿Responder y decirle al empleado que necesita usar la dirección correcta de ayuda de TI? CC su jefe? ¿Qué es lo que hay que hacer?

A menudo, la respuesta, alimentada por el pánico y la frustración, solo genera más correo electrónico (y crea tensión). Nuevamente, es un ejemplo de la cultura de la empresa que crea expectativas de una respuesta rápida que es la raíz del problema. Pero puede romper este patrón sin perturbar la paz y generar menos correos electrónicos como resultado.

Soluciones para correo electrónico excesivo

¿Cómo dejamos de generar correos electrónicos excesivos? Algunas soluciones son simples y rápidas, y un individuo puede hacerlo sin el apoyo de la empresa.

En el ejemplo anterior, la persona del personal de TI probablemente podría resolver el problema de raíz al tener una conversación cara a cara (o una llamada telefónica con un empleado remoto), en lugar de responder por correo electrónico. Si la persona de TI responde por correo electrónico, el compañero de trabajo necesitado probablemente no lo leerá con atención de todos modos. Recuerde, ella ya está estresada por su problema con la computadora. Puede sonar muy poco tecnológico, pero confrontar al compañero de trabajo cara a cara, con calma y profesionalidad, le ayudará a recordar el protocolo correcto para presentar tickets de ayuda en el futuro, especialmente si la persona de TI explica cualquier otro trabajo que tuviera prioridad en el futuro. momento. Explicar en persona es muy útil.

Otra forma de dejar de generar un correo electrónico excesivo para usted es encontrar buenas herramientas de asistente de correo electrónico que lo ayuden a reducir el correo electrónico en su bandeja de entrada, en lugar de propagarlo, como lo hace Nudgemail. SaneBox (alrededor de $ 7 por mes) es la solución que recomiendo. Mailbird es una aplicación de cliente de correo electrónico que viene con una opción de repetición y otras características que también podrían ayudar.

Deje de usar su bandeja de entrada como lista de tareas, tanto para tareas personales como para tareas relacionadas con el trabajo. Hay tantas herramientas excelentes ahora que son mucho mejores para asignar tareas, rastrearlas, actualizar los detalles sobre ellas, etc., que no dependen del correo electrónico. Me gusta Todoist, aunque Wunderlist también es una gran aplicación.

Si puede convencer a su equipo de trabajo o departamento para que elija una mejor herramienta para las tareas, realmente estará en mejor forma. Además de las aplicaciones de administración de proyectos con fuerza completa, hay otras aplicaciones de colaboración que son livianas, fáciles de usar, más rápidas de configurar y pueden ser una mejor solución para los desafíos de su equipo.

Para obtener más información, consulte mis otros consejos sobre cómo reducir la sobrecarga de correo electrónico de la oficina.