Organízate: productividad en el ipad

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• Organícese: productividad en el iPad
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Si ha decidido usar un iPad para el trabajo, deberá tratarlo de manera un poco diferente a si lo fuera a usar solo por razones personales. Adopte un enfoque organizado para configurar y administrar su iPad para que pueda aprovechar al máximo su negocio.

La forma en que un iPad puede ser útil en un entorno empresarial varía drásticamente según la ocupación, y no tiene sentido para todo tipo de profesionales. Por ejemplo, he oído hablar de agentes de bienes raíces que usan iPads no solo para mostrarles a los compradores potenciales información adicional sobre una propiedad, sino también para comunicar su ubicación con otros colegas mientras muestran sus casas. Incluso he conocido agencias de servicios sociales que equipan a sus empleados con iPads para tomar notas cuando visitan a los clientes porque los iPads son más livianos de llevar y generalmente menos costosos que las computadoras portátiles, pero aún así hacen el trabajo.

Pero usar un iPad para trabajar no siempre tiene sentido. Si pasa la mayor parte de sus horas de trabajo en una ubicación fija, un iPad probablemente no sea lo que necesita. Si su trabajo implica mucho escribir o administrar archivos grandes durante un período prolongado de tiempo, es mejor que invierta en una computadora portátil o ultrabook liviana para cuando necesite un dispositivo portátil. Pero tampoco subestimes las capacidades del iPad. Puede manejar un trabajo bastante intenso.

Una vez que haya decidido usar un iPad para el trabajo, aquí hay algunos consejos para equiparlo.

El texto del artículo recomienda algunas aplicaciones y accesorios, mientras que el video menciona algunas configuraciones simples que es posible que desee habilitar.

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Qué instalar en un iPad para uso comercial

Las aplicaciones que necesitará para su iPad de uso empresarial dependerán en gran medida de su línea de trabajo, pero algunas se aplican a la mayoría de los profesionales en general.

Archivos de Office

Una excelente aplicación para instalar es aquella que le permite acceder a todos los archivos y datos que viven en su computadora principal en la oficina o en el hogar. Citrix GoToMyPC (gratuito para la aplicación, requiere un software de $ 19.95 instalado en su PC o Mac) permite el control remoto completo de su otra computadora desde su iPad. Asegúrese de instalar primero el software GoToMyPC en su computadora.

Si no necesita acceso remoto completo a su escritorio, una solución más simple es usar una aplicación de sincronización de archivos como Dropbox o SugarSync. Estas aplicaciones le permitirán acceder a sus archivos para que pueda compartirlos con otros, pero no necesariamente editarlos, dependiendo de los tipos de archivos que haya guardado.

Para abrir y editar archivos, necesitará aplicaciones de oficina adecuadas y, al momento de escribir este artículo, el gorila de las 800 libras del software de oficina, Microsoft, no tiene un paquete de iPad (aunque en la calle podemos ver uno) para noviembre de 2012). En lugar de Microsoft Office, puede usar las páginas, números y notas clave de Apple ($ 9.99 cada uno, se venden por separado), que en conjunto se conocen como iWork. Apple hace que sus aplicaciones de oficina sean aún más atractivas al proporcionarle servicios de sincronización a través de iCloud, lo que significa que no necesitará usar Dropbox o SugarSync para ningún archivo de iWork (a menos que desee crear una copia de seguridad adicional de todos los archivos, lo cual le recomiendo recomendar).

iWork es la elección de los editores de PCMag entre las suites de oficina para iPad, pero otras dos opciones que vale la pena explorar son Quickoffice Pro HD ($ 19.99), que se integra bien con Google Docs / Drive, Dropbox y Evernote, y la económica Smart Office ($ 9.99), que funciona con Google Docs / Drive.

Solo notas

No todos necesitan una suite de oficina completa cuando son móviles y usan un iPad para realizar el trabajo. ¡Diablos, algunas personas ni siquiera necesitan aplicaciones de oficina cuando están en la oficina! Pero la mayoría de nosotros necesitamos tomar notas, anotar ideas o anotar una foto o imagen. (Una de mis cosas menos favoritas sobre iPads y iPhones es la incapacidad de etiquetar, escribir un título o cambiar el nombre del archivo de una imagen).

Mi aplicación favorita para tomar notas es Evernote (gratis a $ 45 por año para Premium) porque tiene una funcionalidad de búsqueda increíble, una gran sincronización y muchas otras aplicaciones para que puedas seguir tomando más notas en tus otros dispositivos. Evernote funciona mejor, en mi opinión, para notas escritas en texto plano, fotos y notas de audio. Una mejor opción para notas esbozadas, como garabatos y diagramas de forma libre, es Penultimate (99 centavos), que también es propiedad de Evernote.

Para obtener notas mecanografiadas más mejoradas y la capacidad de marcar archivos PDF, Note Taker HD ($ 4.99) es la aplicación para descargar. Le permite cambiar colores, tipografías, tamaños de puntos y también admite la entrada de dibujo con los dedos.

Gestión de archivos y bases de datos

Mantener su negocio y su vida personal bien ordenados (y separados) en un iPad puede ser un desafío. Bento 4 de FileMaker ($ 9.99) tiene como objetivo resolver el problema. Esta aplicación para iPad organizacional simplifica la creación de bases de datos atractivas en solo minutos, gracias a 40 plantillas, un sistema de edición flexible y una interfaz limpia e intuitiva. Puede usar Bento como una aplicación independiente o junto con la aplicación Mac Bento 4 ($ 49) para que todo su trabajo de administración de archivos se sincronice entre su iPad y Mac.

Para una inmersión más profunda con bases de datos, puede gastar mucho más dinero en FileMaker Go (gratuito a partir de la versión 12), que se sincroniza con FileMaker Pro y, por lo tanto, es una aplicación imprescindible si confía en este último para hacer su trabajo.

¿Necesita acceder a un servidor FTP desde su iPad? Prueba Captain FTP ($ 9.99). Captain FTP es tanto un cliente FTP como un administrador de archivos que convierte su iPad en un dispositivo de almacenamiento.

Aplicaciones comerciales especializadas

Todas las aplicaciones mencionadas hasta ahora funcionan en una amplia gama de contextos. Estas próximas aplicaciones son más especializadas, pero si se ajusta al perfil del tipo de profesional de negocios que las necesitaría, no querrá estar sin ellas.

Power.ME HD ($ 29.99) es una aplicación de gestión de proyectos y tareas comerciales diseñada para manejar "todos los aspectos de la vida", dice su creador. Sin duda, esa es una declaración elevada, pero esta aplicación para iPad (también disponible en iPhone e iPod Touch por $ 19.99) hace un trabajo decente a la altura de esa afirmación al ayudarlo a administrar el flujo de trabajo y compartir documentos desde los dispositivos móviles de Apple y una PC Navegadores web.

Si "horas facturables" es el nombre de su juego, OfficeTime ($ 7.99) hará maravillas por usted al brindarle herramientas que rastrean cómo pasa su tiempo en el iPad. Registra las horas facturables al minuto y los gastos al centavo, y contiene herramientas para administrar proyectos y clientes con facilidad. Cuando se combina con la versión de escritorio de OfficeTime ($ 47), disponible para Windows y Mac, que agrega un sistema de facturación completo, OfficeTime para iPad es una de las aplicaciones más valiosas que un profesional ocupado puede tener.

Los viajeros que necesitan realizar un seguimiento de sus gastos para el reembolso pueden usar el sistema de nivel empresarial Concur, que tiene su propia aplicación para iPad para que pueda ingresar los recibos a medida que los recoge. Concur ahora también se conecta directamente con TripIt, ofreciéndole aún más formas de administrar su viaje de negocios y los costos asociados.

Algunos propietarios de pequeñas empresas prefieren dar dinero a sus empleados con anticipación, en lugar de reembolsarles. Una manera realmente ordenada de administrar cómo los empleados gastan el dinero de la compañía es con CSI globalVCard (gratis para aplicaciones; requiere la Tarjeta Corporativa CSI, emitida en este caso por Regions Bank). CSI globalVCard es un servicio de tarjeta de crédito virtual que le permite emitir tarjetas de crédito virtuales individuales desde la cuenta corporativa a empleados específicos. Cada tarjeta tiene una cantidad especificada y puede incluir restricciones tales como los tipos de compras permitidas y la cantidad de usos permitidos.

Accesorios empresariales para iPad

Estuche, teclado y soporte

Cuando se trata de personalizar un iPad para uso comercial, su mejor opción es matar dos pájaros de un tiro obteniendo un ClamCase ($ 149) (se adapta solo al nuevo iPad y iPad 2). Si bien es costosa, la ClamCase cumple una doble función al funcionar como una funda protectora y al proporcionarle un teclado QWERTY completo y una bisagra inteligente de 360 ​​grados que le permite levantarlo como si fuera una pantalla de computadora portátil.

Aguja

Un último accesorio: un lápiz. Nos gusta el lápiz óptico Pogo Sketch Pro ($ 24.95), que es una gran adición a la penúltima aplicación para tomar notas.

Para más sugerencias, vea " Las mejores aplicaciones de negocios para iPad ".