Video: Cómo tener reuniones productivas, claras y accionables (Noviembre 2024)
Jeff Weiner, CEO de LinkedIn, publicó un artículo recientemente con su única regla para eliminar las reuniones inútiles: no hay presentaciones. Llego a donde va, pero es una declaración absolutista y no puedo decir que esté de acuerdo con ella en el 100 por ciento de todas las circunstancias.
Creo que la forma de mantener mejores reuniones es entender primero qué tipo de reunión tiene la intención de celebrar, y luego organizarse y prepararse para ello. Tomar algunos pasos simples en la fase de planificación de una reunión contribuye en gran medida a que sea más productiva para todos.
4 tipos de reuniones
En mi opinión, hay cuatro tipos de reuniones. Si nunca ha pensado en el tipo de reunión que pretende celebrar, esa podría ser la mitad de su problema.
Debate / reunión de colaboración. Las reuniones de lluvia de ideas son ejemplos de discusiones o reuniones de colaboración. En este tipo de reunión, una o más de las partes involucradas podrían trabajar en la agenda. La información debe provenir de varias personas. Las reuniones de colaboración a menudo también son reuniones de resolución de problemas.
Reunión de check-in. El check-in es una reunión programada regularmente, generalmente en torno a un proyecto en particular, que podría estar en curso o tener una fecha de finalización anticipada. Los scrums diarios son un ejemplo de check-ins. Los registros son buenos para asegurarse de que todas las partes involucradas estén actualizadas sobre problemas, soluciones, cambios, progreso, etc. Una ventaja de las reuniones regulares de registro es que a menudo pueden ser muy breves.
Reunión de trabajo. Las reuniones de trabajo son un favorito personal. En una reunión de trabajo, hace un trabajo que debe completarse. Es tan simple como eso. Las reuniones de trabajo reducen la procrastinación de raíz. A menudo son colaborativos. Un ejemplo de lo que se puede lograr en una reunión de trabajo sería que los programadores y las partes interesadas se unan para implementar cambios en el código (por ejemplo, en un sitio web u otro producto interactivo) que las dos partes solo pueden verificar con precisión en presencia de la otra.
Cómo hacer que las reuniones sean más productivas
1. Programe rápidamente. Excepto en el caso de administrar un proyecto en curso o a largo plazo, odio las reuniones que están programadas para más de dos o tres semanas. A menudo, antes de programar una reunión, hay conversaciones entre todas las partes, por correo electrónico, teléfono o en persona, y prefiero tener esas conversaciones frescas antes de la reunión. Programe demasiado, y la información pertinente desaparecerá de mi cabeza.
Cuando intente encontrar un horario adecuado para varias personas que no tienen sus calendarios disponibles, puede usar un sitio gratuito llamado Doodle, que le permite crear una encuesta en la que las personas pueden indicar los horarios en que están libres.
2. Use una línea de asunto clara. En una invitación a una reunión, tener un asunto claro es clave para la productividad de todos. La línea de asunto debe indicar en pocas palabras el propósito general de la reunión. Ayuda a las personas a saber antes de aparecer o marcar en la reunión lo que deben esperar.
Una línea de asunto claramente escrita también puede informar a ciertas partes sobre lo que necesitan preparar antes de la reunión.
3. Tener una agenda u objetivos. Cada reunión necesita una agenda o una lista de objetivos. Dependiendo de la complejidad de la reunión, es posible que no necesite que sea explícita, en cuyo caso debe indicarse implícitamente en la línea de asunto. Un ejemplo es "Asunto: establecer la lista para la edición de octubre de la revista": el objetivo es completar esa tarea en una reunión de trabajo.
El propósito de una reunión de registro es registrar, revisar el progreso y plantear inquietudes, por lo que es probable que no necesite una agenda explícita para ese tipo de reuniones.
Las reuniones de discusión realmente se benefician de tener una agenda. Todos deben recibir la agenda antes de la reunión. Recomiendo incluirlo en el campo de notas de la convocatoria de reunión.
Cuando el líder de la reunión se toma el tiempo para escribir una agenda o una lista básica de objetivos, también le ayuda a consolidar en su propia mente el propósito de la reunión y cómo la dirigirá.
4. Defina el líder de la reunión. Cada reunión necesita un líder o co-líderes. En la mayoría de los casos, el líder de la reunión se conoce implícitamente: es quien llamó a la reunión o tiene algo que compartir, en el caso de una reunión informativa. En las reuniones telefónicas y de video chat (por ejemplo, Webex), a menudo es la persona que inicia la llamada.
La peor reunión absoluta a la que alguna vez asistí no tuvo un líder, y aproximadamente a la mitad de la reunión, me di cuenta de que varias partes involucradas pensaron que se suponía que debía dirigir la reunión. Fue a la vez irritante y mortificante, por no mencionar completamente improductivo. En otra escena imprudente, una vez convoqué una reunión, la programé y tenía la intención de llevarla a cabo, solo para que otro colega la asumiera por completo, lo que también es irritante.
5. Pierda la tecnología, pero haga la demostración. Sí, este artículo está destinado a cubrir temas relacionados con la tecnología, y sí, le estoy diciendo que pierda al menos parte de su tecnología para celebrar reuniones más productivas. Antes de perder su tiempo creando un mazo de PowerPoint, pregúntese: "¿Realmente necesita una presentación?" Si la respuesta es sí, recuerde que las diapositivas deben usarse para mantener a las personas comprometidas y reforzar sus puntos, no para hacerlos por usted. Nadie está impresionado por las toallitas estelares, y nadie quiere ver un video cuando te escuchan hablar o conversar contigo.
Si tiene un producto o servicio para mostrar, demuestre cómo funciona. No muestres fotos o videos de ella. Dales el verdadero McCoy.
Si desea dar cierta información a todos los asistentes a una reunión, incluidas fotos y videos, envíelos antes de la reunión para que puedan familiarizarse con el material, que de todos modos será más productivo para todos. Entonces puede pasar su tiempo llegando al meollo del asunto, y probablemente también en mucho menos tiempo.
