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¿Cuánto tiempo pierdes en las reuniones porque las personas que las dirigen no están preparadas? No hay agenda. Los colegas llegan tarde. Lo que se discute tiene algo que ver con usted o su trabajo. Una hora después, no has hecho nada, no has aprendido nada y no has aportado nada. ¿Cuál fue el punto?
Do.com tiene como objetivo ayudar a las personas a tener mejores reuniones dándoles los recursos para planificarlas y ejecutarlas. En muchos sentidos, es como una lista de verificación de cosas que hacer antes, durante y después de una reunión para asegurarse de que sea productivo para todos los involucrados.
El día de nuestra reunión, recibí un correo electrónico de Do.com a través de Shah. En el interior encontré una agenda, horarios claros de inicio y finalización de la reunión, una lista de las personas que estarían en la llamada y su información de contacto (solo nosotros dos, en este caso), y enlaces a información de antecedentes. Todo eso nos ayudó a ir al grano durante la llamada, ya que Shah explicó lo que hace que una reunión sea productiva, su motivación para iniciar Do.com y cómo está cambiando la naturaleza de las reuniones entre los trabajadores del conocimiento.
Jill Duffy: Hablemos de las reuniones y por qué la gente las odia.
Jason Shah: Por lo que hemos encontrado, la mayoría de las personas asisten a reuniones para las que no están preparadas. No hay una buena razón para que la reunión esté sucediendo. No hay agenda distribuida de antemano. La gente llega tarde y alguien tiene que repetir las cosas. Las personas que las organizan no siempre piensan en quién tiene que estar allí, por lo que terminan con grandes reuniones en las que la mitad de las personas son opcionales, y tal vez la mitad de las personas son centrales, por lo que la dinámica está apagada y evita la productividad.
Eso se reduce a tiempo perdido para gente ocupada.
Si le pide a alguien que se siente en una habitación durante 30 minutos y no logre nada, pensaría que está loco. Pero eso es lo que la gente hace millones de veces al día en el lugar de trabajo.
JD: ¿Cómo describirías una reunión productiva?
JS: Tienes que tener algunos ingredientes clave. Primero, tiene que suceder realmente. Si algo se puede manejar rápidamente por correo electrónico, hágalo. Pero si necesita ser una reunión, entonces está bien.
La preparación es clave: desplegar lo que se va a discutir, quién es responsable de qué, ese tipo de cosas que conducen a una conversación centrada. Durante la reunión: atenerse, mantener el tiempo, tomar notas y terminar a tiempo.
El momento de la reunión también importa mucho. Mucha gente solo por defecto a una hora. Noté que eras muy deliberado y dije 25 minutos para esta conversación. Creo que es una buena práctica.
Lo que sucede después de la reunión también es clave. Si Bob y Stacey dicen que van a seguir con una nueva versión de una plataforma de diapositivas, y Mark dice que le enviará los números de ventas, ¡en realidad tienen que hacerlo! Encontramos que la mayoría de la gente dice: "¡Genial! ¡Buena reunión!" y se van y no hay seguimiento. E incluso si lo hay, sucede en el momento equivocado, lo que precipita otra reunión o más trabajo innecesario.
De modo que la preparación, el buen funcionamiento de la reunión y el seguimiento exitoso posterior son componentes clave de una buena reunión.
JD: Las herramientas de gestión de proyectos y otras herramientas de gestión del trabajo están diseñadas para agilizar el trabajo. La idea es tener menos reuniones y (y menos correo electrónico). Pueden asignarse tareas y plazos sin tener reuniones sobre ellos. Desde su punto de vista, ¿han cambiado estas herramientas las reuniones en la fuerza laboral del conocimiento?
JS: si. En un nivel macro, esperamos tener menos reuniones como resultado de esas herramientas.
Por ejemplo, si veo que las maquetas se actualizaron en Dropbox y creo que son buenas, no necesito reunirme con el diseñador para discutirlas. Ella ni siquiera tiene que notificarme. Puedo enviar un mensaje que dice: "Oye, vi los archivos actualizados". Con algo como Slack, puedo hacerle una pregunta rápidamente a alguien sin tener que reunirme para discutir la naturaleza de la pregunta.
Antes, las personas querían menos tecnología porque era difícil, por ejemplo, obtener el dongle para el monitor, o era una distracción para las personas.
Espero que el aumento de esas herramientas esté llevando a menos reuniones, pero no sé si todavía hay datos concretos que lo respalden, aparte de la propaganda que las compañías individuales presentan. Y en la reunión en sí, creo que la naturaleza de esos está cambiando porque estamos más orientados tecnológicamente. Si estamos utilizando servicios fuera de una reunión, entonces las reuniones mismas también tienen que mantenerse al día.
JD: Me gusta tener reuniones de trabajo. Tienden a ser los más productivos para mí. Me reúno con un grupo de personas, nos sentamos y hacemos el trabajo que tenemos que hacer allí mismo, tal vez con nuestras herramientas proyectadas en una pantalla.
JS: Eso me hace pensar en el modelo de aula invertida. El aula es un lugar para trabajar, en lugar de solo mirar una presentación, al igual que una reunión no debería ser convocada solo para hojear un mazo que alguien fácilmente podría enviarle un correo electrónico.
JD: Hablemos un poco sobre Do.com. Dame una explicación de 30 segundos de lo que es Do.com, y luego hablaremos con más detalle sobre cómo lo usas.
JS: Do.com es un software de colaboración para reuniones. No tiene nada que ver con el video y el audio. Se trata de la productividad de las reuniones.
Con Do, las personas pueden establecer agendas para que sepan de qué hablar. Pueden tomar notas en tiempo real y asignar tareas que interactúan con sus otros flujos de trabajo. Estamos integrados con Google Apps, Microsoft Office 365, Slack, Salesforce, etc.
Hemos tenido más de 1.5 millones de personas participando en reuniones en más de 20, 000 compañías. Básicamente, estamos ayudando a las personas a tener menos reuniones, mejores reuniones y, con suerte, ser más felices y productivos en el trabajo.
JD: Y es un modelo freemium.
JS: lo es. Puede registrarse de forma gratuita, y tenemos muchos usuarios gratuitos.
JD: Una de las cosas que me llamó la atención sobre Do.com es que realmente anima a las personas a tomar las medidas correctas, en lugar de ser la solución en sí misma. Pienso mucho en cosas como la motivación y en cómo no siempre nos comportamos de la mejor manera. Así que creo que es bueno cuando encuentro herramientas que tienen más que ver con guiarnos que con darnos algo. Tengo la sensación de que de eso se trata Do.com.
JS: Sí, estoy de acuerdo. Creemos que las reuniones son tanto un problema de personas como un problema tecnológico. Por ejemplo, no necesitamos una aplicación de correo electrónico para evitar que Bob envíe un mensaje súper largo que es difícil de entender. Eso probablemente tiene que ver con la política de la compañía, la capacidad de Bob de ser un profesional, la dinámica del equipo, cosas así. Alguna interfaz de usuario atascada en un navegador web no va a cambiar a Bob.
Esto es algo en lo que pensaba mucho cuando trabajaba en Yammer anteriormente. Yammer intentaba hacer que las empresas fueran más transparentes. Pero, sinceramente, Yammer era una herramienta para empresas transparentes, porque es muy difícil cambiar la cultura de una organización.
Do.com es en gran medida un producto que intenta ayudar a las personas a ser mejores y les brinda tecnología que les permite hacer eso, en lugar de hacerlo por usted. Francamente, ni siquiera sé si podríamos accionar un interruptor y hacer que una reunión sea más productiva. ¡Eso sería bastante mágico!
Realmente creemos que esto tendrá poder de permanencia. Si va a funcionar, tiene que venir de personas, y les estamos permitiendo convertirse en su mejor yo.
JD: Cuéntame la historia de origen de Do.com y por qué te apasiona este proyecto y empresa.
JS: Estaba trabajando en Yammer antes de que Microsoft comprara Yammer. Y como probablemente pueda imaginar, después de que Microsoft compró la compañía, la cultura comenzó a cambiar mucho, incluida la adición de mucha burocracia y reuniones.
Pasé aproximadamente un año, después de esa adquisición, de encontrar que hacer las cosas era realmente difícil. ¡Fue una locura para mí, especialmente porque éramos una empresa creada originalmente para mejorar el trabajo de las personas!
Para resumir, un día estaba sentado en una reunión terrible con 10 personas y me estaba quedando dormido pensando: "¿Qué estoy haciendo aquí?" La locura me sorprendió.
Si te invité a una cena y no me preparé de antemano para obtener los ingredientes y tener un concepto que quería que los invitados disfrutaran, aparecieron y dije: "Oye, vamos a la tienda de comestibles y hagamos en esta cena ", decían, " ¡Eso es una locura! No vamos a resolver esto contigo. ¡Vinimos aquí para una cena! " ¡Pero eso es lo que son las reuniones!
Pensé que era una locura, y tenía ganas de irme y comenzar una nueva compañía.
JD: ¿Qué otras aplicaciones o servicios de productividad utilizas? ¿Tiene alguna práctica recomendada para mantenerse productivo?
JS: ¿Puedo dar una respuesta poco convencional? Creo que algunas de las mejores aplicaciones de productividad no son realmente aplicaciones de productividad. Uber, por ejemplo, me da mucha más productividad que una aplicación como Asana. Llego a lugares más rápido y pierdo menos tiempo parado bajo la lluvia esperando un automóvil.
Hay otra herramienta que uso llamada BetterSnapTool, y de nuevo, no es una herramienta de productividad clásica. Configuré mi monitor con tres columnas, y con Windows Snap, presioné una tecla de acceso directo, y todas mis ventanas encajan en su lugar.
Usamos Trello y Slack aquí también. Utilizamos Instacart para nuestros comestibles en la oficina. El hecho de que nadie tenga que preocuparse es útil y, de alguna manera, nos hace más productivos.
JD: ¿Y qué hay de las mejores prácticas o los hábitos de productividad personal?
JS: Comencé a bloquear el tiempo en mi día en el calendario para asegurarme de que las cosas no se atropellen. He recogido la meditación en la mañana para ayudarme a poner a cero y aclarar lo que es importante.
Otro que no es convencional es delegar cosas. No es un bocado de Four Hour Work Week , pero tengo la personalidad que me lleva a querer hacer todo por mí mismo. Tener en cuenta la necesidad de usar la delegación por defecto en lugar de hacerlo por mí mismo ha sido realmente impactante.
Para mí, es una mezcla de ser más consciente, hacer cosas de tiempo y delegar. Estoy mucho más en paz y enfocado en las dos o tres cosas que importan todos los días. Como fundador, puede distraerse con cualquier cosa relacionada con la empresa, ya sea relaciones con inversionistas o una oportunidad de relaciones públicas, por lo que delegar me ha hecho más productivo.
JD: ¿Qué tan grande es su personal?
JS: Diez personas. La delegación se está volviendo más fácil, pero eso es súper pequeño, por supuesto, para una empresa.
JD: Sí, pero es importante que otros empresarios sepan que, incluso si trabajas con un equipo muy pequeño, la delegación sigue siendo importante.
