Video: Lon Safko & Michael Naef Founder & CEO Of Doodle.com Historic Interviews (Noviembre 2024)
Me encontré por primera vez con Doodle.com hace unos años mientras trabajaba con una docena de voluntarios en un proyecto. Los participantes estaban dispersos por todo el mundo: India, Israel, Singapur, California, Massachusetts, y de alguna manera tuvimos que encontrar un momento en que la mayoría de nosotros podríamos reunirnos en línea para discutir el proyecto. Uno de los voluntarios envió un enlace a Doodle.com y, a partir de ese momento, las fechas y horarios para reunirse se unieron como por arte de magia.
Doodle es un sitio web gratuito y un servicio que hace que la programación sea tan simple como crear una encuesta. Invitas a las personas a la encuesta y simplemente marcan los momentos en que están disponibles para reunirse en función de una serie de opciones que ofrece el creador de la encuesta. Es un sueño de eficiencia hecho realidad.
Pero primero, una descripción rápida de cómo funciona Doodle.com:
Jill Duffy: Soy una gran fanática de Doodle, y tengo que decir que siento que la estoy presentando a la gente todo el tiempo. ¿Es eso un problema, correr la voz?
Michael Naef: Por un lado, lo estamos haciendo muy bien. Ahora tenemos más de 15 millones de usuarios cada mes. Es un gran éxito y muy emocionante para nosotros. Pero, por otro lado, todavía hay mucho potencial si se considera que casi todos tienen que programar en algún momento u otro.
Nuestro mejor mecanismo de comunicación es la herramienta, el servicio, en sí mismo, ya que tiene una viralidad incorporada. Usted consigue que otras personas participen en la plataforma programando porque tiene que invitar a las personas a participar en la encuesta que envía.
JD: Así es como me enteré. Cuénteme sobre los avances en productividad al perder menos tiempo programando usando una herramienta como Doodle.
MN: Eso está relacionado con un estudio reciente que hicimos. Hace un par de años hicimos un estudio en el que examinamos cuánto tiempo necesita la gente para organizar sus reuniones cada semana. Descubrimos que las personas podrían ahorrar hasta medio día cada semana si pudieran sacar todo el tiempo dedicado a organizar reuniones.
Este nuevo estudio que utilizamos para descubrir qué programación en línea en particular le ayuda a ahorrar en términos de tiempo, en comparación con los medios clásicos, como el correo electrónico o las llamadas telefónicas. Descubrimos que puede ahorrar hasta dos tercios del tiempo que necesita programar, simplemente eliminando la coordinación humana y haciendo que todo el proceso sea más eficiente y menos estresante.
JD: ¿Cuál es el número promedio de personas en un horario de reunión determinado?
MN: En nuestro caso, el promedio es de alrededor de cinco a seis. Ahí es donde comienza a ahorrar, tal vez la mitad del tiempo que necesitaría programar [en comparación con la programación por correo electrónico o teléfono], y ahorra más y más tiempo a medida que más personas participan. De hecho, vemos muchas encuestas de programación para diez personas, 20 personas, hasta cientos de personas.
JD: Estoy pensando que si solo tienes dos o tres personas, no necesitas una herramienta para programar. En ese punto, puede ser más fácil hablar con la gente y ahorrar tiempo de esa manera.
MN: A menudo lo es. Eso es muy cierto. En el caso de dos personas, tenemos una herramienta para la programación individual. Se llama MeetMe y funciona un poco diferente. Publica tus tiempos libres y ocupados en un pequeño calendario que se publica en tu URL personal en Doodle.com.
Entonces en mi caso es Doodle.com/myke. Puede publicarlo, y si la gente quiere conocerlo, pueden seguir adelante y hacer sugerencias en [su calendario] con una alta probabilidad de que tenga tiempo porque pueden ver sus espacios libres. Y luego puede aceptar, rechazar o ignorar la solicitud.
Es cierto que para tres personas, aún puede llegar a un resultado por correo electrónico o por teléfono, pero creo que ese método no es tan rápido como usar una herramienta como Doodle.
JD: ¿Ese calendario se conecta a otras herramientas, como Outlook o Google Calendar?
MN: Sí, lo hace. Todo lo que tenemos en Doodle -también tenemos una herramienta de solución de citas para clientes llamada BookMe que lo lleva un paso más allá, por ejemplo, para un estudio de masajes o cualquier otra cosa-, todos estos productos ofrecen integración de calendario. Todo se basa en la misma tecnología de nuestro lado. Esa es una de las ventajas. Si alguna vez llena su calendario, ya sea Outlook o iCloud [soporte para iCloud lanzado recientemente], o Google Calendar, una vez que esté conectado a estos calendarios, puede usarlos en todos los servicios que brindamos. Esto hará que todo el proceso sea más sencillo y fácil para usted.
JD: Quiero hacer una copia de seguridad del panorama general por un momento y hablar sobre la productividad en general. Un periodista me preguntó el otro día si estamos obsesionados con la productividad, y creo que eso es particularmente cierto para los estadounidenses. Desde la década de 1970, desde que tuvimos en nuestras manos las computadoras en el lugar de trabajo, pensamos que seríamos mucho más eficientes que incluso podríamos tener más tiempo de regreso y tal vez incluso tener una semana laboral de cuatro días. Y creo que ese no es el caso en absoluto. Nos hemos obsesionado con la productividad en este impulso de trabajar más duro, producir más resultados, ganar más dinero para la empresa. Me preguntaba sus opiniones al respecto.
MN: ¡ Ese es un tema amplio [risas]! También lo experimentamos en Europa. Creo que definitivamente es una tendencia en los Estados Unidos, pero en todos los países y mentalidades muy industrializados donde la gente también se esfuerza por ser productiva, por hacer las cosas.
También con el movimiento de "yo cuantificado" en el que tratas de medir todo lo que haces y tratas de optimizar. Creo que hay algún peligro allí, que los bucles se vuelven cada vez más cortos, y se vuelve muy agotador para el individuo. Las personas deben saber dónde están sus puntos fuertes y dónde están sus límites para saber cuándo reducir la velocidad o cuándo acelerar cuando sea necesario o de manera regular.
Por otro lado, creo que es una tendencia muy positiva que muchas de estas tareas más tediosas, ya sea programar un evento o encontrar un vuelo o buscar conexiones en el tren, o encontrar cosas en Internet, lo que sea, todas estas tareas arduas se vuelven mucho más fáciles y te ayudan a ahorrar tiempo. Creo que el desafío es invertir ese tiempo ahorrado no solo en una mayor productividad sino también en una mayor calidad de vida para usted personalmente. Hay un delicado equilibrio entre la cantidad de trabajo que desea hacer, lo que le brinda el trabajo y la cantidad de vida privada que necesita. Y cuánta zona gris necesitas entre esos dos, y esa es una decisión muy personal al final.
JD: Creo que cada vez más personas prefieren tener una vida mixta, que quieren que su calendario personal y su calendario profesional sean uno. Ciertamente uso mucho Doodle para fines sociales, probablemente más que para el trabajo. Como dijiste, la mayor productividad allí está dando como resultado algún beneficio del tiempo libre y una reducción del estrés.
Sin embargo, hay otros ejemplos de aplicaciones de productividad que crean un círculo vicioso de tratar de hacerlo más productivo para que siga trabajando.
MN: Siempre hay estos dos puntos de vista diferentes. Existe la vida privada y la vida laboral, y esta charla sobre el equilibrio entre el trabajo y la vida. Una vez más, esta es una pregunta muy personal: si crees que el trabajo y la vida son cosas muy separadas y si es necesario que haya un equilibrio entre los dos, o si la combinación de estas dos áreas de tu vida debe estar en el ritmo adecuado para ti como persona.
JD: Cuéntame más sobre el estudio que realizaste. ¿Hubo algo sorprendente que encontraste?
MN: No nos sorprendió el resultado en sí. Teníamos mucha evidencia anecdótica de que Doodle ayuda a las personas a hacer el trabajo y ayuda a las personas a ahorrar tiempo, y esa fue también nuestra propia experiencia cuando utilizamos la herramienta. [Los resultados del estudio] fue una prueba más sistemática de que este es realmente el caso.
Lo que realmente nos sorprendió fue la diferencia. Si observa la tabla que muestra cuánto tiempo se usa, las personas que programan sin una herramienta pasan 90 a 120 minutos para programar algo con diez a 15 participantes. Con Doodle en este experimento, solo necesitan media hora, y eso es un gran ahorro de tiempo que no hubiera esperado.
JD: ¿Podría compartir algún consejo o práctica organizativa que utilice personalmente? No tiene que estar necesariamente relacionado con la programación.
MN: Hace un par de años leí Cómo hacer las cosas, el libro. Fue un libro muy productivo para mí. No utilicé todas las técnicas que él describe. Pero una técnica a la que me adhiero es sacar todo de mi cabeza y ponerlo en sistemas útiles y sistemas confiables.
Hoy en día, trabajo estrictamente con calendarios y listas de tareas. La mayor parte saca todas estas pequeñas tareas de mi cabeza y me libera para un trabajo más productivo. Saber que tengo un sistema confiable que me recordará cuándo se debe hacer algo necesario es lo que me ha ayudado a hacer mucho más, para que mi jornada laboral sea mucho más productiva. Pero también me libera la mente. Tener una mente libre para el tiempo libre y para cualquier otra cosa que haga, en lugar de tener que pensar: "No debo olvidar esto o aquello".
JD: Mi socio es gerente de operaciones y tiene en cualquier momento entre 100 y 150 tareas en su lista de tareas pendientes. Él me dijo: "Tengo los más importantes en mi cabeza porque estoy preocupado por ellos, y el resto lo guardo en el correo electrónico". Estaba tratando de explicarle que esto es un estrés para él. Cuando las tareas no están en un lugar despejado donde pueda verlas, crean un estrés. Pero una vez que se mude a un sistema confiable en el que pueda confiar, sabrá que todo estará presente cuando lo necesite.
Sin embargo, quiere pasar a un sistema nuevo y más organizado. Calculé que tendría un período de transición dolorosa de aproximadamente dos semanas. ¿Experimentó algo así? Cuando te mudaste a GTD, ¿tuviste algún problema en la transición?
MN: No experimenté mucho período de transición, pero sí experimenté un obstáculo mental. Antes de introducir el sistema en mi práctica laboral, realmente no confiaba en que funcionaría al final, o que podría mantenerlo actualizado, o que realmente sería un sistema confiable que me ayudara a pasar los días y a través de las semanas. Eso me llevó bastante tiempo, un par de semanas hasta que decidí, "bueno, probémoslo". Y luego, pasé un día configurando el sistema. Ahora ni siquiera tengo carpetas de correo electrónico. Por lo general, solo tengo una bandeja de entrada vacía y pongo todo lo importante en mi lista de tareas pendientes. Comenzó bastante bien.
Incluso simplifiqué el sistema en un par de meses. Hoy es realmente un sistema muy simple para mí. La mejor prueba de ello es que la mayoría de los días no conozco las tareas pendientes y las reuniones y otros eventos del calendario que tengo al día siguiente o al día siguiente porque el sistema está lo suficientemente bien organizado como para que todo funcione Está bien y se me recordará. Por lo general, solo miro mi calendario en la mañana para ver qué está pasando hoy.
JD: ¿Qué otras aplicaciones y servicios utilizas?
MN: Recuerda que la Leche es muy central para mí para mantener mis tareas pendientes. Utilizo el sistema basado en la web y la aplicación de Android para escribir cualquier cosa que se me ocurra durante una reunión o cuando socializo. En lugar de tratar de recordar, simplemente lo escribo.
El otro es Google Calendar. Todo lo que es verdaderamente fecha y hora está ahí. Hay muchos calendarios allí, tanto para mi vida privada como para mi trabajo.
