Organícese: cómo utilizar el software de colaboración para mapear flujos de trabajo

El primer día de mi primer trabajo real, el editor más veterano de la compañía de publicación de diarios que me contrató me llevó a un gran diagrama de flujo colgado en una pared. "Así es como un artículo pasa de escrito a publicado", dijo. Ella me guió a través de todo el proceso, enfatizando las partes en las que mi equipo y yo estábamos involucrados. Esto fue en 2001, antes de que el software de colaboración estuviera disponible gratuitamente, pero las lecciones que aprendí ese día se aplican incluso en esta era de Asana y Slack.

Cada artículo de la revista entraba en un sobre de polietileno de gran tamaño con un trozo de papel pegado al frente. El papel estaba codificado por colores en la revista en la que aparecería el artículo. Llamamos a esto una chaqueta de trabajo. Cada vez que el artículo se dirigía a un departamento diferente, ya fuera a los editores de copia para la revisión o al departamento de teclado para cambios, el historial de su viaje se registraba en la chaqueta de trabajo. Cuando un empleado terminara con eso, lo asignaría a un nuevo departamento escribiendo una línea en la hoja de seguimiento. Cualquiera que haya visto una chaqueta de trabajo sabía exactamente todas las etapas por las que había pasado el artículo y dónde se suponía que debía ir después.

Pensando en ello, estas chaquetas de trabajo fueron un precursor y una manifestación física del software de flujo de trabajo actual, como Asana. El diagrama de flujo de trabajo que se fijó a la pared fue una excelente orientación para mí, como nuevo empleado y para cualquier otra persona a bordo. Me dio una imagen clara de lo que hizo la organización y cómo.

En el mundo actual, donde buscamos entornos sin papel y nos hemos movido en gran medida a archivos y carpetas electrónicos, es más fácil renunciar a crear este tipo de documentos de flujo de trabajo y mantenerlos actualizados. Pero para todas las empresas e incluso para los proyectos de trabajo en equipo de nivel aficionado, es muy importante documentar su flujo de trabajo.

¿Por qué documentar el flujo de trabajo?

¿Por qué debería documentar su flujo de trabajo? Hay algunas razones absolutamente críticas, incluidas las siguientes:

• Ayuda a los propietarios y gerentes de negocios a pensar y comprender completamente lo que sucede en cada etapa del proceso de negocios y por qué;
• Permite identificar pasos innecesarios y eliminar procesos;
• Recuerda a los empleados o miembros del equipo que pueden estar distantes de ciertas etapas del negocio por qué existen y qué valor proporcionan;
• Es esencial para la incorporación de los miembros del equipo;
• Es una de las mejores formas de explicar a los posibles colegas, clientes e inversores cómo funciona un negocio; y
• Permite que un equipo comience a usar herramientas de colaboración de manera más efectiva.

Hasta ese último punto, ya he mencionado a Asana. Asana es una herramienta de gestión de flujo de trabajo, algo así como una lista de tareas con esteroides. Es muy similar al sistema de chaqueta de trabajo que utilicé en mi primer trabajo de publicación. Asana le permite realizar un seguimiento de las tareas que deben realizarse y llevarlas a través de un proceso. Cada tarea tiene un historial de todos los pasos, o subtareas, por los que ha pasado. Cuando una persona termina con la subtarea en la mano, ella o él lo asigna al siguiente paso y lo dirige a una persona o departamento que lo recogerá a continuación.

He hecho la analogía anterior de que Asana es como una baraja de cartas, mientras que el software de gestión de proyectos es como un juego de mesa. Cuando abre un juego de mesa, puede tener algo como un tablero, una variedad de piezas de juego y un libro de reglas claro sobre cómo jugar el juego. Todos los que juegan están de acuerdo con esas reglas predeterminadas. Podrías desviarte de las reglas, pero el juego ha sido diseñado para disfrutar al máximo cuando te apegas a esas reglas, así que lo haces.

Sin embargo, cuando juegas cartas, todos los que juegan deben acordar qué juego se jugará y qué conjunto de reglas seguirás. Podrías jugar corazones o jugar a escupir. Algunos juegos de cartas son conocidos con reglas establecidas, como Texas Hold'em. Luego hay otros juegos que tienen variaciones, como rummy (gin rummy, straight rummy, 500 rummy, etc.) y debes analizar las reglas con todos en la mesa para asegurarte de que todos estén de acuerdo sobre cómo jugar. También existe la opción de inventar en tu propio juego de cartas, con reglas únicas que tienes que enseñar a todos los que quieran jugar.

Asana (y muchas otras herramientas de colaboración; daré más ejemplos en un momento), como dije, es como una baraja de cartas. Para que Asana funcione, todos necesitan saber cómo se juega el juego, cuáles son las reglas, cuál es el objetivo y cómo termina el juego.

¿Qué hay de Kanban?

Los tableros Kanban son otro ejemplo de herramientas de colaboración que se parecen más a una baraja de cartas. Trello es un ejemplo de una herramienta kanban en línea. Los equipos de programación y desarrollo de software a menudo usan kanban de una manera predeterminada altamente especificada (como jugar Texas Hold'em), mientras que aquellos que usan kanban para uso personal pueden inventar las reglas que deseen.

Si tiene un flujo de trabajo documentado, puede asignar fácilmente ese flujo de trabajo a Asana. Es mucho más fácil comenzar a usar Asana cuando ya tiene un flujo de trabajo documentado porque significa que ya ha pensado en todo el proceso empresarial o de equipo de arriba a abajo. Adoptar Asana requiere un poco de prueba y error, pase lo que pase, pero será mucho más complicado y frustrante si lo hace sin haber documentado sus flujos de trabajo antes.

Mapeo de flujos de trabajo

Con el software de flujo de trabajo, generalmente hay algo que se completa, incluso si todo el proceso está en curso. Lo que se puede completar suele ser sus tareas o subtareas.

La idea de finalización es muy diferente en el software de gestión de proyectos. Un proyecto por definición es algo que se completa y entrega en una fecha. Pero no todos los tipos de trabajo son proyectos. En la editorial donde trabajaba, un artículo estaría completo cuando se imprimiera. Del mismo modo, cada número de una revista tenía una fecha de finalización cuando se entregó. Pero la edición de copias nunca estuvo completa. Era un trabajo en curso. Todavía necesitaba ser rastreado. Tenía asignaciones de tareas concretas (copia, edición de este artículo), pero la edición de copia en sí no tenía una fecha de finalización o entregable.

El proceso de mapear un flujo de trabajo también implica identificar exactamente qué procesos o procedimientos deben asignarse y rastrearse explícitamente. Esta precisión y nivel de detalle es muy importante.

Piensa en una receta para cocinar. Las recetas no enumeran todos los pasos porque muchos de ellos están implícitos o se entienden. Las recetas no le dicen que rompa los huevos, vacíe su contenido y tire las cáscaras porque "agregar huevos" ya significa eso, y resulta innecesariamente engorroso enumerar todos esos pasos. Del mismo modo, en un entorno de trabajo, se podría entender que "editar artículo" significa "verificar el título, verificar el título, copiar editar la pieza y dejar cualquier pregunta al autor".

En algunas situaciones, sin embargo, es posible que deba ser explícito en mayor grado. Una vez trabajé en la publicación de periódicos donde revisaba titulares, títulos de fotos, la fecha en la parte inferior de la página y el número de página debería haber sido pasos separados de la edición porque a menudo se pasaban por alto.

En otras palabras, debe determinar qué nivel de detalle es necesario. Demasiados pasos, y las personas que usan el software ignorarán el procedimiento. Muy pocos, y pueden ocurrir errores críticos. Probablemente tomará algo de prueba y error para hacerlo bien, pero debe tomar algunas decisiones antes de comenzar.

Mapeo de mentalidades

Al mapear flujos de trabajo, también pasará tiempo descubriendo cómo piensa su organización, colectivamente. ¿Cuál es la mentalidad de su organización sobre proyectos, personas o temas de interés? Es relevante en Asana, así como en otras herramientas de colaboración.

Slack es un buen ejemplo. Slack es una plataforma de mensajería que enfatiza las notificaciones de extracción en lugar de las notificaciones de inserción, por lo que se trata de optar por los mensajes que desea recibir. Para hacer buenos filtros para esas notificaciones, debe confiar en parte en los canales. Los canales son como grupos, y para crear canales de manera efectiva, debes saber cómo piensa tu equipo, bueno, todo. ¿Piensas en términos de departamentos o proyectos? ¿Piensas en términos de temas o clientes? Si dirige una empresa de bienes raíces, tal vez piense en términos de vecindarios, umbrales de valor de la propiedad o agentes. Debes descubrir la mentalidad de tu equipo antes de crear canales para que sean realmente efectivos para facilitar el trabajo en equipo.

Las herramientas de colaboración a menudo incluyen más formas de organizar la información, como el uso de códigos de colores, etiquetado y, a veces, incluso etiquetado codificado por colores. ¿Recuerdas esas chaquetas de trabajo codificadas por colores que describí anteriormente? Mismo trato Cuando se usa correctamente, la codificación de colores es un significante visual que transmite inmediatamente la información con claridad. Por esa razón, la codificación por colores aumenta la productividad. Recomiendo encarecidamente el uso de códigos de colores en una herramienta de colaboración, siempre y cuando primero se asegure de comprender la mentalidad del equipo sobre por qué algo debe estar codificado por colores en primer lugar. ¿Qué información debe transmitirse de inmediato y sin palabras? Tienes que entender la mentalidad de tu equipo para poder responder esa pregunta.

Incluyendo cultura

Es importante documentar los flujos de trabajo antes de asignarlos a una herramienta de colaboración, y es igual de importante comprender y mapear la mentalidad. La pieza final es la cultura.

Las herramientas de colaboración reflejan la cultura de la empresa y viceversa. Es realmente importante establecer reglas generales de compromiso con respecto a la profesionalidad, el nivel de formalidad y dónde está y no es apropiado salirse del tema.

Desde el punto de vista de un empleado o miembro del equipo, las herramientas de colaboración se usan muy a menudo como un lugar para desahogarse. En mi experiencia, las personas expresarán sus quejas independientemente de si las herramientas de colaboración les brindan un espacio dedicado. Algunas organizaciones valoran el debate abierto e incluso las acaloradas discusiones sobre el trabajo, mientras que otras lo ven como una distracción y potencialmente peligroso.

Las herramientas de colaboración por sí solas no pueden determinar si las personas se desahogarán y disentirán en los lugares apropiados. Tiene que venir de la cultura de la empresa. Las personas en puestos de liderazgo deben aclarar si desean que los miembros del equipo denuncien las quejas y los argumentos dentro del contexto del trabajo o fuera de él. ¿Quién necesita saber cuando hay un problema? ¿Los miembros del equipo desean el anonimato antes de expresar una inquietud o queja? ¿Se están quejando por catarsis o para resaltar posibles problemas con el trabajo y los flujos de trabajo? Si va a suceder de todos modos (y lo es), es mejor tenerlo en cuenta y tomar decisiones al respecto en lugar de fingir que no está sucediendo.

Recursos adicionales

Otro recurso que facilita los flujos de trabajo de mapeo es el software de mapeo mental; vea estos consejos sobre cómo un mapa mental puede ordenar su gestión de proyectos. Si está en los primeros días de usar el software de gestión de proyectos, estos cuatro consejos para comenzar deberían ser útiles. Y para una mirada más profunda a Asana, es útil leer algunos consejos para usar Asana.