Organícese: cómo deshacer el envío en Outlook | jill duffy

A veces, la mejor manera de ser productivo en el correo electrónico es no enviar un mensaje, especialmente si su contenido es incorrecto o mal considerado. Después de probar su botón Deshacer envío entre un grupo de usuarios de Gmail durante años, Google ha puesto a disposición de todos esta querida función. Deshacer el envío es a prueba de fallas y le da hasta 30 segundos para cancelar el envío de un correo electrónico. Es tiempo suficiente para jadear, sacar el pie de la boca y asegurarse de que ese mensaje nunca vea la luz del día. No todos se dan cuenta de que Microsoft Outlook también tiene una serie de configuraciones y opciones para recuperar un mensaje, retrasar el envío de un mensaje, etc., tal vez porque no son fáciles de encontrar o entender. Hay una opción similar al botón Deshacer envío de Gmail, pero no es intuitivo de encontrar o usar. Así es como funciona y cómo configurarlo.

Cómo funciona Deshacer envío

Para comprender cómo funciona deshacer el envío en Outlook, es útil comprender primero cómo funciona en Gmail. Para obtener el botón Deshacer envío en Gmail, debe habilitar la función y seleccionar la cantidad de tiempo que le gustaría dedicar para evitar que se envíe un mensaje. La cantidad máxima de tiempo es de 30 segundos, y es la opción que recomiendo.

Cuando habilita la configuración, lo que realmente está haciendo es crear un bloqueo automático o retraso para cada mensaje enviado, lo que a su vez crea una ventana de oportunidad para que pueda cancelarlo. Entonces, realmente no estás deshaciendo nada. Simplemente estás deteniendo una acción antes de que comience. Por supuesto, "deshacer el envío" es más conciso y más fácil de entender que "retrasar el envío con una oportunidad limitada de tiempo para cancelar".

Microsoft, en su típica falta de fuerza, ofrece lo mismo en Outlook, excepto que es un proceso de dos pasos y requiere más mano de obra para configurarlo.

Cómo configurar Deshacer envío en Outlook

Como dije, configurar el equivalente del botón Deshacer envío de Gmail en Outlook es un proceso de dos pasos. Primero, debe crear una regla que retrase el envío de todos los mensajes. Resumiré las instrucciones aquí:

1. Vaya a Archivo> Administrar reglas y alertas> Nueva regla.
2. Aquí, mira debajo de Comenzar desde una regla en blanco. Elija "Aplicar regla en los mensajes que envío". No agregue ninguna otra regla (es decir, deje las casillas de verificación en blanco).
3. En la lista de acciones, elija "aplazar la entrega por varios minutos". Puede retrasar la entrega hasta 120 minutos, pero eso es demasiado tiempo. Recomiendo 1 minuto, así que ingrese "1" (o cuantos minutos quiera) donde dice "varios".
4. Siga las instrucciones para guardar y nombrar la regla, y asegúrese de seleccionar la casilla de verificación "Activar esta regla" antes de salir.

El siguiente paso es el que toma cuando accidentalmente presiona Enviar en un mensaje y desea detenerlo antes de que realmente desaparezca.

Su mensaje estará en su bandeja de salida. Ahí es donde se queda durante el retraso de un minuto.

La forma más rápida de asegurarse de que no vaya a ninguna parte es presionar el botón Trabajar sin conexión (en la pestaña Enviar / Recibir). Ahora puede arrastrar el mensaje a su carpeta de borradores para editarlo un poco más o hacer clic con el botón derecho en el mensaje y eliminarlo.

¿Quién puede usar Deshacer envío?

Desafortunadamente, la función Deshacer envío de Outlook no está disponible para todos. La aplicación de Outlook para Mac simplemente no la tiene. Sin embargo, está disponible en Outlook para Windows 2016, 2013 y 2010.

Mencioné anteriormente que Outlook tiene otras opciones para "recuperar" mensajes. ¿Por qué no usar eso en lugar del método de demora y eliminación? Hay algunas muy buenas respuestas.

Primero, no todos los usuarios de Outlook tienen funciones de recuperación disponibles. Con las cuentas de Microsoft Exchange, el administrador debe hacer que las opciones estén disponibles. Muchas organizaciones optan por omitirlo, y en su defensa, es una característica bastante confusa. En segundo lugar, solo puede recordar los mensajes enviados a otras personas en su organización, por lo que, de todos modos, no funciona en todos los ámbitos. Tercero, si los destinatarios ya han abierto el mensaje, no tienes suerte. En cuarto lugar, los destinatarios pueden habilitar su propia función que esencialmente deshabilita la recuperación.

Esperemos que ese negocio confuso de mensajes recuperados sea suficiente para convencerlo de que habilite la función de mensaje de demora y la use para su ventaja. ¡Es la mejor opción, y podría ahorrarle mucho dolor!

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