Tabla de contenido:
- ¿Qué es kanban?
- Cómo funciona Kanban personal
- Por qué funciona Kanban personal
- Kanban personal en acción
- ¿Quién puede beneficiarse del uso de Kanban personal?
Video: Método Kanban personal (Noviembre 2024)
Imagine un sistema de gestión para su vida, algo que es fácil de aprender a usar, mantiene todo organizado, le impide realizar múltiples tareas y lo ayuda a alcanzar sus objetivos. Eso es Kanban personal.
Aunque Kanban está ganando popularidad para la gestión de proyectos en entornos de oficina, las personas también están tomando prestadas ideas básicas para organizar aspectos de sus vidas personales, desde planificar bodas hasta gestionar las tareas familiares. Entonces, ¿qué es el Kanban personal, cómo funciona y qué puede hacer por usted?
¿Qué es kanban?
Kanban es un estilo de trabajo que comenzó en las plantas japonesas de fabricación de automóviles y es popular hoy entre los desarrolladores de software y las personas que trabajan en servicios profesionales.
El software Kanban comienza con un tablero. Piense en ello como un tablero donde organiza notas adhesivas. Esas notas se llaman cartas. Puede mover las tarjetas como desee, aunque las tarjetas virtuales siempre se dividen ordenadamente en columnas. Tradicionalmente, las columnas se etiquetan de izquierda a derecha para hacer, hacer y listo. En algunas herramientas, puede personalizar el propósito o la etiqueta de las columnas.
Las herramientas Kanban son generalmente colaborativas; tantas personas tienen acceso al mismo tablero y tarjetas. Las tarjetas, en algún momento de su vida, generalmente tienen un cesionario que se encarga de completar la tarea en ellas. Todos los miembros del equipo pueden ver todas las tarjetas o tareas, dónde se encuentran en su ciclo de vida y quién es responsable de ellas.
Kanban personal toma algunas de las ideas centrales de Kanban pero deja de lado o hace opcional muchas de las reglas que son específicas de la productividad profesional y el trabajo de oficina. Dependiendo de lo que ponga en su tablero kanban, puede compartirlo con miembros de la familia, amigos, cuidadores, tutores o un organizador de bodas.
Algunas aplicaciones kanban en el mercado incluyen SwiftKanban y Trello, aunque el CEO de Trello, Michael Pryor, me dijo que la herramienta de su empresa no es técnicamente una junta kanban sino que se inspiró en ellas.
Cómo funciona Kanban personal
En el corazón del kanban personal se encuentra una visualización de lo que sea que necesite administrar y cómo se hará.
"Existen diferentes formas de gestión visual, y una ventaja que brinda Kanban es que limita el trabajo en progreso", dijo Janice Linden-Reed, presidenta de la Universidad LeanKanban, una organización que enseña Kanban a profesionales y promueve su uso. "Tiene una forma de abordar los problemas relacionados con la multitarea y ayuda a las personas a concentrarse para que no se sientan abrumadas. Lo que lo hace kanban en lugar de solo un tablero de tareas es limitar el trabajo en progreso y flujo".
Linden-Reed explicó que el kanban es un sistema de atracción en lugar de un sistema de inserción. "Solo asume todo el trabajo que puede manejar en un momento dado", dijo. "Si solo desea tener tres tareas en un momento dado, tiene las tres y, cuando termine una, puede realizar la siguiente. Al tener un sistema de extracción limitado, puede ayudarlo a mantenerse concentrado y organizado". En otras palabras, si tiene la configuración Hacer, Hacer, Listo, nunca tendrá más de tres cartas en su columna Hacer.
Cuando hablé con Pryor sobre kanban y kanban personal, me explicó que el propósito de la herramienta de su compañía, Trello, era "resumir en algo muy simple, que es solo una lista de listas, de la misma manera que una hoja de cálculo es un grupo de números, y si cambias una celda, entonces cambia otra celda. Es solo una forma de organizar visualmente lo que sea que estés pensando ". En ese sentido, Trello es excelente para administrar su vida personal porque no lo encasilla a usar la estructura y la jerga que encontrará en las aplicaciones kanban hechas para la gestión de proyectos empresariales.
Por qué funciona Kanban personal
Una de las principales razones por las que kanban es eficaz para ayudar a las personas a mantenerse organizadas es porque les obliga a pensar en lo que sea que quieran administrar para mapearlo en una junta kanban.
Tomemos el ejemplo del uso de kanban personal para organizar las tareas familiares. Primero, tienes que descubrir cuáles serán las columnas. Podrían ser de hacer, hacer, hacer, pero también podrían ser más elaborados. En lugar de una columna de tareas, puede tener tareas diarias, tareas semanales y tareas mensuales. Tal vez el primer domingo del mes, su hijo es responsable de sacar una tarea de la columna mensual. Tal vez todos los sábados, su pareja es responsable de realizar dos tareas semanales. Independientemente de lo que decida, escribir el proceso al mapearlo en el tablero kanban lo obliga a pensar cómo funciona el trabajo de forma natural, así como también cómo desea que se gestione.
Linden-Reed usó kanban personal para administrar las tareas cuando su hija tenía solo seis años. Le dio a su hija agencia y también le enseñó cómo abordar una sola tarea a la vez.
Tonianne DeMaria Barry es autora de Personal Kanban: Mapping Work 'Navigating Life . Ella dice que Kanban personal crea una narrativa del trabajo. "Personal Kanban transforma nuestro trabajo en una historia, un sistema. Toma incluso las tareas más tediosas y las convierte en un juego apropiado y convincente para todas las edades", me dijo por correo electrónico. Cuando alguien traza su lista de tareas en una pizarra, "el trabajo deja de ser una colección de tareas no relacionadas y, en cambio, se convierte en una serie de eventos y opciones que se impactan entre sí y fluyen de una a otra".
Kanban personal en acción
Una de las mejores maneras de tener una idea de cómo se puede usar kanban para organizar y gestionar aspectos de la vida personal es escuchar cómo lo usan otras personas. A continuación encontrará algunos ejemplos, así como enlaces que explican cómo funcionan en un sistema kanban:
- planeando y organizando una boda
- gestión de inventario de una bodega
- manejo de las tareas del hogar (ver arriba)
- redactando un equipo deportivo de fantasía
- Ideas de ahorro para vacaciones y viajes (ver imagen a continuación).
¿Quién puede beneficiarse del uso de Kanban personal?
Diferentes tipos de personas gravitan hacia diferentes tipos de software para ayudarlos a mantenerse organizados. Le pregunté a Linden-Reed y a Pryor su opinión sobre los tipos de personas más adecuadas para kanban. Ambos dijeron que las personas orientadas visualmente se desenvuelven bien con kanban, y luego agregaron algunos pensamientos más.
"Cualquier persona que esté luchando con problemas de sobrecarga o problemas de calidad en su trabajo, las personas que pierden los plazos, las personas que tienen problemas para cumplir con las expectativas" pueden beneficiarse de Kanban, según Linden-Reed.
DeMaria Barry señaló que los niños con Asperger a menudo les va bien cuando usan kanban personal. "La retroalimentación cinestésica y el impulso de serotonina que obtienen al detenerse y ver su trabajo en la columna Listo los obliga a completar en lugar de concentrarse intensamente o reflexionar sobre una sola tarea", dijo. También dijo que los niños con TDAH a menudo tienen éxito porque "la implementación de un límite de trabajo en progreso los obliga a centrarse en las tareas en cuestión en lugar de distraerse comenzando muchas pero no completando ninguna".
Pryor dijo que casi todo el mundo está bien preparado para kanban porque está hecho para que coincida con lo que ya pensamos.
"Si observan la forma en que las personas intentan organizar sus vidas, si miran una computadora con notas Post-It por todas partes, un refrigerador con notas en la puerta, las personas que hacen fichas y las colocan frente a ellas, tenemos una memoria muy espacial ", dijo Pryor. "La organización visual de las ideas puede ser muy útil para las personas".
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